Fin de contrat : quelles sont les formalités à la charge de l’employeur ?

Lorsqu’un contrat de travail arrive à son terme, un certain nombre d’obligations administratives pèsent sur l’employeur. Démarches à accomplir, documents à remettre pour formaliser la rupture de sa relation avec le salarié… Le point sur les formalités courantes dans le cadre de la fin d'un contrat de travail.

Pour quelles raisons un contrat peut-il prendre fin ?

Un contrat de travail peut prendre fin soit parce qu’il arrive tout simplement à son terme – dans le cas d’un contrat à durée déterminée (C.D.D.) ou d’un contrat d’apprentissage, par exemple –, soit parce qu’il fait l’objet d’une rupture anticipée. Parmi les principales causes de rupture anticipée, retenons :

• Le licenciement (pour motif économique, pour faute simple ou faute grave, pour inaptitude, en cas de force majeure…) ;
• La rupture conventionnelle (accord entre les parties) ;
• La démission ;
• L’embauche du salarié en C.D.I. dans une autre entreprise.

Quels sont les documents à remettre au salarié en fin de contrat ?

Certains documents sont strictement obligatoires, d’autres sont à remettre au salarié seulement dans certains cas précis. En théorie, le salarié doit les recevoir le jour de la fin du contrat ou au moment de la rupture officielle de celui-ci (c’est-à-dire après la période de préavis). Mais dans les faits, il n’est pas rare que l’employeur s’impose un délai pour remettre les documents de fin de contrat. De manière générale, ce délai n’excède pas quinze jours.

Documents obligatoires

Quelle que soit la raison pour laquelle le contrat de travail prend fin, l’employeur doit obligatoirement délivrer au salarié trois types de documents : un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte, une attestation Pôle emploi.

Certificat de travail

Le certificat de travail doit notamment faire mention :

• Du nom du salarié et du nom de l’entreprise ;
• Des dates d’entrée et de sortie du salarié, incluant la période d’essai et le préavis (même s’il n’est pas effectué) ;
• De la nature de l’emploi occupé ;
• Des droits acquis par le salarié sur son compte personnel de formation (CPF), anciennement droit individuel à la formation (DIF), le cas échéant(5).

Sauf licenciement pour faute lourde ou départ en retraite, le salarié peut demander, durant son préavis ou à l’expiration de son contrat de travail, à bénéficier des heures de formation acquises et non utilisées pour suivre une formation, réaliser un bilan de compétences ou encore se faire accompagner dans son projet de reprise ou de création d’entreprise.

Reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte répertorie dans le détail l’ensemble des sommes dues au salarié à l’expiration du contrat de travail. Outre le dernier salaire à percevoir, ces sommes peuvent correspondre à des heures supplémentaires, à une prime ou encore à des indemnités (indemnité de congés payés ou de licenciement, indemnité compensatrice de préavis…). Ce reçu doit impérativement être daté. En effet, cela permet de définir la date à laquelle le salarié n’est plus en mesure de le contester devant le conseil de prud’hommes, sachant que le délai de contestation est fixé à :

• 6 mois si le salarié signe le reçu ;
• 3 ans s’il ne le signe pas.

Attestation Pôle emploi

L’attestation Pôle emploi permet au salarié d’exercer son droit à l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) ou assurance chômage, le cas échéant. La démarche pour obtenir cette attestation diffère selon le nombre de personnes employées dans l’entreprise. À partir de 11 salariés, l’employeur doit obligatoirement remplir l’attestation en ligne, depuis l’espace employeur de Pôle emploi. Jusqu’à 10 salariés, il peut aussi faire sa demande au guichet de l’agence Pôle emploi dont il dépend. Dans tous les cas, il est préférable d’opter pour une attestation en ligne, via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Car à compter du 1er janvier 2022, ce sera le seul recours possible pour produire des attestations employeur.

Documents annexes éventuels

Dans certaines situations, l’employeur doit également prévoir un état récapitulatif d’épargne salariale et/ou une notice d’informations. Explications.

État récapitulatif d’épargne salariale

L’état récapitulatif d’épargne salariale est exigible en l’existence d’un système d’épargne collectif dans l’entreprise. Ce document vise à informer le salarié sur les sommes qui lui sont dues au titre des bénéfices (participation sous forme de quote-part) ou de la performance (prime d’intéressement) de l’entreprise.

La notice d’informations

À la fin de son contrat de travail, le salarié peut continuer à bénéficier, pendant 12 mois maximum, de la complémentaire santé d’entreprise s’il en avait souscrit. On parle de portabilité de mutuelle. L’employeur est alors tenu de lui adresser une notice d’informations détaillant les conditions d’application de la portabilité. Ce droit n’est ouvert qu’aux salariés remplissant certaines conditions :

• Ne pas avoir été licencié pour faute lourde ;
• Être éligible à l’assurance chômage à la cessation du contrat de travail.

Quid de la clause de non-concurrence ?

Une clause de non-concurrence peut être prévue dans le contrat de travail. Le concept, en deux mots ? Moyennant une contrepartie financière (indemnité compensatrice), le salarié voit sa liberté d’exercer des fonctions équivalentes limitée dans le temps au sein d’une zone géographique donnée, une fois le contrat de travail rompu. L’employeur est alors tenu de verser cette fameuse indemnité compensatrice périodiquement ou en une seule fois, selon les termes prévus au contrat.

Fin de contrat : d’autres points à considérer

Lorsque le salarié a effectivement quitté l’entreprise, il faut également penser à :

• Actualiser le registre du personnel(9), en renseignant la date de sortie du salarié ;
• Via la DSN, déclarer cette sortie dans la déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) – obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés ;
• Demander au salarié la restitution du matériel mis à sa disposition (téléphone, ordinateur portable, clés, catalogues de vente…).

En cas de manquement à ses obligations, l’employeur peut être condamné au versement de dommages-intérêts en faveur du salarié, voire à une amende. Se faire accompagner par un avocat en droit du travail peut être judicieux, en particulier lorsque la fin du contrat s’inscrit dans le cadre d’une procédure de licenciement. Avec Captain Contrat, entourez-vous des meilleurs experts tout en profitant de tarifs transparents !

En résumé

• Documents à remettre obligatoirement : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi.
• Documents « facultatifs » (selon la situation) : état récapitulatif d’épargne salariale, notice d’informations relative à la portabilité de mutuelle.
• En l’existence d’une clause de non-concurrence dans le contrat de travail, ne pas oublier le versement de l’indemnité compensatrice.