Assemblée générale extraordinaire : comment ça marche ?

Dans le cadre de la gestion de votre entreprise, il se peut que vous soyez amené à devoir organiser une assemblée générale extraordinaire.

Cet article vous rappelle les grandes étapes de sa mise en œuvre.

Assemblée générale extraordinaire : des décisions spécifiques

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) est une réunion au cours de laquelle différentes décisions exceptionnelles et considérables vont être votées par les associés. Elle se différencie de l’assemblée générale ordinaire (AGO) en raison de la nature des décisions qui y sont prises.

En effet, la réunion d’une AGE intervient principalement pour décider d’une opération non courante et en particulier pour toutes les décisions qui modifieraient les statuts.  Une clause qui prévoirait qu’une modification des statuts peut être décidée en dehors d’une AGE serait d’ailleurs illicite et réputée non écrite. 

À titre d’exemple, les décisions suivantes devront obligatoirement faire l’objet d’une AGE : 

• une augmentation ou réduction du capital social ;
• un transfert de siège social ;
• une transformation ou une dissolution de la société ;
• une distribution exceptionnelle de dividendes ;
• une modification de la nationalité de la société.

En raison de la nature spécifique des décisions votées au cours d’une AGE, celle-ci n’est pas tenue périodiquement, à la différence de l’AGO (organisée au moins 1 fois par an) qui s’intéresse aux questions de la gestion courante de la société. À l’inverse, l’AGE est organisée dès lors que la nature de la décision l’exige.  

Assemblée générale extraordinaire : une organisation spécifique

La tenue d’une AGE doit respecter une certaine organisation, dont les modalités exactes dépendent de la forme sociale de la société.

Les principales étapes, communes à toutes les sociétés, sont les suivantes : 

• La convocation à l’AGE. Elle doit respecter un délai de préavis, un formalisme particulier et  intégrer des mentions obligatoires.
• La tenue de l’AGE. Les décisions ne sont valables que si les règles de quorum et de majorité spécifiques à chaque société sont respectées. 
• La rédaction d’un procès-verbal (PV) après la tenue de l’assemblée. Le PV doit intégrer certaines informations essentielles pour garantir sa validité. 

Le non-respect du formalisme peut entraîner la nullité de l’AGE. 

Les règles applicables à l’AGE diffèrent en fonction de la forme sociale et des statuts de la société. 

Assemblée générale extraordinaire : dans une SAS

La décision de tenue d’une AGE

Dans une SAS, ce sont les statuts qui déterminent la ou les personne(s) compétente(s) pour convoquer et déclencher la tenue d’une AGE. 

La convocation

Il convient de respecter les modalités de convocations prévues dans les statuts. Notez qu’il est conseillé de prévoir une convocation par lettre recommandée avec avis de réception. En ce qui concerne le  délai de convocation, il doit être raisonnable, et permettre aux participants de s’organiser pour assister à l’AGE.

Le quorum et les règles de majorité

Les règles de quorum (nombre minimal de membres devant être présents à l'assemblée) et de majorité (nombre minimal de votes en faveur de la décision) fixées par les statuts doivent être respectées.

Le quorum se calcule en fonction du nombre d’actions auxquelles est attaché un droit de vote. 

En ce qui concerne les règles de majorité, il faut respecter ce que les statuts prévoient.

Rédaction d’un procès-verbal

À l’issue de l’AGE, un procès-verbal (PV) doit être rédigé et doit notamment récapituler :

• la date et le lieu de la réunion ;
• le mode de convocation ;
• l'ordre du jour ;
• le nombre de participants au vote et le quorum atteint ;
• les documents et rapports soumis à l'assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix ;
• le résultat des votes.

Ce PV doit être signé. Il peut être rédigé numériquement et signé au moyen d’une signature électronique. Ce PV est sauvegardé dans un registre spécial qui est tenu au siège social (il peut être numérique).

Assemblée générale extraordinaire : dans une SARL

La décision de tenue d’une AGE

Dans une SARL, la décision de convoquer une AGE peut être prise par un associé détenant au moins la moitié des parts sociales ou un groupe d’associés constituant: 

• au moins le 10ème des associés ;
• au moins le 10ème des parts sociales.

La convocation

Pour pouvoir tenir une AGE, le gérant doit convoquer les associés et actionnaires au moins 15 jours avant la tenue de celle-ci par lettre recommandée (le délai peut être plus court en cas de décision à prendre dans l’urgence).  La convocation peut être faite par mail sur accord des associés.

La convocation doit mentionner l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu, ainsi que les propositions de résolutions. Il faut également y joindre un formulaire de procuration, pour que l’associé puisse se faire représenter si nécessaire.

Notez que l’assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés.

Outre les associés, il convient de convoquer les commissaires aux comptes si la SARL en est dotée, mais également les représentants de la masse des obligataires, le cas échéant.

Le quorum et les règles de majorité

Les règles varient selon que la SARL a été constituée avant ou après le 4 août 2005.

Pour une SARL constituée avant le 4 août 2005, aucune condition de quorum n’est requise, sauf si les associés décident, à l’unanimité, de se soumettre aux règles de quorum applicables après cette date.

Pour une SARL constituée après le 4 août 2005, les règles de quorum sont les suivantes :

• sur première convocation, ¼ des parts sociales ;
• sur seconde convocation, 1/5^ème des parts sociales.

Si le quorum n’est pas respecté, la deuxième assemblée peut être prorogée à une date postérieure de 2 mois au plus à celle à laquelle elle avait été convoquée. Les statuts de la société peuvent prévoir un quorum plus élevé.

Le quorum se calcule en fonction du nombre de parts sociales, dans le même esprit que les règles applicables dans une SAS.

En ce qui concerne les règles de majorité, il faut réunir ¾ des parts sociales pour qu’une résolution soit votée dans une SARL constituée avant le 4 août 2005. Le seuil est de 2/3 des parts sociales pour une SARL constituée après le 4 août 2005.

Rédaction d’un procès-verbal

Le PV doit comporter les mentions suivantes :

• la date et le lieu de la réunion ;
• les nom, prénoms et qualité du gérant;
• les nom et prénoms des associés présents, réputés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun ;
• les documents et rapports soumis à l'assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix, y compris celles qui sont rejetées par les associés ;
• le résultat des votes.

Le PV est signé par le gérant de la société et par le président de séance. Il peut être rédigé numériquement et signé au moyen d’une signature électronique.

Ce PV est établi sur un registre spécial qui est tenu au siège social (il peut être numérique).

L’organisation d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) nécessite le respect de formalités préalables impératives, de règles de déroulement  très précises et de formalités postérieures. Toutes ces obligations peuvent connaître des exceptions. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel aux services d’un avocat spécialisé qui s’occupera de la gestion administrative et juridique de l’AGE.