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La formation professionnelle continue est un droit qui concerne tous les actifs, qu’ils soient salariés, indépendants, dirigeants ou demandeurs d’emploi. Elle permet d’acquérir de nouvelles compétences tout au long de son parcours professionnel, et contribue au maintien dans l’emploi.
Vous souhaitez lancer votre organisme de formation et vous vous interrogez sur les formalités à respecter et les documents à établir, notamment en ce qui concerne la convention de formation professionnelle ?
Cet article vous rappelle ce qu’est un organisme de formation, avant de vous expliquer le rôle particulier de la convention de formation professionnelle : ses modalités de fonctionnement, sa durée de vie, ses mentions obligatoires, etc.
Rappel : qu’est-ce qu’un organisme de formation ?
Un organisme de formation est une personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle continue. L’article L6351-1 du Code du travail le décrit comme “Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l'article L. 6313-1”, c’est à dire “les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ d'application des dispositions relatives à la formation professionnelle” telles que les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience, et les actions de formation par apprentissage.
Les organismes de formation peuvent adopter différents statuts : micro-entrepreneur, association, société commerciale, structure de droit public, entreprise individuelle…
L'organisme doit déposer auprès de la DIRECCTE compétente une déclaration d’activité dès la conclusion d’une première convention de formation professionnelle ou d’un premier contrat de formation professionnelle. Pour cela, un dossier devra être constitué (formulaire CERFA n° 10782*04 de déclaration d’activité, extrait KBIS de moins de 3 mois ou certificat d’inscription à l’INSEE, liste des formateurs et leurs CV, programme de formation…). Un numéro d’enregistrement sera ensuite attribué à l’organisme de formation.
Une fois créé, ce dernier pourra commencer à délivrer des prestations relevant de la formation professionnelle. Les dépenses engagées seront alors prises en charge par les OPCO. Ces prestations de formation donnent lieu à l’établissement d’une convention de formation professionnelle.
Qu’est-ce qu’une convention de formation professionnelle, et quel est son rôle ?
La convention de formation professionnelle, prévue par les dispositions de l’article L6353-1 du Code du travail, est un contrat qui lie un organisme de formation professionnelle et une personne morale (généralement une entreprise pour ses salariés).
Elle ne doit pas être confondue avec le contrat de formation.
Quelle est la différence entre la convention de formation et le contrat de formation ?
La convention de formation et le contrat de formation sont des documents contractuels que l’organisme de formation doit remettre à son client. Ils définissent tous deux les obligations réciproques entre les parties et doivent comporter des mentions obligatoires. La principale différence entre ces deux documents tient au statut du client.
Ainsi, la convention de formation professionnelle est un contrat conclu entre un organisme de formation et une personne morale, un financeur, qui est le plus souvent une entreprise dans le cadre de la formation professionnelle de ses salariés.
Le contrat de formation, quant à lui, est un contrat conclu entre un organisme de formation et un particulier qui décide d’entreprendre, à titre individuel, une formation.
Le rôle de la convention de formation professionnelle
Elle est conclue entre l’organisme de formation (que celui-ci soit une société commerciale, une association ou un professionnel indépendant) et l’acheteur de la formation (personne morale), et a pour vocation de définir leurs obligations réciproques. La convention de formation doit être conclue avant toute inscription définitive et tout règlement de frais.
Cette convention permet de définir de manière claire les conditions dans lesquelles la prestation de formation doit se dérouler, ainsi que les modalités de règlement des litiges. Elle sert également de justificatif à l’employeur, au titre de sa participation obligatoire au financement de la formation professionnelle continue. Elle doit être établie en deux exemplaires, datés et signés par les parties (l’organisme de formation et le financeur).
La durée de vie d’une convention de formation est d’un an si les prestations ont lieu (et sont facturées) durant l’année civile, et de 3 ans maximum si les prestations de formation s’étalent sur plusieurs années (convention pluriannuelle). En cas d’urgence (nécessité d’organiser rapidement une formation, sessions de formation qui se succèdent…), il est possible de remplacer la convention de formation par un bon de commande ou une simple facture.
Une convention de formation ne peut être établie que dans le cadre d’une action de formation professionnelle, définie à l’article L. 6111-1 du Code du Travail. Toute prestation qui n’entre pas dans ce cadre peut ainsi donner lieu à un remboursement des financements indûment obtenus à ce titre.
La convention de formation professionnelle doit donc être établie dans le cadre d’objectifs prévus par la loi tels que l’insertion professionnelle, le maintien de l’emploi, le développement de compétences professionnelles, etc.
Quelles sont les mentions à ne pas oublier ?
Toute convention de formation professionnelle, ou à défaut, tout bon de commande ou facture, doit comporter des mentions obligatoires sous peine de nullité. Ces mentions sont les suivantes :
- le numéro d’enregistrement de l’organisme de formation ;
- le nom (ou la raison sociale) des parties ;
- la nature et l’intitulé de l’action de formation ;
- l’objectif du programme de formation et les résultats certifiants ;
- la durée du programme ;
- les effectifs concernés : le nombre de participants au programme de formation ;
- le prix de la formation ;
- l’engagement du bénéficiaire à participer à la formation :
- les prérequis nécessaires au suivi de la formation ;
- les modalités de déroulement de la formation ;
- les frais prévus en cas d’abandon, de dédit ou d’arrêt anticipé de la formation ;
- les règlements des litiges.
Lorsque la formation a lieu à l’initiative du salarié, ou lorsqu’elle a lieu en dehors du temps de travail et qu’elle a pour objet l’obtention d’un diplôme, d’un titre professionnel ou encore d’un certificat de qualification professionnelle, les éléments du programme de l’action de formation doivent également faire l’objet d’une convention avec le salarié stagiaire (Art. R.6353-2 du Code du travail).
Le cas de la convention tripartite : ce qu’il faut savoir
Il arrive que certains employeurs se tournent vers leur opérateur de compétence (OPCO) pour les charger de financer directement la formation. Dans ce cas, une convention tripartite devra être signée entre l’organisme de formation, l’opérateur de compétence et l’entreprise. Chacune des parties s’engage par cette convention à respecter ses obligations, à savoir :
- la fourniture d’une prestation de formation ;
- la participation du salarié à la formation aux dates prévues ;
- le paiement de la prestation de formation.
La convention tripartite doit contenir les mêmes mentions obligatoires que la convention de formation professionnelle. Chaque partie en conserve un exemplaire daté et signé.
Quelles sont les sanctions en cas d’inexécution de la convention ?
En cas d’inexécution totale ou partielle d’une prestation de formation du fait de l’organisme prestataire, ce dernier devra rembourser au cocontractant les sommes indûment perçues (article L. 6354-1 du Code du travail).
L’obligation de remboursement ne s’applique qu’entre contractants. Seuls l’organisme de formation et l’acheteur sont donc concernés, et les dispositions de l’article L. 6354-1 n’obligent que l’organisme de formation ayant failli à l’exécution de son obligation. La relation contractuelle entre les parties peut être prouvée par différents moyens : convention, contrat, bon de commande, facture acquittée, etc.
Enfin, en cas d’inexécution totale ou partielle de la convention de formation du fait d’un cocontractant, la convention en question peut prévoir le versement d’une somme au titre de dédommagement, de dédit ou de renoncement. Cette pénalité ne peut être imputable sur l’obligation de participation de l’employeur à la formation professionnelle continue.Vous avez une question relative à la convention de formation professionnelle ? Vous souhaitez obtenir des renseignements concernant les organismes de formation, dont les règles de fonctionnement ont subi de nombreuses modifications depuis le 1er janvier 2019 ? N’hésitez pas à faire appel à un avocat pour faciliter vos démarches et vous assurer d’être en conformité avec la loi.
