Le changement de la date de clôture de l’exercice social

La durée de l’exercice social – ou exercice comptable - est déterminée lors de la création d’une entreprise, avec une date de clôture des comptes. Habituellement traitée sur l’année civile, avec une fin au 31 décembre, la durée est choisie en fonction de l’activité. Face aux évolutions et aux événements que connait l’entreprise, celle-ci peut être amenée à changer la date de clôture de son exercice social.

Qu’est-ce qu’un exercice social ?

L’exercice social est une donnée cruciale pour une société car il représente le cycle complet de son activité et va servir de référence pour tout un nombre de calculs, comme celui des impôts et des taxes, de l’approbation des comptes, de la distribution des bénéfices, ou encore de la détermination des résultats.

L’exercice social est délimité par une date d’ouverture et une date de clôture, et c'est cette dernière qui peut être modifiée par la suite.

Qu’est-ce que la clôture de l’exercice social ?

La clôture de l’exercice social marque la fin d’un cycle d’activité de l’entreprise : sur cette période, et jusqu’à la date de clôture de l’exercice comptable, les résultats seront calculés.

À partir de la date de clôture, l’entreprise - hors microentreprise - doit remplir ses obligations comptables pour l’année – bilan comptable, compte de résultats, annexe légale... -, arrêter les résultats, et établir un procès-verbal de l’assemblée générale de la société. La liasse fiscale – soit toutes les déclarations fiscales – doit elle-aussi être établie.

La durée de l’exercice social

Choisies librement, la date et la durée de l’exercice comptable doivent être cohérentes avec l’activité de l’entreprise, sa nature et ses périodes.

Le choix de la date de clôture de l’exercice social

Excepté pour les professions libérales soumises au régime des BNC – Bénéfices non commerciaux -, la date de clôture de l’exercice comptable est choisie librement par les entreprises au moment de sa création. Pour les professions libérales, elle est fixée au 31 décembre.

Sans obligation, les dates correspondent souvent à la fin de l’année civile, pour plus de simplicité – 31 décembre -, dans la mesure où les organismes fiscaux et sociaux fonctionnent sur l’année civile, et s’arrêtent au 31 décembre. Selon l’activité, les dates de fin de trimestre sont également fréquemment utilisées : 31 mars, 30 juin, 30 septembre... Elles sont cohérentes avec la déclaration trimestrielle des charges sociales et de la TVA. La seule obligation est une périodicité fixe.

En considérant qu’un pâtissier est au maximum de son activité en période de fêtes, avec un pic pour Noël, pour le jour de l’an et pour Pâques, il serait plus judicieux de placer la date de clôture après le 31 décembre, par exemple au 31 janvier : le mois de janvier sera plus tranquille, les règlements auront été encaissés.

Activité régulière toute l’année, activité saisonnière ou concentrée sur une courte période... la date doit être choisie avec pertinence. Il faut toutefois noter que pour une entreprise qui a une activité régulière sur l’année, il peut être intéressant de fixer la clôture de l’exercice dans les mois qui suivent le mois de décembre : cela permet aux experts comptables de rétablir la charge de travail entre tous leurs clients, et d’offrir un service optimal.

Le choix de la durée de l’exercice social

La durée de base d’un exercice comptable est de 12 mois, par principe. Cette durée a été établie par l’administration fiscale, pour faciliter la régularité des contrôles et des perceptions d’impôt.

Cette durée peut exceptionnellement être plus courte ou plus longue – jusqu’à 23 mois -  dans les cas suivants :

• Pour le premier exercice comptable. La société a par exemple été créé le 12 septembre et a fixé la clôture de l’exercice social au 31 décembre : la durée de son premier exercice sera alors, de fait, de 3 mois – de septembre à janvier –. Elle peut encore être de 15 mois, de septembre au mois de décembre de l’année d’après.
• Pour le dernier exercice comptable, de la même manière,
• Au cours de l’évolution sociale de l’entreprise, à l’occasion d’un changement de date de clôture de l’exercice social.
  
  

Le changement de date de clôture de l’exercice social

La date choisie au tout début de l’activité, en création de la société, peut être amenée à changer au cours de la vie sociale de l’entreprise, de manière permanente ou temporaire. Ajustements et alignements, nouvelles lois de salaires... il existe plusieurs raisons de changer la date de clôture de l'exercice social, et la procédure de modification de date se doit de respecter quelques étapes.

Pourquoi changer la date de clôture de l’exercice social ?

Votre société évolue, son activité aussi. Il reste pertinent de s’interroger régulièrement sur la date de clôture de son exercice comptable en fonction des changements que connait l’entreprise.

Une première raison pourrait être l’évolution de l’activité elle-même : avec le temps, votre activité prend son rythme de croisière, avec des pics et des baisses régulières et prévisibles. Avec ou sans changement radical, une activité qui s’installe révèle d’elle-même ses cycles. On peut alors être amené à changer la date prévue à l’origine, de manière permanente, pour s’adapter au mieux au rythme de son entreprise.

La modification de date de clôture de l’exercice social peut également être motivée par une mauvaise année en termes de chiffres. A la clôture de l’exercice, le résultat prévu risque d’être faible : Ponctuellement, changer la date de clôture permet alors de l’optimiser, pour présenter l’entreprise sous son meilleur jour aux banques ou aux partenaires. L’exercice peut être clôturé juste après la période de plus forte activité, soit en raccourcissant la durée soit en la prolongeant, dans le cas d’un pic d’activité à venir.

Les premiers mois d’une entreprise sont souvent les moins actifs : raccourcir ou prolonger la durée de l’exercice peut être une bonne option pour le premier exercice.

Dans la gestion de plusieurs sociétés, dans l’unification de plusieurs entreprises d’un groupe, changer de date de clôture de l’exercice comptable permet également de faciliter la comptabilité, en alignant chaque société sur les mêmes dates.

Comment changer la date de clôture de l’exercice social ?

Pour les entreprises individuelles

Très simple pour les entreprises individuelles, la procédure de modification de la date de clôture de l’exercice comptable reste facile pour les sociétés.

Les entreprises individuelles soumises au régime des BIC – Bénéfices industriels et commerciaux – doivent adresser une demande par courrier au service des impôts dont elles dépendent, en précisant la date à changer.

Pour les sociétés

Dans le cas des sociétés, la première étape est de convoquer une assemblée générale extraordinaire des associés ou actionnaires compétents,  dans la mesure où le changement de date entraine une modification des statuts. En effet, l’assemblée générale extraordinaire est le seul organe compétent pour modifier les statuts. Les conditions de quorum et de majorité variant sensiblement selon le type de société.

La décision de prolonger ou de réduire la durée de l’exercice social doit être déposée au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de l’entreprise. S’il s’agit d’une SARL ou d’une SA, une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS) est nécessaire dans un délai d’un mois à partir de la tenue de l’assemblée générale extraordinaire. 

Un dossier complet doit ensuite être transmis au Centre de formalité des entreprises (CFE) comprenant :

• Une copie de l’acte de décisions des modifications établi par l’assemblée générale ;
• le formulaire M2 de modification des entreprises devra être rempli et signé ;
• un exemplaire des statuts mis à jour. Parfois, lorsque la modification est temporaire, les greffes n’imposent pas de modification des statuts la publication d’un avis en journal d’annonces légales n’est pas nécessaire.

Quelles sont les conséquences fiscales d’un changement de date de clôture de l’exercice social ?

Durée de l'exercice social réduite

Si la durée de l’exercice social de l’entreprise est réduite, les comptes doivent être arrêtés à la nouvelle date de clôture et la déclaration de résultat doit être déposée au centre des impôts dans les trois mois suivant cette date.

Le montant de l’IS (impôt sur les sociétés) sera alors calculé en fonction de la durée de l’exercice modifiée et devra être réglé pour le 15 du quatrième mois qui suit la nouvelle date de clôture.

Durée de l'exercice social prolongée

Si la durée de l’exercice social est prolongée, une imposition provisoire sera établie sur la période depuis la dernière imposition jusqu’au 31 décembre de l’année civile actuelle. Il faudra alors fournir pour le 31 décembre tous les éléments essentiels utiles à la détermination du résultat fiscal permettant de calculer l’impôt sur le bénéfice qui sera dû.

La liasse fiscale concernant l’exercice intégral de la société doit être déposée dans les trois mois de la nouvelle clôture. Les résultats déclarés au 31 décembre viendront ainsi en diminution de ceux déclarés à la nouvelle clôture.