Exercice social : tout savoir sur la clôture des comptes

En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes garant du bon déroulement des obligations administratives de la société envers l’État. Parmi elles, le dépôt des bilans financiers est une formalité obligatoire, à savoir l'approbation et le dépôt des comptes annuels. 

Elle permet entre autres l’enregistrement des activités d’une entreprise pour s’assurer du maintien d’une activité qui respecte les bonnes pratiques comptables. À la fin de chaque exercice social, un bilan réel est établi. Il permet entre autres l’analyse des résultats de l’entreprise, et de procéder au dépôt des comptes. Cette assemblée générale annuelle est l'occasion pour les associés de faire le bilan sur la santé financière de la société. 

Afin que ces démarches se déroulent pour le mieux, nous vous présentons quelques faits à connaître.

Définition de l’exercice social

Pour une entreprise, l’exercice social est une période de 12 mois. La majorité des sociétés optent pour le 31 décembre de chaque année pour clôturer leur exercice social. C’est elle qui est utilisée pour l’établissement des bilans comptables réalisés annuellement. Une entreprise dispose en effet d’obligations envers les administrations en ce qui concerne leur déclaration de comptes. On l’appelle aussi l’exercice comptable. L'expert-comptable établit les comptes de l’entreprise (notamment le compte de résultat, liasse fiscale et l'ensemble des documents comptables) qui doivent ensuite être validés en assemblée générale par les associés. Un procès-verbal est établi lors de cette assemblée générale annuelle (AG), permettant l’édition d’une preuve de l’approbation des comptes.

Le dépôt des comptes sociaux doit être accompagné des comptes dits consolidés. Il s’agit en quelque sorte d’un résumé des activités financières de l’entreprise. C’est un document également très utile pour la communication interne des résultats annuels.

Comment définir sa date de clôture des comptes / d'exercice social ?

La première année, votre exercice social peut exceptionnellement ne pas s’étaler sur une période de 12 mois. Dès lors que vous définissez une date, elle sera ensuite respectée chaque année du 1er du mois choisi, jusqu’au 1er du même mois de l’année suivante. Vous ne pouvez pas définir de date qui serait par exemple le 1er lundi de chaque mois de janvier, il faut que cela respecte le déroulement calendaire des mois de l’année.

La majorité des sociétés définisse leur exercice social en fonction de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Toutefois, cette période ne convient pas à toutes les activités, il est important de ne pas négliger cette question. 

Un changement de date d'exercice social est toujours possible mais la procédure est complexe et impose la réunion d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). 

La procédure d'approbation et de dépôt des comptes annuels 

1) Délai supplémentaire pour le dépôt des comptes en ligne

À la suite de l’Assemblée générale de l’entreprise qui approuve les comptes, leurs détails doivent être déposés auprès du Registre des Commerces et des Entreprises. Un délai de 7 mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable est admis. Pour note, il est de 8 mois lorsque la procédure est réalisée par voie dématérialisée. Pour note, le dépôt des comptes est une formalité qui nécessite des frais à prévoir. C’est une obligation légale dont vous ne pouvez pas vous abstenir. Pour l’année 2016, les frais pour le dépôt de votre dernier exercice fiscal sont de 45,42 € pour un dépôt par courrier, et de 44,48 € au guichet.

2) 1 an de prescription en cas de non-dépôt des comptes

Dans le cas où vous ne déposez pas vos comptes auprès du greffe, vous vous exposez à une sanction pénale de 1 500 €. Elle s’élève à 3 000 € s’il s’agit d’une récidive. Cependant, le délai de prescription pour entamer une poursuite pénale à l’encontre du dirigeant de l’entreprise est de 1 an à compter de la date limite de dépôt.

Cependant, cela ne vous empêche absolument pas de recevoir une injonction de payer à laquelle s’ajoutent des pénalités de retard. Des pénalités civiles s’appliquent. Par ailleurs, ne pas répondre à vos obligations légales vous rend passible de sanction pour erreur de gestion dans le cas d’une liquidation d’entreprise avec des complications.

3) Changer la date de clôture de son exercice comptable, c’est possible !

Il est très courant qu’un entrepreneur définisse son exercice comptable du 1er décembre au 31 janvier lors de la création de l’entreprise. Cependant, il s’agit d’une forme qui n’est pas obligatoire comme nous l’avons précisé plus haut. De la même manière, une fois vos dates fixées, vous avez la possibilité de les changer. C’est une situation qui advient lorsque votre entreprise évolue et qu’elle a de nouveaux besoins notamment en terme de saisonnalité. Cela peut également être l’occasion de vous mettre en position avantageuse lorsque l’année fut difficile. Il faut cependant que ce type de motivation demeure ponctuelle. De plus, le rachat d’une société, ou la fusion avec une entreprise externe encourage les changements de dates d’exercices sociaux afin de les faire coïncider.

La démarche se fait auprès du Centre des Formalités des Entreprises (CFE) par le dépôt d’un dossier.

4) Être dans les temps, c’est faire des économies !

Malgré les souplesses que peuvent vous accorder les instances administratives pour les dépôts annuels de vos comptes, il est plus que recommandé de s’exécuter dans les temps. En effet, les relances du greffier entraînent d’une part des frais supplémentaires pour les dépôts. De plus, vous évitez les sanctions pénales qui s’attachent aux absences de dépôts. Enfin, si vous parvenez à vous organiser pour réaliser ces démarches sans les meilleurs délais, vous économisez également du temps dans le traitement de votre comptabilité qu’elle soit interne ou externe à votre entreprise. Ce n’est pas la peine de courir, il vaut mieux partir à point !

5) La clôture de l’exercice social en cas de liquidation

La clôture des comptes en cas de dissolution prononcée lors de l’assemblée générale de l’entreprise est différente de la clôture de l’exercice social. Bien que ces démarches soient similaires dans l’établissement des bilans financiers, l’objectif n’est pas le même.

La clôture des comptes par le liquidateur en assemblée générale devant les associés marque la fin de la liquidation de l’entreprise. Il s’agit de revendre les actifs et de rembourser toutes les dettes de l’entreprise. Ce bilan de liquidation vous permet en outre de déterminer si vous avez la possibilité de percevoir un boni de liquidation ou non.

La clôture de l’exercice social est à la fois une démarche administrative, et un devoir en tant qu’entrepreneur. Le dirigeant est responsable de la santé de son entreprise devant l’administration fiscale, mais aussi devant ses associés, partenaires, et salariés. Les dates d’un exercice social sont libres et modifiables dans le temps. Organisez-les de la meilleure manière pour correspondre à l’activité de l’entreprise et les éventuelles saisonnalités qui touchent votre marché !

En résumé

• La majorité des sociétés décident de clôturer leur exercice social au 31 décembre. Toutefois, ce choix ne doit pas être pris à la légère et certaines activités (notamment saisonnière) ont intérêt à choisir une autre date dans l'année.
• La clôture des comptes est le moment de faire le bilan sur l'année de l'état financier de la société.
• Le dirigeant et ses associés s'ils existent, ont alors 6 mois pour se réunir en Assemblée Générale, approuver les comptes et l'affectation du résultat, avant de déposer les comptes auprès du greffe du tribunal de commerce.