Les formalités liées au changement de siège social d'une société

De multiples raisons peuvent vous amener à réaliser le changement de votre siège social : déplacement personnel, nécessité de vous rapprocher de votre centre d'activité, souhait de changer de tribunal de commerce compétent, fiscalité...

Cela entraine notamment des démarches qu'il faut respecter, tant dans une société en cas de transfert de siège qu'en auto-entreprise en cas de nouvelle domiciliation. Dans tous les cas, votre projet de transfert de siège devra passer par trois questions incontournables : où transférer le siège, qui prend la décision et comment, et quelles formalités doivent être accomplies ?

Où transférer son siège social ?

Le siège social est le lieu de direction effective et de fonctionnement des organes de la société. En d’autres termes, il s’agit du lieu où se prennent les décisions stratégiques de votre société. Ce lieu peut tout à fait différer du lieu de production. Une entreprise est donc susceptible d’avoir un siège social dans lequel on retrouve un centre administratif plus ou moins étoffé mais aussi dans lieu différent un centre technique, un entrepôt ou encore une usine de production. Comme le nom de la société, les statuts doivent mentionner le siège social, c’est la raison pour laquelle on parle de siège statutaire. L’adresse du siège emporte de nombreuses implications puisqu’elle permet de déterminer les tribunaux territorialement compétents dont la société dépend. A plus grand échelle, cela permet de déterminer le droit applicable à une société.

Comme une personne physique qui est amenée à changer de domicile, une entreprise peut bien évidemment déplacer son siège social. En revanche, cette décision a pour corollaire une modification des statuts.

Le siège social de la société peut être déplacé à différents endroits :

• Dans le même département que celui du siège social précédant ;
• Dans un département limitrophe ;
• Dans un autre département français ;
• ou encore à l’étranger ! 

Physiquement, le siège social pourra être transféré dans différentes localisation :

• Au domicile du représentant légal de la société, qu'il l'ait en pleine propriété en via une location.  A noter que si par principe vous bénéficiez d’un droit à la libre domiciliation, vous devez toutefois vérifier qu’aucune disposition légale, réglementaire ou statutaire vous empêche d’établir votre siège social chez vous (ex : clause du contrat de bail précisant que le bail n’est accordé qu’à titre de logement pour un usage civil). Si ce devait être le cas, vous aurez tout de même le droit d’établir votre siège à titre provisoire (5 ans maximum) si vous n’y réalisez pas votre activité, mais vous contentez d'y gérer votre société.
• Dans un local commercial acquis en pleine propriété ou simplement loué à titre onéreux ou gratuit (mise à disposition).
• Dans des locaux loués en commun par plusieurs entreprises, via un contrat de domiciliation.
• Dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises (ne marche que dans les groupes de société, entre société mère et société fille).

Le changement de siège social à l’étranger

Une entreprise peut également faire le choix de s’exporter à l’étranger. Encore une fois ce choix n’est pas anodin, notamment si ce transfert s’accompagne d’un changement de domicile fiscal pour le dirigeant de l’entreprise. Dans ce cas précis, le dirigeant sera, également, redevable d’un certain nombre d’obligations, en particulier de s’acquitter d’une exit tax, mécanisme fiscal mis en place pour lutter contre l’évasion fiscale.

Quelles décisions doivent être prises ?

Le changement du siège social de votre société suppose deux décisions : d’une part, la décision de transfert stricto sensu, et d’autre part, une décision corrélative de modification des statuts, ceux-ci devant préciser le siège social de la société.

L’organe de la société compétent pour prendre cette décision va varier en fonction de la forme sociale de votre société :

• Dans une SA, la Loi Sapin II est venue opérer une extension de compétence du Conseil d’administration ordinaire de la SA en matière de transfert de siège social. Autrefois seulement compétent pour autoriser le transfert de siège social dans le même département, ou dans un département limitrophe, le Conseil est désormais investi du pouvoir de décider le transfert sur l’ensemble du territoire français.
• Dans une SAS, ce sont les statuts qui déterminent quel organe est compétent pour décider du transfert de siège social d'une SAS, et s’il s’agit d’un organe collégial, selon quelles modalités et règles de quorum et majorité !
• Dans une SARL, le transfert de siège doit être décidé par l’assemblée générale extraordinaire des associés. Toutefois, dans le cas où le transfert de siège serait réalisé dans le même département ou un département limitrophe, le gérant seul est en droit de décider du transfert, sous réserve que sa décision soit ultérieurement ratifiée par l’assemblée générale extraordinaire des associés.
• Dans une SCI, le changement de siège social doit être voté à la majorité par l’Assemblée générale suite à l’appel du gérant.

Quelles formalités doivent être accomplies pour changer mon siège social ?

Une fois qu’a été prise la décision de transfert du siège social, constatée par un « acte modificatif » (PV d’AG, PV du CA, décision écrite et signée du président…), la société a un mois pour réaliser les formalités de publicité, quel est le coût d'un transfert de siège social ?

• Publication d’un avis de modification du siège social dans un journal d’annonce légal (environ 200€), qui précise l’ancien et le nouveau siège social de la société. Lorsque le Tribunal de Commerce compétent pour la société reste inchangé ( = même département), l’avis est publié dans un journal d’annonce légal du département. En revanche si le ressort change (département différent), il est nécessaire de publier deux avis (200 * 2 = 400 €) : l’un dans un journal d’annonces légales du département d’origine, et un autre dans un journal d’annonces légales du nouveau département. Voici les éléments qu'il convient de mentionner dans la publication : 

1. La forme juridique
2. le montant du capital social et dans le cas d’une société à capital variable, il faut indiquer le montant minimum,
3. l’adresse du nouveau siège social,
4. l’objet social à indiquer d’une manière sommaire,
5. la durée de constitution de la société,
6. le montant en numéraire des apports,
7. la description sommaire et l’appréciation des apports. les noms, prénoms courants et domiciles des associés qui sont tenus indéfiniment et solidairement des dettes sociales de la société.
8. l’adresse et le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de l’ancien siège social ;
9. l’indication du RCS où la société sera immatriculée suite au transfert de son nouveau siège social.

Dépôt d’un dossier de modification au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre nouveau siège social.

Ce dossier de modification doit comprendre l’acte modificatif en un exemplaire, accompagné :

1. D’un exemplaire des statuts mis à jours, datés et certifiés conformes à l’original par le représentant légal de votre société.
2. D’un formulaire M2 « déclaration de modification – personne morale » complété.
3. D’un justificatif de jouissance de vos nouveaux locaux.
4. De l’attestation de parution de votre avis dans le ou les journaux d’annonces légales.
5. Si le signataire de la formalité de dépôt n’est pas le représentant légal, d’un pouvoir conféré à ce dernier.
6. Si vous avez changé de tribunal de commerce compétent, il vous faut en plus rajouter un exemplaire de la liste des sièges sociaux antérieurs, certifié conforme à l’original par le représentant légal.
7. D’un règlement de 184,91€ si vous ne changez pas de tribunal de commerce compétent, ou de 251,05€ si vous changez de ressort. Ces frais couvrent les émoluments du greffe, les frais d’INPI, la TVA et l’insertion au Bodacc.