Créer son agence de voyage : conseils d'avocats

En 2018, la France restait l'un des pays les plus visités au monde. Pas étonnant que le secteur du tourisme continue de séduire de nombreux entrepreneurs. Mais attention, le secteur est réglementé et impose de suivre certaines règles spécifiques. 

1. Nos 6 conseils pour créer votre agence de voyage 

Se lancer dans le secteur du tourisme peut paraître simple. Pourtant, beaucoup d’éléments sont à prendre en compte et à anticiper en amont. 

Avoir une bonne garantie financière 

Pour les agences de voyages, il est indispensable de trouver une bonne garantie financière. 

De quoi s’agit-il ? La garantie financière intervient notamment en cas de défaillance de l’agence de voyage. Elle protège les clients de l’agence en les rapatriant si, par exemple, l’agence tombe en liquidation judiciaire au cours de leur séjour.

L’obtention d’une garantie financière est obligatoire pour que votre agence de voyage puisse être immatriculée auprès de l’organisme Atout France (registre des opérateurs de voyages et de séjours).

Pour cela, vous pouvez vous rapprochez d’une banque, d’une compagnie d’assurance ou de l’Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme (APST) que je recommande particulièrement.

Attention toutefois au timing, la commission de l’APST chargée de délivrer la garantie financière, ne se réunit qu’une fois par mois : il faut donc prendre en compte ce délai lors de vos démarches de création d’agence de voyage. 

Bien s’assurer face à la responsabilité de plein droit 

Malheureusement, les voyages sont soumis à de nombreux facteurs imprévisibles pour les professionnels du tourisme : le mauvais temps, les accidents, les annulations, les modifications de contrats avant le départ ou durant le séjour, etc. Autant de raisons pour que les clients se retournent contre leur agence afin d’obtenir un dédommagement.

C’est la conséquence directe de ce que l’on appelle la responsabilité de plein droit des agences de voyage, une responsabilité dite “sans faute”. 

L’agence de voyage sera toujours retenue comme responsable, quand bien même l'évènement en cause serait indépendant de sa volonté. Ce principe est un régime exclusif de protection du consommateur.

Le seul recours de l’agence de voyage consiste à rapporter la preuve d’une faute commise par le client, lorsque cela est possible. 

Prenons l’exemple d’une agence de voyage qui organise des excursions à moto ou quad. Celle-ci doit alors répondre de  ses obligations d’information et de renseignement auprès des clients, en précisant bien qu’un certain niveau est requis pour participer à l’activité et que certaines précautions de la part des clients doivent être respectées.

Si une cliente se blesse au cours de l’excursion, l’agence pourra tenter de rapporter la preuve de la faute de la cliente qui n’aurait pas respecté les consignes données par l’agence ou qui n’avait pas le niveau requis pour y participer.

L’assurance de l’agence de voyage devra donc systématiquement indemniser le client, avant éventuellement, de se retourner contre la personne véritablement responsable. Il est donc très important de souscrire à une bonne assurance. 

Ne pas négliger la rédaction des contrats-cadre de prestation de services

Avant de proposer la réalisation de prestations touristiques, vous devez encadrer vos relations avec vos prestataires externes, comme les guides locaux par exemple. Pour cela, il ne faut pas négliger la rédaction de vos contrats de prestation de services.

Prenons l’exemple d’une agence de voyage qui organise des séjours en montagne. Elle aura évidemment besoin de faire intervenir des guides spécialisés pour les excursions proposées. 

Pour encadrer les missions de ces prestataires réguliers, il est important de bien rédiger son contrat commercial en y faisant figurer les informations classiques telles que : les missions du prestataire, le montant de sa rémunération, les conditions de versement, etc. 

La rédaction en bonne et due forme de ce document est d’autant plus importante qu’il permettra d’éviter les risques de requalification en contrat de travail. 

Faire rédiger des CGV conformes au droit du tourisme

C’est LE point d’attention essentiel sur lequel j’insiste auprès de mes clients.

L’intervention d’un avocat spécialisé en droit du tourisme est fortement recommandée en raison des spécificités de ce document juridique. 

Les conditions générales de vente dans le secteur du tourisme diffèrent des conditions générales de ventes classiques. Les professionnels du tourisme doivent rédiger des conditions de ventes, qui se composent de conditions particulières de vente et de conditions générales de vente. A cela, s’ajoute des annexes spécifiques sur les droits des consommateurs. 

Une rédaction minutieuse est nécessaire. Il convient de reprendre les textes spécifiques au Code du tourisme, ainsi que toutes les informations précontractuelles qui doivent être communiquées par les professionnels du tourisme auprès de leurs clients. Des nouveautés législatives sont fréquentes (ordonnance de 2018 par exemple), d’où l’importance de faire appel à un avocat spécialisé en la matière.

Anticiper les délais 

L’agence de voyage comme tout opérateur de voyage, doit obligatoirement faire l’objet d’une immatriculation auprès de l’organisme Atout France. C’est une étape souvent négligée par mes clients, qui parfois pensent à tort que leur affaire ne relève pas des dispositions du Code du Tourisme, ou ont été mal renseignés par des tiers. Il est donc recommandé de consulter un avocat spécialisé avant de lancer un projet dans le tourisme. 

La commission chargée de prendre la décision d’immatriculation ou de refus de votre activité, ne se réunit qu’une fois tous les deux mois et ce, uniquement le 1er mardi du mois en question. 

Pensez donc à anticiper ce délai, d’autant plus que l’obtention de votre garantie financière est obligatoire pour votre immatriculation. Or comme nous l’avons dit précédemment, les sessions auprès de l’APST ont également lieu une fois par mois; et bien évidemment tout ne coïncide pas toujours très bien. Donc attention aux délais !

Bien choisir la forme juridique 

Quel statut juridique choisir pour son agence de voyage ? Les formes de sociétés sont les plus plébiscitées pour ce type d'activité. Si vous souhaitez vous lancer seul, vous aurez le choix entre la SASU et l'EURL. Si votre activité implique des associés, il faudra vous tourner vers les formes pluripersonnelles que sont la SAS ou la SARL. 

Chacune de ces sociétés a des avantages et inconvénients : votre choix dépendra de vos besoins. La manière dont vous souhaitez vous rémunérer, le niveau de protection sociale attendu, les perspectives de développement de votre société...

2. Zoom sur : l’immatriculation à Atout France, une étape souvent négligée 

L’obligation légale d’immatriculation 

Certains entrepreneurs prévoient de faire rédiger leurs CGV sans être immatriculés auprès d’Atout France en amont. Ils pensent parfois à tort que leur affaire ne relève pas des dispositions du Code du Tourisme, ou ont été mal renseignés par des tiers. Il est donc recommandé de consulter un avocat spécialisé avant de lancer un projet dans le tourisme. 

Le code du tourisme liste d’ailleurs les organismes de tourisme qui doivent être enregistrés et faire l’objet d’une immatriculation auprès d’Atout France. 

C’est ainsi le cas “des personnes physiques ou morales qui élaborent et vendent ou offrent à la vente dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérales : des forfaits touristiques, des services de voyage portant sur le transport, le logement, la location d’un véhicule ou d’autres services de voyage qu’elles ne produisent pas elles-mêmes” (Art.L211 Code du tourisme).

Seule exception, les personnes proposant les services cités ci-dessus à “titre occasionnel, dans un but non lucratif et pour un groupe limité de voyageurs uniquement” (art.L211-1.IV Code du tourisme) ne sont pas soumises à cette obligation d’immatriculation.

L’immatriculation auprès d’Atout France ne doit pas être confondue avec la procédure permettant de classer votre établissement. Ce dernier point consiste seulement à valoriser votre établissement sur la scène nationale, voire internationale. 

Cette procédure d'immatriculation doit s’accompagner de la transmission de plusieurs pièces justificatives, telles que l’assurance de responsabilité civile professionnelle et la garantie financière. Cette procédure ne doit pas être négligée. D’ailleurs l’organisme “Les entreprises du voyage” fait la chasse aux professionnels du tourisme qui exercent sans être immatriculés. Les sanctions peuvent s’élever à un an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende ainsi qu’une fermeture définitive de l’établissement en question.

Et après l’immatriculation ? 

Une fois votre activité de tourisme immatriculée, les obligations ne s’arrêtent pas là. Il convient de maintenir à jour l’ensemble des formalités requises lors de votre immatriculation. 

Dès lors qu’elles arrivent à expiration, pensez à communiquer vos attestations d’assurance de responsabilité civile professionnelle et de garantie financière à jour. 

Comme pour une société classique, il est primordial de tenir la commission informée de tout changement sur votre dossier. C’est le cas, de manière générale, si vous effectuez des modifications sur vos statuts :  changement de dénomination sociale, de forme juridique, de dirigeant, etc. Idem si vous changez en cours de route d’assureur ou que vous êtes tout simplement amené à cesser votre activité. 

Enfin, notez que votre immatriculation n’est valable que pour une durée de 3 ans. Une demande de renouvellement devra systématiquement être adressée selon les mêmes règles et conditions que votre immatriculation initiale. 

Ces étapes pour exercer dans les métiers du tourisme sont très importantes, ne passez pas à côté et surtout faites appel à un avocat spécialisé en la matière.

3. L’importance de faire appel à un avocat spécialisé en la matière

Le droit du tourisme est un secteur de niche, très spécifique et avec sa propre réglementation, son propre code. Créer une agence de voyage ne revient pas à créer une société classique. 

Faire appel à un avocat ne vous assure pas toujours une situation en règle. Prenons l’exemple de la rédaction des CGV. N’importe quel avocat spécialisé en droit des affaires a l’habitude de rédiger ce type de document. Mais les CGV dans le domaine du tourisme n’ont rien à voir avec des CGV classiques. Par exemple, elles ne peuvent comporter de droit de rétractation, et cela seul un avocat spécialisé en droit du tourisme le sait. 

Autre exemple, un client souhaitait savoir si son activité imposait une immatriculation auprès d’Atout France. Il s’est alors rapproché de sa Chambre de Commerce et d’Industrie  (CCI), mais a été mal renseigné. Son activité nécessitait effectivement d’être immatriculée auprès de la commission du tourisme. Il a perdu du temps et donc de l’argent sur le lancement de son projet. L’assistance d’un avocat spécialisé en droit du tourisme est donc fortement recommandée. 

En pratique, les agences de voyages ont conscience qu’elles doivent se tourner vers un spécialiste pour assurer et renforcer leur arsenal juridique. Mais il est important pour les avocats spécialisés de prendre le temps avec chaque client et bien comprendre le projet de chacun. La pédagogie est très importante dans notre métier, elle est au centre de notre relation-client.