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Le siège social d’une société détermine l’adresse officielle d’une entreprise, son domicile juridique. Son importance est autant juridique que pratique. Il est possible de modifier cette adresse au cours de la vie de l’entreprise, par exemple en cas de déménagement de la société. Il convient alors d’effectuer le changement d’adresse de celle-ci. Intéressons-nous au déroulement de la procédure de transfert de siège social.
Le siège social d’une société
Toute société possède obligatoirement un siège social. C’est dernier renseigne l’emplacement géographique de l’entreprise. Cette adresse est mentionnée dans les statuts, sur l’extrait Kbis de la société ainsi que sur tous autres documents (factures, courriers, devis, etc.). Le siège social correspond généralement au lieu de direction de la société où sont prises les décisions stratégiques.
Une société ne peut posséder qu’un seul siège social qui peut-être fixé au domicile personnel d’un dirigeant, dans un local propre, au sein d’une pépinière d’entreprises ou bien auprès d’une société de domiciliation. Le choix de cette adresse officielle doit être réfléchi puisqu’il déterminera la nationalité de la société ainsi que la loi applicable et le tribunal compétent.
La procédure de changement d’adresse de la société
Cette procédure de changement d’adresse du siège social de la société se fait en 3 étapes.
La modification des statuts de la société
Le changement du siège social d’une société entraîne la modification des statuts de la société et ce quelle que soit la forme de celle-ci. Le changement d’adresse de la société nécessite une décision préalable de l’organe compétent pour acter de la décision du changement d’adresse de la société. L’organe compétent varie selon la forme sociale de l’entité.
Dans une société à responsabilité limitée (SARL), la modification du siège social est en principe décidée par l’assemblée des associés. Les statuts peuvent néanmoins prévoir que le gérant est en mesure de prendre cette décision de lui-même à condition qu’elle soit, par la suite, ratifiée par l’assemblée des associés.
Dans une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), c’est l’associé unique qui, par principe, décide du changement de siège social de l'EURL. Toutefois les statuts peuvent prévoir que le gérant prenne lui-même la décision si elle est ensuite ratifiée par l’associé unique.
Dans une société par actions simplifiée (SAS), l’organe compétent pour acter du changement de siège social est prévu par les statuts. Il peut s’agir du président ou de l’assemblée des associés par exemple. Il en va de même dans une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU).
Dans une société civile, c’est l’assemblée générale extraordinaire des associés qui décide du changement de siège social.
La décision relative au changement du siège social de la société sera formalisée par un acte rédigé par l’organe compétent (procès-verbal d’assemblée ou décision du représentant légal de la société).
La publication du transfert
Suite à la décision de changement d’adresse, vous devrez publier un avis de transfert du siège social dans un délai d’un mois dans un journal d’annonces légales. Cet avis devra faire apparaître l’adresse de l’ancien siège social et celle du nouveau afin d’en informer les tiers.
Si le transfert du siège a lieu dans le ressort du même tribunal alors l’avis sera publié dans le même journal d’annonces légales (JAL). Si le transfert a lieu dans un département différent, l’avis devra être publié dans le JAL du département départ et dans le JAL du département d’arrivée.
La déclaration du transfert de siège social
La modification de l’adresse du siège social nécessite ensuite une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ainsi, il s’agit de faire une déclaration au greffe du tribunal de commerce situé dans le ressort du nouveau siège social ou auprès du centre de formalités des entreprises (CFE).
À partir du 1er janvier 2023, tous les entrepreneurs doivent déclarer leurs formalités sur le site du Guichet unique. Les formalités concernées sont liées à la création d’entreprise, les modifications ou la cessation d’activité. Le Guichet unique se substitue aux 6 CFE (Centres des Formalités des Entreprises) existants, à savoir :
- la Chambre de commerce et d’industrie (CCI) ;
- la Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA) ;
- le greffe du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant commercialement ;
- la Chambre d’agriculture ;
- l'Urssaf ou la caisse de Sécurité Sociale ;
- le service des impôts aux entreprises.
Ce portail internet est opéré par l’INPI (l’Institut National de la Propriété Industrielle).
Les documents requis pour le transfert de siège social
La demande de modification du siège social auprès du registre du commerce et des sociétés doit être accompagnée de plusieurs documents afin d’être recevable et mettre à jour le Kbis de l’entreprise.
Il convient donc de communiquer :
- les statuts à jour, datés et certifiés conformes à l’original par le dirigeant ;
- la décision de transfert de siège social certifiée conforme par le représentant légal ;
- un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, facture d’électricité, etc.) ;
- l’avis paru au journal d’annonces légales, le cas échéant l’attestation de parution ;
- le pouvoir du représentant légal dans le cas où il n’aurait pas lui-même signé les documents ;
- le formulaire M2 complété.
Cette procédure de transfert de siège social ne s’applique que pour un transfert effectué en France et non pour un transfert vers l’étranger ou de l’étranger.
Vous avez désormais connaissance de la procédure à suivre afin de procéder au changement de siège social de votre société. Captain Contrat vous accompagne dans vos démarches de transfert de siège social.
