Approbation des comptes de la SAS : comment procéder ?

L'approbation des comptes est une obligation annuelle applicable à toutes les sociétés. Dans le cas d’une SAS, les règles générales sont fixées par l'article L232-23 du Code de commerce. Les statuts de l'entreprise prévoient l'organisation précise de l'approbation des comptes. Ils établissent notamment le calendrier et le lieu où l'assemblée générale ordinaire (AGO) doit se tenir. Captain Contrat vous explique la procédure d'approbation des comptes d'une SAS.

Approbation des comptes d'une SAS : qu'est-ce que c'est ?

L'approbation des comptes fait partie des obligations comptables d'une SAS. Elle consiste pour les associés à valider les résultats financiers de l'exercice précédent, et prendre les décisions nécessaires pour garantir la pérennité de la société. S'ils le souhaitent, les associés peuvent émettre des réserves, voire refuser d'approuver les comptes annuels. Dans ce cas, le résultat ne peut pas être affecté. De plus, une copie de la délibération de l'assemblée doit être déposée auprès du greffe du tribunal de commerce. 

Quelle est la procédure à suivre pour approuver les comptes d'une SAS ?

Étape 1 : Établir un rapport de gestion

Tous les ans, la SAS est tenue d'établir les documents suivants en interne ou appuyée d'un expert-comptable (article L232-1 du Code de commerce) :

• un inventaire ;
• les comptes annuels, comprenant le bilan, le compte de résultat et l'annexe ;
• un rapport de gestion.

Le dirigeant de la SAS doit transmettre ces documents aux associés au minimum 15 jours avant l'assemblée générale ordinaire (AGO).

Le rapport de gestion contient les informations suivantes (article L232-1 du Code de commerce) :

• la situation de la société durant l’exercice écoulé ;
• son évolution prévisible ;
• ses perspectives ;
• les évènements notables entre la clôture de l’exercice et la date d'établissement du rapport de gestion ;
• les délais de règlement ;
• les activités relatives à la recherche et au développement ;
• toutes les prises de participation significatives ;
• la liste des succursales existantes ;
• une analyse de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation des finances de la SAS ;
• un rappel des dividendes ayant été distribués pendant les trois dernières années ;
• s'il y a lieu, les renseignements sur la cession du droit au bail par la SAS à un tiers au cours de l'exercice.

Étape 2 : Réunir les associés en assemblée générale ordinaire (AGO) 

Les comptes d'une SAS sont approuvés dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire (AGO). Elle a lieu dans un délai de 6 mois après la clôture de l'exercice. L'objectif est de :

• informer les associés de la situation financière de l'entreprise ;
• approuver la gestion de la société par le président de la SAS au cours de l'exercice écoulé ;
• valider les comptes de l’exercice clos ;
• affecter le résultat de l'exercice (bénéfice ou perte) réalisé par la SAS (affectation aux réserves, distribution de dividendes). 
  
  

Étape 3 : Affecter le résultat

Au cours de l'assemblée générale ordinaire (AGO), les associés de la SAS décident de l'affectation du résultat dégagé durant l'exercice. Il peut s'agir d'un bénéfice ou d'une perte.

Affectation du bénéfice

En cas de bénéfice, les associés de la SAS ont le choix entre :

• l'affecter aux réserves de la société par actions simplifiée ;
• le distribuer aux associés sous la forme de dividendes, seulement s'il y a un bénéfice distribuable égal au bénéfice de l’exercice - les pertes antérieures - la quote-part affectée à la réserve légale (si elle n’est pas entièrement dotée) + les reports bénéficiaires.

Affectation de la perte

En cas de perte, les associés de la SAS peuvent décider de :

• la laisser subsister sur le compte report à nouveau (débiteur 119 et créditeur 110) ;
• l'absorber, si possible, sur les comptes de réserves.

Étape 4 : Déposer les comptes annuels

La dernière étape de l'approbation des comptes d'une SAS est le dépôt des comptes annuels de la société (article L. 232-23 du Code de commerce). Cette opération vise à en garantir la transparence. En effet, une fois reçus par le greffe du tribunal de commerce, ils sont automatiquement publiés au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

Les comptes annuels doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire auprès du greffe :

• Soit dans un délai d'un mois après l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire (dépôt sur place ou par courrier en recommandé avec avis de réception) ;
• Soit dans un délai de 2 mois après l'approbation des comptes par les associés en assemblée ordinaire (dépôt en ligne sur le guichet des formalités des entreprises).

Le dépôt des comptes annuels d'une SAS coûte 45,02 €. Les documents à fournir par le représentant de la société varient selon la taille de l'entreprise.

Micro-entreprise

Les documents à communiquer lors du dépôt des comptes annuels de la SAS sont :

• bilan (actif et passif) ;
• compte de résultat ;
• annexe ;
• procès-verbal de l'AGO avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat ;
• s'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.

Petite entreprise

Les documents à transmettre lors du dépôt des comptes annuels de la SAS sont :

• bilan (actif et passif) ;
• compte de résultat ;
• annexe ;
• rapport de gestion ;
• procès-verbal de l'AGO avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat ;
• s'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.

La SAS est une petite entreprise si elle satisfait 2 des 3 critères suivants :

• Bilan total ne dépassant pas 6 000 000 €.
• Montant net HT du chiffre d'affaires n'excédant pas 12 000 000 €.
• Nombre moyen de travailleurs employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50.

Entreprise moyenne

Les documents à joindre lors du dépôt des comptes annuels de la SAS sont :

• bilan (actif et passif) ;
• compte de résultat ;
• annexe ;
• rapport de gestion ;
• procès-verbal de l'AGO avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat ;
• s'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.
  
  

La SAS est une entreprise moyenne si elle respecte 2 des 3 critères suivants :

• Bilan total n'excédant pas 20 000 000 €.
• Montant net HT du chiffre d'affaires ne dépassant pas 40 000 000 €.
• Nombre moyen de collaborateurs employés pendant l'année inférieur ou égal à 250.

Quelles sanctions en cas de manquement à l'approbation des comptes d'une SAS ?

Le Code de commerce ne prévoit pas de sanction pour le défaut de tenue de l'assemblée générale d'approbation. En revanche, comme le stipule l'article L242-8 du Code de commerce, le dirigeant d'une SAS ne dressant pas l'inventaire, les comptes annuels ou le rapport de gestion est puni d'une amende de 9 000 €.

Si le dirigeant d'une SAS ne dépose par les comptes annuels, il s'expose à une amende de 1 500 €. En cas de récidive, elle passe à 3 000 €. S'il dépose les comptes annuels en retard, le président du tribunal de commerce peut mettre en place une astreinte. Le représentant de la société dispose alors d'un délai d'un mois pour procéder au dépôt. Une pénalité s'applique pour chaque jour de retard.

En résumé

• Chaque année, les associés de la SAS approuvent ou refusent les comptes annuels dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire (AGO).
• L'approbation des comptes d'une SAS se déroule en 4 grandes étapes, allant de la rédaction du rapport de gestion au dépôt des comptes.
• Le défaut d'établissement ou de publication des comptes annuels d'une SAS est lourdement sanctionné par le Code de commerce.