Comment répondre à un appel d’offres pour freelance ?

Un appel d’offres est une procédure qui permet à un client de lancer publiquement un appel à projets pour répondre à un besoin. Grâce à un appel d’offres, le commanditaire aussi appelé maître d’ouvrage peut comparer les différentes solutions proposées par des prestataires externes. Le choix du fournisseur est facilité par la mise en concurrence des entreprises. Répondre à un appel d’offres est donc une façon intéressante pour un freelance de trouver de nouveaux clients. Cela permet parfois de toucher une cible de clients que l’on n’aurait pas pu approcher d’une autre manière.

L’appel d’offres public

Dans le domaine des marchés publics, les appels d’offres sont obligatoires. En effet, une institution, une collectivité ne peut pas choisir un prestataire de façon arbitraire. La mise en concurrence, bien qu’obligatoire, n’est pas toujours normée de la même façon.

En effet, il n’existe pas de base UNIQUE centralisée dans laquelle seraient recensés tous les appels d’offres des marchés publics français. Trois sources sont alors à exploiter par les freelances :

• La BOAMP(bulletin officiel des annonces de marchés publics),
• Le JOUE(journal officiel de l’Union européenne),
• Les sites des collectivités.D’un point de vue local, rechercher les appels d’offres sur les sites des collectivités est une très bonne stratégie pour un freelance. En tant que travailleur indépendant, cela permet de toucher des acteurs économiques dans sa zone géographique.

L’appel d’offres privé

Dans le secteur privé, les entreprises ne sont pas soumises à une obligation de mise en concurrence. Elles peuvent alors contacter directement un prestataire freelance pour remplir une mission, sans pour autant comparer son offre avec celles d’autres travailleurs indépendants.

Lorsqu’une entreprise recherche un prestataire, elle peut lancer un appel public sur ses canaux de communication, ou bien faire elle-même un appel à des personnes sélectionnées : freelances ou entreprises. Cela permet à certains de pouvoir considérer plusieurs offres en une seule fois, en cadrant ainsi le périmètre des offres grâce à un brief auquel chacun devra répondre avec une solution.

Chaque entreprise dispose de son propre processus d’achat, et de sa propre grille de décision. À ce stade, outre le brief de mission, il est intéressant de demander à consulter les conditions générales d’achat (CGA) du prospect afin de savoir dans quoi l’on se lance, et le niveau d’engagement demandé. Pour un freelance qui doit mûrement choisir ses clients pour assurer ses revenus, les CGA indiquent également souvent les modalités de paiement.

La source de nouveaux clients

Un appel d’offres est surtout la source de nouveaux clients, pourvu qu’on les remporte. Répondre à un appel d’offres est très prenant en temps selon les processus de validation internes aux entreprises. C’est cependant un excellent moyen de faire connaître son offre, ainsi que pour promouvoir son travail auprès de personne que l’on ne connaît pas.

Il n’est en effet pas rare que, même lorsque l’on ne gagne pas l’appel d’offres, on soit ensuite sollicité directement afin de travailler sur un autre projet lorsque la réponse a été satisfaisante même si elle ne remplissait pas entièrement les critères demandés pour une première mission.

Répondre à l’appel d’offres dans de bonnes conditions

Nous vous présentons ici nos conseils pour les freelances qui souhaitent répondre à un appel d’offres, public ou privé.

Faire le bilan de ses compétences

Le premier brief est souvent très léger. C’est une ou deux phrases qui définissent dans les grandes lignes le contenu de la mission. Il est rédigé par les entreprises et par les institutions de sorte à sélectionner les prestataires qui répondront. Veillez alors que vous répondez bien à un appel d’offres qui vous serait adressé !

Pour ce faire, notez rapidement les points qui permettent d’assurer la mission, et voyez si vous disposez des compétences et de la disponibilité pour en assurer l’exécution.

Si l’un des sujets n’est pas parfaitement maîtrisé, cela n’est pas forcément un handicap. Il s’agira alors pour vous de poser la bonne méthodologie et convaincre vos interlocuteurs de votre capacité à être le freelance de la situation.

De quoi est composée la réponse à un appel d’offres ?

Il n’y a pas de règle générale, de template ou modèle de réponse pour un appel d’offres. Les entreprises qui sollicitent de nouveaux prestataires disposent parfois de leur propre grille à remplir, ainsi que d’une partie libre dans laquelle la méthodologie du freelance peut être détaillée. C’est en quelque sorte une lettre de motivation, qui prend alors la forme d’un document plus formalisé (diaporama, document à chapitres…).

Cependant, nous pouvons constater des éléments communs à la plupart des réponses d’appels d’offres demandées :

• contexte et objectifs,
• constat,
• solution,
• plan d’action,
• budget.

Ces différents sujets sont parmi les plus abordés, la forme dépend donc du freelance qui choisit la façon dont son offre serait la plus valorisée, et surtout du brief du client.

Une réponse à un appel d’offres est un document qui circule auprès de plusieurs personnes. Il est important qu’il soit facile à transmettre, et parfaitement lisible.

Pour orienter vos documents, demandez qui sera le décisionnaire final !

Je suis freelance : Cela vaut-il le coup de répondre à un appel d’offres ?

Le temps passé à répondre à l’appel d’offres

Disposez-vous du temps pour répondre à l’appel d’offres, et de celui pour réaliser la mission dans de bonnes conditions ?

Une fois le contrat remporté, il vous faut assurer le bon déroulement du projet. En tant que freelance, vous êtes le seul et unique interlocuteur d’un point de vue opérationnel, mais aussi administratif. En fonction des entreprises ou institutions pour lesquelles vous allez travailler, il ne faut pas sous-estimer le temps nécessaire pour l’inscription en tant que fournisseur, ni le remplissage des procédures afin d'être payé à temps.

Lors de la réponse, plusieurs soutenances peuvent être demandées afin de défendre votre offre. C’est une véritable compétition qui est mise en œuvre dans la plupart des cas.

Ai-je mes chances en tant que freelance ?

En tant que freelance, pourvu que vous disposiez des bonnes compétences et de la capacité de convaincre vos interlocuteurs, vous pouvez tout à fait remporter un appel d’offres !

Il faut surtout considérer votre capacité à soutenir le volume de tâches demandées. Avez-vous une assurance professionnelle adaptée ? Disposez-vous de l’avance de trésorerie suffisante pour répondre à vos besoins financiers jusqu’au paiement ? Cela peut être un facteur décisif lorsque l’on gagne un gros contrat, qui prend aussi le temps pour d’autres missions avec des procédures de paiement plus rapides !

Notez que vous pouvez parfois externaliser une partie de vos missions afin de répondre aux besoins opérationnels que vous pouvez alors piloter. Les freelances au régime de l’auto entrepreneur (micro-entrepreneur) ne peuvent pas déduire l’intervention d’externes de leurs bénéfices, tandis que c’est le cas des freelances en EIRL, EURL, ou SASU. Avez-vous pensé au portage salarial ?

Les précautions à prendre en tant que freelance

En tant que freelance, vous êtes un travailleur indépendant. Il faut veiller à ce que l’appel d’offres ne s’apparente pas à du salariat déguisé ! Toutes les entreprises ne sont pas conscientes des dispositions spécifiques pour les freelances. De la même manière, il est important qu’un contrat gagné ne représente pas la totalité (ou presque) de vos revenus. Stratégiquement, une dépendance économique est dangereuse. Aussi l’abus de dépendance économique doit-il absolument être évité.

En résumé

• Les appels d’offres peuvent être publics ou privés : si dans le domaine des marchés publics, les appels d’offre sont obligatoires, les entreprises privées ne sont pas soumises à une obligation de mise en concurrence.
• Un appel d’offres présente l’avantage, s’il est remporté, d’être source de nouveaux clients.
• Pour répondre à un appel d’offres, il vous faudra faire le bilan de vos compétences et étudier les différents éléments composant la réponse à un appel d’offres, détaillés dans cet article.
• Les appels d’offres peuvent être très intéressants pour les freelances. Cependant, certaines précautions s’imposent, notamment en matière d’abus de dépendance économique.