Comment récupérer les frais engagés avant la création d'entreprise ?

Il n'existe pas de réglementation précise autour de la période de formation d’une société. Une fois immatriculée, cet état cesse. Durant la période de formation de votre société, vous allez être amené à engager des dépenses pour votre future société. C'est le cas de la réalisation de certains documents de communications (cartes de visite, flyers), des frais de déplacement, etc. Une fois immatriculée, vous pourrez récupérer ces dépenses effectuées pour le compte de votre société et l'ajouter in fine aux charges de votre société.  

Qu’est-ce que la période de formation d'une société ?

La période de formation est le délai compris entre le moment où les associés décident de constituer une société et son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. Cette période ne peut pas excéder 6 mois. Au-delà, la société pourra être requalifiée de société de fait par les tribunaux.

Durant la période de formation de la société, les entrepreneurs se chargent d’accomplir toutes les formalités liées à sa création. Signature du bail commercial, achat de matériel, actes d’exploitation sont autant d’opérations auxquelles il faudra procéder avant l’immatriculation de l’entreprise.

Quelles dépenses sont éligibles à un remboursement ?

Les frais engendrés par la création de l’entreprise sont acquittés antérieurement par les dirigeants et/ou les associés de la future société. En effet, tant que les formalités n’ont pas été accomplies pour la création de la personne morale, il n’est pas possible d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise.

Au total, on distingue trois catégories de dépenses pouvant être engendrées avant la création de la société :

• les dépenses professionnelles à caractère de charges, à l’instar des fournitures et de la police d’assurance, entre autres ;
• les dépenses professionnelles à caractère d’immobilisation : elles servent à investir dans le matériel technique et de transport, ou encore les logiciels informatiques ;
• les dépenses professionnelles liées au futur emplacement de l’entreprise (travaux, dépôt de garantie).

Quelles sont les conditions de remboursement des frais engagés avant la création ?

Ces dépenses sont remboursables si elles respectent les conditions suivantes :

• les dépenses doivent être directement liées au démarrage de l’activité de l’entreprise ;
• des justificatifs doivent être présentés pour chacune des dépenses pour lesquelles les dirigeants ou associés prétendent au remboursement. Ces justificatifs doivent faire figurer le nom de la future entreprise ;
• les justificatifs et autres actes indiquent clairement que la société est en formation ;
• la date de la facture ne dépasse pas un délai de six mois avant la création de la personne morale.

Le remboursement des dépenses engagées avant la création de l’entreprise peut avoir lieu à tout moment, dès lors que le capital social est débloqué par la banque. Il peut aussi être effectué beaucoup plus tard, voire ne jamais être effectué et, à la place, être ajouté au capital social.

Enfin, il est important de souligner que si aucune facture n’a été émise au nom de l’entreprise, ou si elles n’ont pas été conservées, il n'est pas possible de refacturer les frais à l’entreprise après à sa création. De plus, dans ce cas, la TVA n’est pas récupérable.

Quelles sont les conséquences au niveau comptable ?

D’un point de vue comptable, les dépenses liées à la création de l’entreprise (et remboursées par la suite) sont inscrites au crédit du courant de l’associé. Elles peuvent aussi être inscrites au crédit du compte de l’exploitant individuel de l’entreprise.

D’une manière générale, il est plutôt conseillé de répertorier toutes les dépenses liées à la formation de la société dans un tableau, en prenant le soin de décomposer le montant hors taxe et le montant de la TVA.

Quelles sont les conséquences au niveau fiscal ?

D’un point de vue fiscal, les dépenses liées à la période de formation de la société sont déductibles du bénéfice de celle-ci. Par conséquent, elles réduisent l’impôt sur les sociétés durant la première année ou les années suivantes.

Comment récupérer les dépenses liées à la période de formation de la société ?

La procédure de remboursement n’a rien de plus simple. En effet, il suffit d’effectuer un virement à partir du compte courant de l’entreprise, et d’en répertorier le montant dans le cahier de comptes de l’exercice fiscal en cours.

Il est donc très important d’anticiper si vous envisagez le remboursement des dépenses liées à la période de formation de la société. Lors de la rédaction des statuts ou du dressage du procès-verbal de l’assemblée générale de constitution, pensez à solliciter un avocat afin de faire valoir cette clause tout en respectant les conditions imposées par l’administration. De cette manière, vous pourrez procéder au reversement des montants sans objection possible, à condition toutefois de respecter toutes les modalités entourant les frais de création de votre société.

En résumé :

• Durant la période de formation de la société (qui précède son immatriculation), le dirigeant est amené à faire des dépenses pour le compte de sa future société (frais de création, achat de matériel).
• Après immatriculation, il est possible de faire peser ces dépenses sur la société : on parle de reprises des frais engagés pour le compte de la société. 
• Ces frais doivent répondre à certaines conditions : être réalisés pour le démarrage de la société, indiqués que la société est en cours de formation.