En 2019, l’INSEE révélait que près d’un indépendant sur cinq était dépendant économiquement de sa relation avec un unique client ou organisme tiers (sondage auprès de 3,1 millions d’indépendants). La position des indépendants a toujours été précaire, mais on oublie parfois à quel point elle est contraignante et à quel point les risques existent pour les indépendants.
Les dégâts que peuvent causer les impayés en particulier (ou pire, un client insolvable), représentent peut-être la plus grande menace qui guette l’indépendant.
Dans cet article, Me Camille Mirabel-Chambaud, avocate partenaire de Captain Contrat, nous rappelle les risques souvent rencontrés par les indépendants... et vous livre ses conseils exclusifs pour les anticiper et y faire face.
Les 5 conseils de Me Mirabel-Chambaud pour gérer votre activité de travailleur indépendant
L'indépendant est seul dans la gestion de sa société et son patrimoine personnel souvent exposé. Voici 5 conseils pour éviter les risques propres aux indépendants.
Un indépendant qui se lance et s’apprête à démarrer une prestation pour son premier client doit absolument transmettre au préalable un devis accompagné de conditions générales de vente (CGV) à son client ou détenir un contrat signé par ce client. C’est là mon premier point d’attention : ne jamais démarrer de prestations sans ces documents.
Bien entendu, ces deux documents doivent être rédigés en bon et due forme et reprendre les mentions obligatoires.
Mon second conseil, c’est de garder un maximum de traces écrites de vos échanges avec vos clients, comme des emails par exemple.
S’il est fréquent que vous ayez des clients au téléphone, n’hésitez pas à renvoyer un mail récapitulatif de votre conversation pour confirmer ces échanges : “Cher(e) Monsieur/Madame, suite à l’échange téléphonique de ce jour, nous avons abordé tel point et tel point, etc.”.
C’est un moyen simple et professionnel de vous protéger face à de potentiels litiges et vous laisse la possibilité de mettre rapidement fin à de simples malentendus avec votre client.
Troisième conseil : prenez soin de bien vérifier si, in fine, votre client possède ou non des conditions générales d’achat (CGA). Ce point est souvent négligé, pourtant cela peut très vite révéler des points bloquants pour la suite de votre relation contractuelle, notamment sur la facturation.
Quatrième conseil, si vous exercez en tant que prestataire de service, il est important d’évaluer correctement la valeur de votre service. Vous aurez probablement besoin de considérer le temps que vous allez passer sur cette prestation, la rareté de l'expertise que vous proposez, la valeur que votre travail aura pour votre client, les ressources de votre client et l'importance que la réalisation de ce projet a pour lui, etc.
- Commencez par évaluer le temps que vous allez passer sur la prestation. Il faut se demander si vous allez facturer à l’heure ou au forfait. La facturation à l’heure peut vite faire peur au client : il n’a pas la main sur le temps que vous ou un autre prestataire allez passer. Rappelez-vous que le client n’est pas expert dans votre domaine, il est donc difficile pour lui d’évaluer le nombre d’heures nécessaires pour réaliser le travail attendu. Attention donc à la manière de communiquer et d’informer votre client.
- Pour une facturation au forfait, il faut faire au plus juste, sachant que vous pourrez parfois vous retrouver perdant. L’évaluation de la valeur de votre prestation dépend beaucoup des secteurs d’activités et du profil de votre client. Évitez, par exemple, d’être trop bas sur le marché pour une grosse société cliente au risque de perdre en crédibilité. Inversement ne soyez pas trop élevé face à un particulier qui ne récupèrera jamais la TVA.
C’est finalement en fonction du temps passé, du profil du client et de l’expérience de chaque prestataire que vous pourrez évaluer au mieux votre service.
Et pour éviter tout risque, prévoyez des règles d'acomptes.
Enfin, cinquième et dernier conseil : ne négligez pas les bases de votre juridique.
D’expérience, je peux vous dire que je rencontre deux types de profils.
Les premiers me consultent au moment où ils se lancent parce qu’ils veulent que les choses soient bien faites. Ils sortent généralement d’incubateurs dans lesquels la pédagogie sur le juridique était de rigueur (ou ils ont bénéficié des conseils de pairs, à moins qu’ils soient tout simplement prévoyants). Quelle qu’en soit la raison, ils ont le bon réflexe, et installent dès le début les sécurités nécessaires pour protéger leur projet.
Le deuxième type de profil exerce depuis plusieurs années. Il s’agit d’entrepreneurs qui se retrouvent obligés de me consulter parce qu’ils n’ont pas protégé leur activité à ses débuts… et ils en font maintenant les frais.
Pour les indépendants, ces bases juridiques qui vont les protéger une fois leur activité lancée n’est pas une option : les risques sont réels.
Les risques pour les indépendants (et les solutions pour les adresser)
Que se passe t-il si, demain, vous vous blessez, tombez malade et vous retrouvez contraint de vous mettre en arrêt pendant plusieurs jours ? Ou en cas de rupture du contrat par le client, comment gérer ce manque à gagner ?
Autant de risques auxquels les travailleurs indépendants se retrouvent trop souvent confrontés.
1/ L’incapacité de l’indépendant à honorer son contrat
L’une des difficultés inhérentes au statut d’indépendant, c’est justement cette indépendance, cette solitude.
Que faire si, demain, vous vous retrouvez soudain dans l’incapacité de travailler ? C’est une situation malheureusement banale qui peut se produire pour une multitude de raisons : arrêt maladie, blessure, etc.
Comment faire pour continuer à honorer vos engagements auprès de vos clients ?
Mon premier conseil est de prévoir dans votre arsenal juridique une clause de sous-traitance (que ce soit dans votre contrat ou dans vos CGV).
Cette clause vous permettra de sous-traiter tout ou une partie de vos dossiers et prestations durant votre incapacité. Vous vous engagez vis à vis du client à poursuivre l’état d’avancement de votre contrat avec un sous-traitant ayant les mêmes prérogatives, les mêmes qualités et la même expérience que vous.
Sans cela, vous risquez de paralyser votre relation avec votre client et que celui-ci se désengage, mécontent de surcroît.
(Ceci dit, je recommande souvent à mes clients, travailleurs indépendants, de rester référents auprès de leur clientèle dans ce type de situation. C’est à dire, de continuer à gérer les échanges et d’être le contact privilégié avec votre client. Ce dernier vous a choisi pour honorer une prestation et non votre sous-traitant. Il est donc important de maintenir ce lien de confiance.)
Cette clause de sous-traitance vaut aussi en cas de surmenage, de “coup de bourre”. Si demain, deux gros dossiers vous sont proposés et qu’il vous est impossible de refuser, la clause pourra vous permettre d’honorer vos deux engagements de concert.
Autre solution en cas d’incapacité liée à un arrêt de travail
Notez que la couverture en cas d’arrêt maladie est très faible. Et les conditions pour y bénéficier sont strictes : il faut être inscrit à la sécurité sociale des indépendants et être à jour de vos cotisations.
Raison pour laquelle il est primordial de bien vous assurer, en faisant appel s’il le faut à des mutuelles/assurances privées.
Enfin surtout, ne négligez pas le niveau de votre trésorerie et essayez de cumuler au moins 3 mois d’avance sur celle-ci.
2/ La rupture abusive du contrat par le client
Le travailleur indépendant n’est pas à l’abri d’une rupture abusive du contrat par son client. Le problème se pose évidemment moins en cas de prestation “one shot”. La marchandise est livrée en une fois, l’indépendant se fait payer.
Ce qui n’est pas le cas pour une prestation dite à exécution successive.
Prenons l’exemple d’un travailleur indépendant, développeur de site internet. Comment faire si au beau milieu de la réalisation de la maquette, le client change d’avis et décide de stopper la prestation ? Le prestataire risque de perdre le temps de travail déjà réalisé pour le compte de son client.
Pour éviter ce manque à gagner, il est très important de prévoir un acompte dès la signature du contrat. Puis, par la suite, de prévoir un paiement échelonné en fonction de l’avancée de la prestation, comme le paiement de 20% du prix à chaque étape. C’est à la fois sécurisant pour le prestataire qui ne risque pas de travailler pour rien, et bénéfique pour le client qui profite d’un paiement échelonné et évite de devoir sortir une grosse somme d’argent en une fois.
3/ Les cessions de droits de propriété intellectuelle
Je constate également souvent des prises de risque sur les cessions de droits de propriété intellectuelle. In fine, je m’aperçois dans la pratique, que nombreux sont les indépendants à ne pas penser à (ou à ne pas savoir qu’il faut) céder ou acquérir des droits pour l’utilisation d’un logo par exemple. De même, l’indépendant qui fait du développement informatique se doit de se renseigner auprès de son client sur ce qu’il compte faire de cette propriété. Si ce dernier souhaite la céder, le prestataire peut être rémunéré en échange
Enfin le risque le plus tristement connu : le cas des créances impayées
Zoom sur : la problématique des créances impayées, ce fléau
Il s'agit souvent du risque numéro 1 chez les indépendants.
Dans ce type de situation, il est important de garder la tête froide. Vous aurez bien souvent intérêt à préserver la relation commerciale avec votre client.
Après tout, les causes d’un retard de paiement peuvent être diverses et rapidement rattrapables.
Votre client peut par exemple faire face à de petits manques provisoires de trésorerie. Ou, parce que votre client est une société d’une certaine taille, avec un nombre important d’interlocuteurs différents, se retrouver pris dans une certaine inertie au niveau des prises de décisions opérationnelles ou dans l’exécution des paiements. En somme, des causes qui ne signifient pas une “non intention” de vous rémunérer pour votre travail
La première chose à faire c’est d’envoyer un email cordial, rappelant à votre client que la facture reste à ce jour impayée.
Si au bout d’une semaine, le mail reste sans réponse, un second courriel plus strict s’impose ou un appel téléphonique.
À ce stade, si aucune réponse n’est constatée de la part du client, il est admis de considérer que celui-ci est de mauvaise foi.
Dès lors, l’objectif n’est plus à la préservation de la relation commerciale, mais au recouvrement de votre créance.
C’est à ce moment là qu’une lettre de mise en demeure officielle d’avocat peut être envoyée, reprenant les termes du contrat, précisant que la prestation a été correctement réalisée, le tout accompagné d’une date limite de règlement. Dans près de 90% des situations, la lettre d’avocat suffit et le client paye.
Mais comment faire pour les 10% restants ?
C’est à ce moment là que votre arsenal juridique de base est très important. Vos documents commerciaux doivent être irréprochables. En effet, la suite de la procédure dépendra des pièces que vous serez en mesure de communiquer, à savoir : un devis contresigné, un contrat signé, une copie de la lettre de mise en demeure d’avocat, le bordereau de recommandé associé, etc.
Vous pourrez avoir recours à une procédure d’injonction de payer. Cette procédure plus rapide et plus facile vous permet d’éviter l’issue ultime face au juge avec le principe du contradictoire et toutes les conséquences que cela implique.
In fine, si tout se passe bien suite à cette procédure, le juge rendra une ordonnance autorisant un huissier à aller chercher la créance due. C’est le moyen le plus simple et le moins cher de recouvrer sa créance.
Comment utiliser l’arsenal juridique pour se protéger ?
Le travailleur indépendant qui se retrouve face à un impayé durant plusieurs mois, ou à une rupture de contrat de la part de son unique client, risque à terme de devoir fermer son entreprise.
Du jour au lendemain, l’indépendant se retrouve sans rentrée d’argent, le client avec qui il réalisait 90% de son chiffre d’affaires ne paie plus, mais l’URSSAF et les cotisations sociales ne s’arrêtent pas ! C’est pourquoi il faut faire très attention à prévoir et anticiper les solutions : paiement échelonnés, acomptes, contrats commerciaux en béton...
D’une manière générale, il est très important de ne pas négliger votre juridique. Beaucoup de mes clients venaient me consulter à reculons, avec l’idée que le juridique est complexe, lourd et finalement pas très utile.
Or beaucoup de choses peuvent être anticipées sans que cela ne coute cher. Mon objectif est de montrer que je suis là pour mes clients, et j’apparais comme un véritable partenaire pour eux.
Ils comprennent très vite que le juridique est une force. C’est un gage de crédibilité, de sérieux et de confiance pour les clients : les documents avec lesquels vous échangez avec vos clients reflètent votre sérieux et peuvent faire la différence, face à d’autres prestataires qui ont “bricolé” ces éléments clés de leur business.
En cadrant votre juridique, vous en faites une valeur et réduisez les risques qui pèsent sur votre activité d'indépendant. C’est la preuve auprès de vos clients que vous êtes structuré et sérieux, et la possibilité pour vous de vous concentrer sur votre valeur ajoutée : créer, développer, approcher de nouveaux clients et développer votre chiffre d’affaires.
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