Indépendants : comment bien encadrer vos relations commerciales ? 

Si votre activité s’apprête à démarrer ou est déjà lancée, vous allez sans aucun doute avoir besoin tôt ou tard de rédiger un contrat commercial. Il s’agit d’un document indispensable pour encadrer les relations avec vos fournisseurs, partenaires ou clients.

Mais vous êtes nombreux à ne pas être certains du type de contrat commercial qu’il vous faut : contrat de prestation de service, contrat de partenariat, contrat de vente, contrat de sous-traitance, etc. 

Quand faut-il rédiger et conclure un contrat commercial ?

Le contrat commercial est un indispensable dans la vie d’une entreprise qui fonctionne. A défaut, cela reviendrait à avoir une entreprise dormante, qui ne réalise aucune vente, aucune prestation de service. 

Le contrat commercial est nécessaire dès lors que vous vous apprêtez à travailler avec un fournisseur, un sous-traitant ou encore un prestataire de service. 

C’est également le cas lorsque vous concluez un contrat de vente ou de prestation de service avec un nouveau client. 

Toutes ces relations doivent être encadrées par un contrat solide qui précise l’ensemble des modalités de réalisation de la prestation. De plus, certaines clauses sont indispensables pour assurer la sécurité des parties et prévenir les éventuels risques.

Zoom sur le contrat de prestation de service 

Le contrat de prestation de service encadre la relation entre un prestataire de service (vous, par exemple) et votre client. 

Votre obligation principale est une obligation de faire, une obligation de réaliser la prestation commandée et de livrer le résultat attendu. Ce qui différencie ce contrat du contrat de vente, pour lequel vous avez une obligation de donner le produit, objet de la vente. 

Notez que certains contrats peuvent être mixtes (prestation de service et vente). C’est le cas par exemple d’un plombier qui vend de la robinetterie et l’installe en même temps, ou de la livraison d’un meuble fait sur mesure par la même personne. 

La réalisation de cette prestation se fait de manière tout à fait indépendante avec votre client. Aucun lien de subordination ne vous lie à lui, ce qui marque une différence avec un contrat de travail. 

Le client, quant à lui, a l’obligation de vous rémunérer, de payer votre prestation. Il bénéficie toutefois de la garantie des vices cachés s’il découvre a posteriori que la prestation a été mal réalisée par vos soins. 

Beaucoup d’entrepreneurs se retrouvent confrontés à des retards de paiement ou pire encore, des impayés. Pour éviter cette situation, il est fortement recommandé de prévoir le paiement d’acompte tout au long de la réalisation de la prestation. L’intérêt est double. Vous limitez les risques de vous retrouver sans être du tout payé à la fin de la réalisation de la prestation. Et votre client évite de débourser une somme importante en une fois. 

Chaque contrat de prestation de service contient des clauses obligatoires telles que l’identité des parties au contrat, l’objet du contrat, le prix et les modalités de paiement, les modalités d’exécution du contrat, sa durée ou encore les obligations de chacune des parties. 

D’autres clauses sont recommandées. C’est le cas de la clause de sous-traitance qui vous permet de poursuivre la réalisation de votre prestation en cas d’arrêt maladie par exemple. Un sous-traitant que vous aurez choisi pourra vous remplacer pour terminer dans le temps imparti la prestation conclue avec votre client.

Quelle différence avec le contrat de freelance ?

Le contrat de freelance n’est ni plus ni moins qu’un contrat de prestation de service conclu avec un travailleur indépendant exerçant en freelance. 

Travailler en freelance revient à travailler en tant qu’indépendant. En effet, le freelance n’est pas un statut juridique. Se lancer en freelance revient à choisir un statut juridique, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle (micro-entreprise) ou une société unipersonnelle (SASU ou EURL). 

En tant que freelance, vous entretenez donc des relations commerciales avec vos clients. Le freelance exécute des missions ponctuelles pour le compte d’une ou plusieurs sociétés qui généralement ne disposent pas en interne des compétences ou des expertises attendues. 

Il n’existe pas de modèle type de contrat de freelance puisqu’il s’agit d’encadrer plusieurs prestations et missions spécifiques. Attention aux risques que peut entraîner l’utilisation d’un modèle trouvé sur internet. 

On y retrouve cependant les mentions classiques telles que l’identité des parties, la nature de la mission, la rémunération du freelance, les conditions de résiliation anticipée, etc. 

D’autres clauses, plus spécifiques, sont très importantes pour éviter tout risque de conflit avec votre client : la clause de non-concurrence, la clause de confidentialité, la clause de transfert de propriété, la clause d’objectifs (si votre rémunération est variable et soumise à la réalisation d’objectifs précis à atteindre), etc. 

Il est également fortement recommandé de souscrire à une assurance responsabilité civile professionnelle pour couvrir les éventuelles fautes ou dommages survenus au cours de votre mission. 

Si, par exemple, vous rencontrez un problème sur la prestation que vous avez réalisée ou le produit livré (livraison non conforme, défaut de conseil, faute...), votre assurance professionnelle prendra en charge les préjudices causés au client ainsi que vos frais de défense. MAIF a des solutions à vous proposer. Plus d'informations sur : cliquez ici  

Les autres contrats commerciaux dont vous pourriez avoir besoin 

Zoom sur l’appel d’offres 

L’appel d’offres permet au client de lancer publiquement un appel à réalisation d’un projet. C’est un bon moyen pour lui de comparer les différents prestataires entre eux, en les mettant en concurrence. 

Répondre à un appel d’offre pour un freelance constitue un bon moyen pour aller chercher de nouveaux clients, et parfois une cible non encore exploitée. 

Il faut différencier les appels d’offres dans le secteur public et dans le secteur privé. Dans le premier cas, l’appel d’offres est un passage obligé. Une institution ou une collectivité ne peut choisir arbitrairement tel ou tel prestataire. 

En revanche, dans le privé, les entreprises peuvent contacter directement un prestataire freelance, sans pour autant comparer son offre avec d’autres travailleurs indépendants. 

Répondre à un appel d’offre peut rapidement prendre du temps en fonction du processus de validation interne de l’entreprise cliente. Toutefois, c’est un excellent moyen de faire connaître son offre et se promouvoir auprès d’entreprises. 

Voici quelques conseils pour répondre à un appel d’offres (public ou privé) dans de bonnes conditions :

• Faites le bilan de vos compétences : vérifiez que vous disposez bien de toutes les ressources et disponibilités pour répondre à la mission de l’appel d’offres. À défaut, il vous faudra mettre en place un discours convaincant. 
•  Il n’existe pas de format précis pour répondre à un appel d’offres. La plupart des entreprises disposent de leurs propres grilles de critères permettant d’y répondre. Vous devrez toutefois être capable de renseigner des réponses face aux objectifs attendus, une solution, un plan d’actions, votre budget, etc. 
• Ne négligez pas le temps de réponse à un appel d’offres. Les procédures, la mise en place de votre plan opérationnel, votre administratif, et les soutenances durant lesquelles il vous faudra convaincre. 
• En tant que freelance, si vous remportez un appel d’offres, quelques points de vigilance sont à suivre. Attention à toujours disposer d’une avance en trésorerie pour éviter les mauvaises surprises. Ne tombez pas dans une situation de dépendance économique vis-à-vis de votre client et gardez votre indépendance, au risque que votre contrat ne s’apparente à un salariat déguisé.
  
  

La liste des contrats commerciaux qui peuvent vous être utiles

En tant qu’entrepreneur, travailleur indépendant, vous pouvez être amené au cours du développement de votre entreprise à conclure d’autres types de contrats commerciaux selon les relations que vous devez encadrer. 

Vous pouvez être amené à conclure un contrat de sous-traitance avec un autre entrepreneur afin de répondre à la prestation commandée par votre client. 

Si vous souhaitez booster votre business, vous déciderez peut-être de mettre en commun vos compétences avec celles d’une autre entreprise complémentaire à la vôtre. Cette relation pourra être encadrée par un contrat de partenariat. 

Si vous envisagez de confier la distribution de vos biens, de vos produits à une autre entreprise, vous allez sans doute conclure un contrat de distribution.

Vous aurez peut-être l’occasion de faire appel à un apporteur d’affaires (via un contrat d’apport d’affaires). 

Enfin, si vous êtes amené à faire des négociations avec un potentiel acheteur, il pourra être recommandé de rédiger une lettre d’intention formalisant la volonté de votre client d’acheter auprès de vous.