Entrepreneurs: comment gérer les congés d’été ?

L’été, les salariés veulent souvent partir en vacances en même temps. Comment gérer au mieux cette période spéciale de l’année afin d’éviter que l’entreprise ne s’arrête tout en profitant de l’accalmie pour la réorganiser au mieux pour la rentrée ?

Quelles contraintes légales pour les congés d'été ?

Selon le code du travail, chaque salarié doit bénéficier d’un congé principal d’au moins 12 jours ouvrables (article L3141-18) du 1er mai au 31 octobre de chaque année, à l’exception d’une dérogation prévue par la convention collective, accord collectif ou usages contraires.

L’entreprise doit informer son personnel de la période de prise des congés au moins deux mois à l’avance, et l’ordre des départs doit être communiqué à chaque collaborateur un mois à l’avance.

L’employeur doit prendre en compte la situation de famille des bénéficiaires sachant que les conjoints travaillant dans la même entreprise (et pacsés) ont droit à des congés simultanés. La loi accord aussi une priorité aux personnes qui ont le plus d’ancienneté ainsi qu’aux salariés multi-employeurs.
Les éléments qui précèdent sont prioritaires devant l’ordre de demande de congés payés.

Une fois ces éléments légaux connus, tout doit être fait afin que les congés d’été ne causent pas de désordre et de mésentente dans l’entreprise.

Organiser les congés d'été à l'avance

La première chose à faire est d’anticiper la situation et les demandes des salariés afin d’éviter de se retrouver coincé. Si l’entreprise a une certaine taille, les tableaux de bords RH permettent facilement de voir le solde des congés des collaborateurs de l’entreprise. Pour les petites entreprises, si vous n’avez pas un tel tableau (il existe des modèles excel faciles à utiliser), c’est une erreur qu’il faut vite réparer. Cela vous évitera non seulement des problèmes de congés à prendre, de reports de congés mais vous permettra aussi d’éviter d’autres déconvenues plus pénalisantes en cas de prud’hommes.
Parmi vos employés, certains ont forcément plus de jours de vacances à solder que d’autres. Incitez les à consommer leurs jours, surtout si ces salariés sont importants, afin d’éviter de vous retrouver sans eux lors d’une période économique plus importante.

Optimiser la prise de congés est aussi du management ! Dans toute entreprise, il y a des travaux et attitudes obligatoires. Vous devez informer tous les membres de votre entreprise de ces contraintes (projets urgents, permanences, obligations). Plus tôt les salariés qui seront d'astreinte le savent, mieux c’est. Si les gens ne parviennent pas à se mettre d’accord entre eux, alors vous devez établir des priorités et peut-être favoriser les congés des soutiens de familles ou des gens qui ont des enfants scolarisés quand ces derniers le souhaitent.

N'oubliez pas les salariés dont les conjoints ont des vacances imposées. Pensez à tenir un historique de ces choix afin de ne pas avantager tout le temps les mêmes.

Le problème de la permanence

Dans l’immense majorité des cas, les entreprises se doivent commercialement d’assurer une permanence pendant les congés d’été.
Les technologies modernes permettent de renvoyer facilement les appels téléphoniques ainsi que les mails où l’on veut. Agendas et prises de rendez-vous peuvent facilement être synchronisés. Ceci permet d’organiser une permanence à peu de frais et moins de personnels qu’il y a quelques années. Pensez aussi à mettre en place et vérifier que tous les collaborateurs ont mis en place des répondeurs téléphoniques et mails qui si ils ne renvoient pas vers quelqu’un d’autre avertissent de la durée de leur absence et de leur retour.

Déléguez vos propres tâches

Parfois plus que les employés, le directeur général, gérant, CEO doit cesser de travailler pendant l’été. Cela lui permet d’être plus lucide, imaginatif et organisé à la rentrée et surtout de récupérer des tensions accumulées en hiver et au printemps. Certes, il est difficile de déléguer, notamment dans la culture « PME » française mais voyez l’été comme une occasion pour apprendre à le faire. Commencez par donner des directives claires par exemple selon l’acronyme MCPCO ( Mission, Client, Points particuliers, Conduite à tenir, Où me joindre au cas où).

N’hésitez pas à lâcher du lest et à responsabiliser ainsi quelques personnes. Pour croitre, une entreprise ou même un service ne doit pas dépendre d’une seule personne. Utilisez l’été pour tester ceci et développer des responsabilités et compétences chez vos collaborateurs.