Comment fonctionne le dépôt des comptes annuels d’une SAS ?

Vous êtes à la tête d’une SAS ? Le dépôt des comptes annuels est un passage obligé pour votre entreprise. Pour ne pas vous tromper dans vos démarches, il vous faudra suivre quelques étapes clés. Découvrez nos conseils pour déposer en bonne et due forme vos comptes annuels de SAS.

À quoi correspondent les comptes annuels d’une SAS ?

À la clôture de chaque exercice comptable, les associés d’une SAS sont tenus de déposer leurs comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS) dont l’entreprise dépend. Ce dépôt des comptes remplit plusieurs fonctions : 

• Il donne une image transparente de la situation financière et patrimoniale de l’organisation. 
• Il permet de mesurer l’évolution, la croissance et les perspectives de développement de l’entreprise.
• Il offre aux investisseurs et aux créanciers des informations fiables sur la santé économique de la société. 
  
  

Quelles sont les 3 composantes des comptes annuels ?

Les comptes annuels d’une SAS comprennent trois composantes principales : le bilan, le compte de résultats et les annexes. Voici les grandes caractéristiques de chacun de ces documents comptables. 

• Le bilan : il constitue une photographie comptable de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice. Le bilan est composé de deux colonnes :
• L’actif correspond au patrimoine de l’entreprise, c’est-à-dire à ce qu’elle possède à un moment M (immobilisations corporelles ou incorporelles, stocks, créances, disponibilités, etc.).
• Le passif correspond aux dettes de l’entreprise et ses capitaux propres, que l’on nomme passifs immobilisés. 

• Le compte de résultats : il résume l’ensemble des flux de produits et de charges au fil de l’année. Il permet de comprendre de quelle façon le résultat annuel a été constitué. Alors que le bilan était une photographie de la situation comptable de la SAS, le compte de résultats en constitue l’historique. 
• Les produits correspondent aux mouvements comptables positifs. C'est que l’entreprise gagne, comme les produits d’exploitation, les produits exceptionnels et les intérêts des emprunts.
• Les charges renvoient à ce que paye l’organisation, comme les charges d’exploitation, l’achat de fourniture et les charges de personnel.

• Les annexes : il s’agit des documents comptables complétant le bilan et le compte de résultat. Les annexes précisent notamment les règles utilisées par la SAS pour établir ces résultats. 

Dépôt des comptes annuels d’une SAS : quelle est la procédure ?

Pour déposer vos comptes annuels en bonne et due forme, veillez à respecter ces différentes étapes.

Quels documents pour dépôt des comptes annuels SAS ?

Chaque année, le représentant légal d’une SAS est chargé de déposer les documents suivants au RCS compétent :

• Le bilan ;
• Le compte de résultats ;
• Les annexes ;
• Le procès-verbal de l’assemblée général. Il précise l’affectation votée du résultat. Une partie du résultat doit être affectée au compte de réserve de l’organisation.
• Le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes. Il sera utile en cas de modification du capital social de votre SAS.

Si votre SAS est de taille moyenne, vous devrez par ailleurs ajouter un rapport de gestion à votre dossier. Pour être considérée comme une entreprise moyenne, une société doit remplir 2 des 3 critères suivants :

• Nombre de salariés inférieur ou égal à 250 ;
• Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 40 000 000 € ;
• Bilan total inférieur ou égal à 20 000 000 €.

À quel moment déposer les comptes annuels ?

Vous devez déposer vos comptes annuels au greffe du tribunal de commerce à l'une des 2 échéances suivantes :

• Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires.
• Lorsque le dépôt est fait par voie électronique, dans les 2 mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée ordinaire. 
  
  

En France, le choix des dates de l’exercice comptable est libre. En tant que dirigeant d’une SAS, vous n’êtes donc pas contraint de le faire coïncider avec l’année civile. Néanmoins, pour des raisons de simplicité, une date clôturant un trimestre civil est souvent choisie.

Comment déposer les comptes annuels d’une SAS ?

Vous disposez de plusieurs solutions pour déposer les comptes annuels de votre SAS. Le dépôt du dossier peut être effectué :

• Sur place, au greffe du tribunal de commerce de la ville où est situé le siège de l’organisation. Si le siège de l’entreprise se situe en Alsace-Moselle, c’est au tribunal judiciaire de la ville qu’il faut s’adresser. Dans tous les cas, le dépôt doit être réalisé par le représentant de la société.

• Par courrier, en adressant votre dossier au greffe du tribunal de commerce. L’envoi se fera obligatoirement par courrier recommandé avec avis de réception.

• En ligne, depuis le guichet des formalités des entreprises. Les documents devront être transmis sous forme dématérialisée par le représentant ou le mandataire de l’entreprise. 

Quels sont les coûts pour le dépôt des comptes annuels de SAS ?

Le dépôt des comptes annuels d’une SAS n’est pas gratuit. Les modalités de paiement dépendront du mode de dépôt.

• Dépôt sur place auprès du greffe du tribunal de commerce :
• 45,02 € ;
• Paiement par chèque libellé à l'ordre du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire.

• Dépôt par courrier : 

• 45,02 € ;
• Paiement par chèque libellé à l'ordre du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire.

• Dépôt en ligne : 

• 45,02 € pour le dépôt des comptes annuels ;
• 45,02 € pour le dépôt des comptes consolidés. Des comptes consolidés sont demandés aux sociétés commerciales contrôlant ou exerçant une influence notable sur une ou plusieurs entreprises annexes ;
• Le paiement s’effectue en ligne par carte bancaire sur un site sécurisé.

Quels sont les risques encourus en cas d’absence de dépôt des comptes annuels de SAS ?

Le dépôt des comptes est une obligation légale pour le représentant d’une SAS. Tout manquement à cette obligation est puni d’une amende pénale de 1500 €. En cas de récidive, le montant de l’amende sera de 3 000 €. Le délai de prescription de l'infraction est de 1 an.

En cas de non-dépôt, une sanction civile pourra être prononcée par le tribunal de commerce. Elle prendra le plus souvent la forme d’une astreinte. Le dépôt devra alors être effectué dans le délai imparti. En cas de non-réaction, le président du tribunal pourra mettre en œuvre une procédure d’alerte, voire ouvrir une procédure de liquidation judiciaire.

En résumé

• Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale. Il s’effectue chaque année, à la fin de l’exercice comptable.
• Il comprend trois grands documents : le bilan, le compte de résultats et les annexes.
• Le dépôt des comptes annuels est payant. Son montant est de 45,02 €.