Changement de siège social : pourquoi passer par un avocat ?

Toute entreprise dispose d'un siège social, il s'agit du domicile de la société. C’est cette adresse qui figure sur toutes les factures et autres documents de l’entreprise. Mais de la même manière qu’il est possible de déménager de son lieu d’habitation, il est également possible de changer de siège social. De nombreuses situations peuvent contraindre un entrepreneur à faire ce choix : proximité entre le domicile personnel du représentant légal et le siège social, besoin d’un local plus grand, une perspective d’affaires dans une autre localité, etc. Quelle que soit la raison, la loi prévoit une procédure stricte à suivre en cas de transfert de siège social.

Procédure de changement de siège social

Comme nous venons de le souligner dans notre introduction, la loi prévoit clairement la procédure qui doit être suivie en cas de changement de siège social. Il convient de distinguer trois étapes : la prise de décision qui diffère en fonction des différentes formes juridiques, la publication au Journal des annonces légales, les formalités au CFE ou au greffe du tribunal compétent.

La prise de décision

C’est la première étape du processus. Il consiste à prendre la décision de changement de siège social et à produire un acte pouvant témoigner de cette décision. En effet, le transfert entraîne une modification des statuts de l’entreprise. Par conséquent, la décision ne doit pas être prise par n’importe quelle personne travaillant au sein de l’entreprise.
Pour certaines sociétés comme les Sociétés anonymes (SA) ou les Sociétés à responsabilité limitée (SARL), c’est l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire (AGE) des associés qui prend la décision de changement de siège social. Par conséquent, cette AGE doit être obligatoirement convoquée pour que la décision soit approuvée par l'ensemble des associés. Toutefois, il peut arriver que le conseil de surveillance ou le conseil d’administration d’une SA ou encore le gérant d’une SARL prenne la décision de transfert sous réserve de sa ratification par l’AGE des associés. C’est le cas lorsque le transfert se fait vers un lieu situé dans le même département ou dans un département limitrophe.
Pour d’autres types de sociétés, comme la Société par actions simplifiée (SAS), une assemblée générale n’est pas nécessaire. L’organe habileté à prendre une décision comme celle du changement de siège social de la SAS est déjà désigné par les statuts, à la constitution de la société. C’est donc à cet organe qu’il revient la charge de prendre la décision.
Lorsque la décision est prise, les associés ou l’associé unique procèdent aux modifications statutaires corrélatives et produisent l’acte constatant la décision (procès-verbal ou autres).

La publication aux Journal des annonces légales

Une fois que la décision de transfert est prise, on doit publier un avis de modification au Journal des annonces légales (JAL). Le but, c’est d’informer les tiers de la modification effectuée au niveau de l’entreprise. Pour ce faire, l’entrepreneur ou le gérant rédige l’avis qu’il publie dans le JAL du lieu du siège social de l’entreprise. Si le transfert se fait vers un lieu localisé dans un autre département, deux avis doivent être publiés : un premier dans le JAL du lieu de départ de l’entreprise et un second dans le JAL du lieu d’arrivée. L’avis doit préciser toutes les informations relatives aux modifications effectuées.

Le dépôt au centre de formalités des entreprises (CFE)

Suite à la publication de la décision au JAL, il faut procéder à un dépôt de dossier au CFE dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise. Le dépôt se fait donc dans le même CFE que celui dans lequel ont été effectuées les précédentes formalités de l’entreprise (pour le cas où le transfert n’implique pas un changement de tribunal de commerce) ou dans le nouveau CFE (pour le cas où le ressort du tribunal change). Le CFE se charge de transmettre le dossier à chaque interlocuteur. Cependant, vous pouvez aussi directement faire un dépôt au greffe du tribunal de commerce compétent. C’est ce dernier qui procède à votre radiation auprès du RCS — Registre du commerce et des sociétés – précédent.

Détail non juridique mais qui a son importance: n'oubliez pas de faire un transfert d'adresse à la Poste ! Si vous pouvez également, demandez à un ancien voisin de vous garder l'éventiuel courrier qui arriverait à votre ancienne adresse. Bien des ennuis d'Urssaf et de RSI ont été causés par un déménagement non pris en compte.

L’avantage de l’accompagnement d’un avocat pour un changement de siège social

En découvrant la procédure décrite jusque-là, vous pouvez facilement comprendre que l’avocat n’est en aucun cas obligatoire. Les dirigeants d’une entreprise peuvent eux-mêmes suivre les différentes étapes pour réussir leur transfert de siège social. Toutefois, l’apport d’un avocat est en tout point bénéfique. 
En effet, comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de documents juridiques à produire dans le cadre du transfert de siège social : procès-verbal d’AGE, modification de statuts, remplissage de formulaire M2, etc. Chacun de ces documents doit respecter un formalisme donné pour être valide. Pour ne pas risquer donc de faire rejeter ces documents au dernier moment, il est indiqué de confier leur rédaction à un avocat.

Étant un spécialiste du domaine, celui-ci pourra les produire en évitant les divers pièges pouvant les invalider. Cela sécurise considérablement votre procédure et vous évite de perdre de temps.
Le recours à un avocat peut également s'avérer particulièrement utile lorsqu’un pacte d’associés a préalablement été rédigé. En effet, dans un tel cas, toute modification de l’entreprise doit se faire conformément à cet acte. S’il s’avère qu’une disposition de ce pacte est négligée ou mal interprétée au cours de ce processus, cela peut invalider toute la procédure. L’avis d’un avocat est donc toujours utile dans ces cas.
Faire appel à un avocat pour le transfert de votre siège social vous permettra ainsi de bénéficier du regard d'un expert afin de vous prémunir de toute erreur et ainsi d'assurer la réussite de votre projet. La présence d'un avocat, bien que non obligatoire reste un gage de réussite et de sécurité.