Comment gérer le déménagement de votre entreprise ?

Après les salaires, les locaux sont le deuxième poste de dépenses d’une entreprise. Un déménagement peut permettre d’améliorer les conditions de travail au quotidien et de mieux répondre aux besoins de votre entreprise si vos activités sont en pleine croissance et demandent donc plus d’espace. Pour réussir au mieux ce nouveau départ, voici quelques conseils à suivre.

Une organisation sans faille

Pour commencer, sachez qu’un déménagement d’entreprise demande en moyenne un délai d’organisation allant de 1 à 6 mois. Commencez par avertir vos collaborateurs pour organiser avec eux un planning de déménagement que devra suivre l’activité de votre entreprise. Vos managers pourront ainsi à leur tour en informer leurs équipes, faire remonter les éventuelles questions et ainsi préparer tout le monde à la perspective du déménagement à venir.

Selon la taille de l’entreprise, il faudra aussi obligatoirement en avertir le CE et le CHSCT. Depuis la loi Rebsamen de 2015 relative au dialogue social et à l'emploi, le Comité d'Entreprise doit être obligatoirement informé et consulté sur toutes mesures affectant les conditions de travail. De même le CHSCT, Comité d'Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail doit être consulté en vertu des dispositions du Code du Travail. L'employeur doit présenter à son CHSCT l'ensemble du projet. Un projet non soumis aux deux comités peut entraîner l'annulation du déménagement. Un audit post déménagement sur l'impact de ce déplacement sur les conditions de travail, devra également être réalisé par le CHSCT.

Établir un cahier des charges

C’est le point central de votre déménagement d’entreprise : il doit renseigner à la fois les raisons qui ont poussé à prendre cette décision de changer de locaux, les besoins auxquels devra répondre le nouveau lieu de travail, le planning du déménagement par étapes, les professionnels qui seront sollicités dans le processus et le planning d’aménagement des nouveaux bureaux.

Ce cahier des charges devra ensuite être transmis à l’ensemble du personnel pour lui permettre de se familiariser avec les étapes du déménagement et comprendre l’organisation attendue pour les futurs locaux. Soyez à l’écoute de vos collaborateurs pour faire en sorte que ce changement soit bien accueilli par tous et que le déménagement de votre entreprise se passe dans les meilleures conditions.

Le choix des prestataires

Faites des demandes de devis à plusieurs prestataires pour comparer les prix et choisir l’option qui convient le mieux à vos besoins. L’idéal serait de choisir un seul prestataire pour qu’il s’occupe de votre déménagement du début jusqu’à la fin. N’oubliez pas de souscrire une assurance en cas de casse, perte ou vol du matériel à déménager.
Dans le mois qui précède le départ, n’oubliez pas de prévenir vos fournisseur d’énergie et fournisseur d’accès à Internet. Pour l’électricité et le gaz, vous devrez dans tous les cas demander la résiliation de vos contrats actuels et en souscrire pour les nouveaux locaux (au minimum deux semaines avant la date d’emménagement).

Faites le tri et prévoyez les travaux

Un déménagement est aussi l’occasion de renouveler le mobilier de votre entreprise et de vous séparer de tous les objets qui ne vous servent plus : faites appel au service des encombrants pour leur demander une date de passage à votre adresse et ainsi vous débarrasser de tout ce qui vous encombre.

Vous pourrez ainsi passer moins de temps à faire les cartons, sans oublier que cela réduira aussi vos frais de déménagement. Pensez aussi à étiqueter tous les cartons en fonction des pièces auxquelles les affaires qu’ils contiennent sont destinées, afin de ne pas perdre de temps au moment du grand déballage.

Des travaux seront peut-être aussi à prévoir dans les nouveaux locaux : avant d’y emménager votre entreprise, prévoyez donc les délais nécessaire pour faire des travaux de rafraîchissement ou pour réorganiser l’espace à votre convenance. Une fois que vous y serez installés, il sera plus difficile de changer la répartition des bureaux !