PV assemblée générale SCI : comment le rédiger ?

À la suite d’une assemblée générale (AG) de société civile immobilière (SCI), un procès-verbal (PV) doit être établi. Mentions obligatoires, signature, registre... Sa rédaction nécessite de respecter des règles spécifiques. Nous vous donnons des conseils pour rédiger correctement le PV d’assemblée générale de SCI.

Pourquoi organiser des assemblées générales en SCI ?

L’assemblée générale est une réunion entre les associés d’une société. Au cours de cet évènement majeur, les participants prennent des décisions essentielles à la vie de l’entreprise. Deux sortes d’assemblées générales sont à distinguer : l’assemblée générale ordinaire (AGO) et l’assemblée générale extraordinaire (AGE). Voici leurs différences :

• L’AGO porte sur la gestion courante de l’entreprise. Une assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) doit toujours avoir lieu pour l’approbation des comptes annuels. Elle se tient une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.
• L’AGE a lieu lorsque des décisions exceptionnelles, en particulier celles impliquant une modification des statuts, doivent être prises. Exemples : transfert du siège social, changement de dénomination sociale, ou encore modification du capital social.

Les évènements majeurs et les différentes décisions prises lors de l’assemblée générale, doivent être retranscrits dans un procès-verbal.

Comment se déroule une AG de SCI ?

C’est, en principe, le gérant de la Société Civile Immobilière qui convoque les associés à l’assemblée générale. Mais des modalités différentes peuvent être prévues dans les statuts.

Pour ce qui est du déroulement d’une assemblée générale de SCI, voici les principales étapes :

• La personne habilitée à convoquer l’assemblée doit envoyer la convocation à tous les associés de la SCI au minimum 15 jours avant le jour J. La convocation doit comporter le lieu, la date et l’heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour. Il est conseillé d’envoyer cet avis par lettre recommandée avec accusé de réception. Si l'un des associés ne reçoit pas de convocation, les décisions prises en AG peuvent être annulées. 

L’ordre du jour doit être précisé dans la convocation, afin que les associés aient connaissance des questions qui seront traitées le jour de l’assemblée générale. Cela leur permet de se préparer afin d’y apporter une réponse.

Le gérant doit également transmettre aux associés certains documents comme le rapport de gestion de la SCI, afin que chaque associé vote en toute connaissance de cause.

• Le jour de l’AG, les associés votent après avoir débattu. Les statuts de la SCI définissent les règles de quorum et de majorité pour les décisions collectives. Le quorum est le nombre minimum de personnes présentes ou représentées pour qu'un vote ou une décision soit valable. La majorité est la proportion de voix nécessaire pour qu'une décision collective soit prise. En l'absence de précision dans les statuts, si la décision dépasse les pouvoirs du gérant, l'unanimité des associés est requise. Seule la révocation du gérant peut être décidée à la majorité des voix (moitié des voix).

• Un procès-verbal d’assemblée générale de SCI est ensuite établi. Celui-ci doit recenser l’ensemble les décisions prises lors de l’AG.

Qu’est-ce qu’un PV d’assemblée générale de SCI ?

Le procès-verbal d’assemblée générale de SCI (ordinaire comme extraordinaire) restitue toutes les décisions prises lors de la réunion, mais aussi le résultat du vote ou encore le nombre d'associés présents. Ce document obligatoire a une valeur forte, puisqu'il apporte une trace écrite des résolutions adoptées. Il peut également servir de preuve en cas de conflit.

Le procès-verbal doit être établi par écrit, à la fin de l’assemblée générale. D’un point de vue légal, aucun délai n’est fixé pour le rédiger. En revanche, il est conseillé de le dresser rapidement à la suite de l’AG pour n’omettre aucun fait important ou décision majeure prise durant la réunion.

Qui doit rédiger le PV d'AG de SCI ?

La plupart du temps, le procès-verbal est rédigé par le gérant de la SCI. Mais cette rédaction peut être confiée à un autre professionnel comme un notaire, un juriste ou à un secrétaire de séance.

La rédaction d'un brouillon de procès-verbal d'AG de SCI peut s'avérer utile pour plusieurs raisons :

• Faciliter la prise de notes. Grâce au brouillon, le gérant peut noter rapidement les points clés des discussions et les différentes positions exprimées.
• Suivre l'avancement des délibérations. Le brouillon aide le gérant à visualiser l'évolution des discussions, et s'assurer que tous les points importants sont abordés.
• Gagner du temps. En rédigeant un brouillon, il est possible de finaliser le procès-verbal plus rapidement une fois qu'un consensus a été trouvé.
• Éviter les erreurs. Le brouillon permet de relire et de corriger les éventuelles fautes avant la validation du procès-verbal final.

Conseils pour rédiger un brouillon de procès-verbal :

• identifier les points clés de chaque résolution ;
• noter les différentes positions exprimées par les associés ;
• rester objectif et neutre dans la retranscription des faits ;
• utiliser un langage clair et concis.

Quelles sont les mentions obligatoires du PV d'AG en SCI ?

Plusieurs mentions doivent figurer sur le PV d’assemblée générale de SCI, conformément à l'article 44 du Décret n°78-704 du 3 juillet 1978 :

• les noms et prénoms des associés de la SCI ;
• si certains associés sont représentés, leur nom doit être précisé tout comme le nom de leur représentant ;
• le nom du président de la séance ;
• l’ordre du jour :
• le lieu et la date de l’AG ;
• le rapport de gestion et les différents documents présentés à l’assemblée ;
• un résumé des points abordés ;
• le texte des résolutions mises aux voix (celles adoptées et celles rejetées) ;
• le résultat des votes.

• Le détail des interventions des associés. Le PV peut retranscrire les points de vue exprimés par les associés lors des débats. Il peut également préciser les arguments avancés pour et contre chaque résolution. 
• Le compte rendu des votes par procuration. Cette mention permet de visualiser la répartition des votes entre les associés présents et les associés représentés.
• L'heure de début et de fin de l'assemblée. Cette information peut être utile pour les associés qui n'ont pas pu assister à l'AG.
• Les modalités de convocation des associés à l'assemblée générale. Cette mention permet de s'assurer qu'ils ont été informés de la tenue de l'AG dans les délais et les formes prévus par les statuts.
• Les pouvoirs des associés ayant été représentés. 

PV d'AG en SCI : que faut-il en faire une fois rédigé ?

Une fois le PV d’AG de SCI rédigé, celui-ci doit être signé par le gérant et, s'il y a lieu, par le président de l'assemblée. 

Le procès-verbal est conservé dans un registre disponible au siège de la SCI. Il doit être accessible aux associés si ces derniers souhaitent le consulter.

En résumé

• Deux types d'assemblées générales existent : l'AGO et l'AGE. L'AGO porte sur la gestion courante de la SCI, l'AGE sur les décisions exceptionnelles.
• Une assemblée générale de SCI se déroule comme suit : le gérant convoque les associés et envoie un rapport de gestion, les associés discutent et votent les décisions à la majorité, puis un procès-verbal est rédigé.
• Le procès-verbal d'assemblée générale de SCI mentionne les décisions prises, le résultat des votes et les points importants discutés. Il est signé par la gérance et conservé au siège de la SCI. Les associés peuvent le consulter s'ils le désirent.