Pour diverses raisons, il peut vous arriver en tant que dirigeant d’entreprise et créancier de subir des retards de paiement, voire des impayés de la part de votre ou de vos débiteurs. Il est alors très important de ne pas laisser la situation s’aggraver au risque de devoir entamer des procédures judiciaires complexes et mettre en difficulté votre propre trésorerie.
Il est recommandé d’user rapidement des méthodes de recouvrement amiables à votre disposition.
Quelles sont les procédures de recouvrement amiables ? Comment les exercer ? Quels sont les avantages du recouvrement amiable ?
Maître Camille Mirabel-Chambaud, avocate spécialisée en droit des affaires, vous guide afin de recouvrer vos créances à l’amiable.
Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?
De manière générale, le recouvrement de créances est une procédure encadrée et réglementée visant à créer un dialogue entre un créancier et son débiteur.
Lorsqu’un créancier ne parvient pas à récupérer son dû, il dispose d’une série de procédures de recouvrement visant à obtenir le paiement de sa créance.
Deux grands types de procédures peuvent être distinguées :
- les procédures de recouvrement amiables ;
- les procédures de recouvrement judiciaires.
Lorsque le créancier fait face à un mauvais payeur, il doit toujours engager dans un premier temps une procédure de recouvrement amiable. Si les démarches ne suffisent pas, des procédures judiciaires pourront être ouvertes. En effet, le créancier ne pourra faire intervenir le juge sans avoir tenté au préalable de résoudre la situation à l’amiable.
Le recouvrement amiable désigne différentes procédures permettant au créancier d’obtenir de son débiteur le paiement de sa créance, et ce, sans intervention des instances judiciaires. Les procédures de recouvrement amiables peuvent être portées sur divers types de créances, qu’il s’agisse de factures impayées, de loyers impayés, etc.
Il est très important d’ouvrir le dialogue rapidement en rappelant de façon cordiale à votre débiteur que le paiement de sa facture est arrivé à échéance. Les retards ou défauts de paiements peuvent parfois résulter d’un simple oubli de la part du débiteur ou de ralentissement à la suite de procédés comptables internes rigides.
En outre, si votre débiteur rencontre de graves difficultés financières et risque l’ouverture d’une procédure collective comme une liquidation judiciaire, il est également dans votre intérêt d’engager rapidement des procédures amiables de recouvrement. En effet, l’ouverture d’une liquidation judiciaire a pour effet de geler le paiement des dettes antérieures. Vous ne pourrez alors plus exiger le paiement de votre créance.
Les premières procédures amiables à mettre en place : les relances
Tout d’abord, en tant que créancier, il est primordial de faire quelques vérifications en amont avant d’entamer une quelconque procédure de recouvrement.
En effet, assurez-vous que la date d’échéance de paiement est bien dépassée. De plus, pour être réclamée, votre créance doit être exigible, certaine et liquide (c’est-à-dire déterminée).
Pensez également à vérifier le contenu de vos conditions générales de vente (CGV).
Une fois ces vérifications effectuées, les relances constituent les premières étapes à votre portée pour réclamer votre paiement.
L’envoi d’une simple lettre de relance ou d’un email peut parfois suffire à alerter votre débiteur. Ce premier rappel à l’ordre peut s’accompagner de relances téléphoniques.
Mais attention, il ne s’agit en aucun cas d’être hostile ou agressif envers votre débiteur. Tout acte de ce type pourrait d’ailleurs se retourner contre vous.
En outre, assurez-vous de conserver les preuves de vos relances et de retranscrire par écrit les solutions évoquées au téléphone avec votre interlocuteur. Ce sont autant de preuves qui pourront vous être utiles si la situation venait à être présentée face à un juge.
Le lettre de mise en demeure : procédure de recouvrement amiable par excellence
Si les premiers échanges informels avec votre débiteur ne suffisent pas, il est recommandé de vous tourner rapidement vers la procédure de mise en demeure.
La mise en demeure consiste à inviter votre client à exécuter le paiement de sa créance dans un certain délai. A défaut, des poursuites judiciaires seront engagées contre lui. Il s’agit concrètement du dernier avertissement avant d’agir en justice.
Vous avez la possibilité de rédiger vous-même cette lettre de mise en demeure. En effet, les juges considèrent qu’une lettre peut faire office de mise en demeure dès lors qu’elle comporte une “interpellation suffisante”.
Toutefois, cette lettre doit respecter un certain formalisme et comporter notamment les mentions suivantes :
- la mention « mise en demeure » dans l’en-tête de la lettre de manière à ce qu’il n’y ait aucune ambiguïté possible sur sa signification ;
- la date de rédaction de la lettre de mise en demeure ;
- les coordonnées du client débiteur ;
- la description du litige avec justificatifs ;
- la nature de l’obligation du débiteur ;
- le délai à lui accorder pour s’acquitter de son obligation (délais raisonnables) ;
- les conséquences au cas où il ne fait pas face à ses obligations.
Mais comme tout document soumis à un formalisme strict, vous risquez de voir votre lettre invalidée en cas d’erreurs. Ce sera le cas si certaines mentions obligatoires font défaut.
En outre, c’est à vous qu’il revient de fixer le délai que vous accordez à votre débiteur pour honorer sa dette.
La loi n’impose pas de délais précis, mais parle de délais minimums à laisser au débiteur. Ce délai minimum doit être raisonnable, c’est-à-dire suffisamment long pour permettre au débiteur de régulariser sa situation. En pratique, ce délai est généralement compris entre 8 et 15 jours, mais peut être porté à 30 jours en cas d’absence de relance de la part du créancier.
Vous l’aurez compris, il n’est donc pas toujours simple d’interpréter correctement ces délais dits “suffisants”.
De plus, certains créanciers peuvent être tentés d’utiliser des modèles de lettres de mise en demeure trouvés sur internet. Or, vous n’avez aucune garantie quant à leur conformité et validité avec la réglementation. En outre, ces modèles ne tiennent pas compte de votre situation, du nombre de relances effectuées par vous, du contenu de vos CGV, etc.
Il est donc souvent recommandé de vous faire accompagner par un avocat dans la rédaction de votre lettre de mise en demeure. Vous évitez ainsi les risques de rejet et d’erreurs, mais c’est surtout un poids supplémentaire que vous apportez à votre mise en demeure. En effet, un débiteur recevant une lettre de mise en demeure signée d’un avocat verra peser sur lui une pression plus élevée. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les lettres de mise en demeure signées par un avocat aboutissent beaucoup plus souvent au paiement de la créance, qu’une lettre de mise en demeure simplement signée de la main du créancier.
Quels sont les avantages des procédures de recouvrement amiables ?
Les procédures de recouvrement amiables présentent de nombreux avantages à commencer par la simplicité des démarches qu’elles revêtent.
Il vous suffit dans un premier temps de relancer régulièrement votre débiteur. En cas de succès, cela vous évitera les procédures longues, complexes et onéreuses devant les tribunaux.
De plus, nous l’avons dit, ces retards de paiements peuvent parfois être le fait d’un oubli, d’une erreur comptable ou d’un manque passager de trésorerie chez votre débiteur. Lorsque votre interlocuteur est un contractant de longue date, les mesures amiables sont idéales pour conserver de bonnes relations commerciales. A l’inverse, les procédures judiciaires et l’utilisation de titres exécutoires peuvent tendre et rompre vos relations commerciales. Cela peut avoir un impact néfaste sur votre business.
En outre, les mesures amiables vous permettent de dialoguer et négocier avec votre interlocuteur. Sachez qu’une décision de justice, même en votre faveur, ne vous garantit pas de recouvrer l’intégralité de votre créance. Il est important d’agir rapidement, avant que la situation financière de votre débiteur ne s'aggrave. Si votre débiteur traverse un manque temporaire de trésorerie, vous pourrez consentir un échelonnement de paiement à votre débiteur
Ce dialogue représente alors le meilleur moyen pour vous de recouvrer l’intégralité de votre créance.
Les procédures de recouvrement amiables constituent un passage obligé pour tout créancier victime d’impayé. Ce n’est qu’en cas d’échec avec ces démarches amiables que le recours aux procédures judiciaires (référé provision, injonction de payer ou assignation au fond) pourront s’ouvrir.
Il est important d’agir rapidement, à la fois pour vous prémunir de la potentielle ouverture d’une procédure collective chez votre débiteur, mais aussi pour éviter que ces retards de paiement et ces impayés n’impactent à leur tour votre propre trésorerie.
Un avocat spécialisé pourra étudier rigoureusement votre situation, constituer un dossier solide en cas d’échec des mesures amiables et vous accompagner dans la rédaction de votre lettre de mise en demeure. C’est alors un gain de temps mais aussi de meilleures chances de recouvrement pour vous.
Enfin, en cas d’échec des procédures amiables, ce même avocat pourra vous accompagner et vous représenter au cours des procédures judiciaires.
