Gestion d'association : quelles sont les bases à connaitre ?

Ca y est, c’est fait, vous avez créé votre association, félicitations ! Et c’est maintenant que les choses sérieuses commencent : il s’agit de faire tourner la boutique, de gérer les comptes et la comptabilité, d’aller chercher des fonds, d’organiser les activités, de rassembler les personnes autour d’un projet, de coordonner les bénévoles, de faire connaître votre structure, etc.

Gérer les membres de son association

Une association, c’est avant tout de l’humain, des femmes et des hommes mobilisés autour d'un projet collectif. En tant que responsable associatif, il est indispensable pour le bon développement de votre structure de connaître les personnes qui gravitent autour et s’y engagent d’une manière ou d’une autre.

C’est la raison pour laquelle il est essentiel de garder une base de données propre et à jour. Pour autant, cela n’est pas forcément évident.

Voici nos conseils pour y arriver :

1. Identifiez la personne responsable de la base de données.
2. Déterminez les informations indispensables à récolter sur vos membres afin de pouvoir communiquer avec eux efficacement.
3. Déterminez des règles de saisie des informations : qui les saisit et comment ? Ce peut être à la fois une personne du bureau, un bénévole ou encore les membres eux-mêmes.
4. Assurez-vous que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont connaissance des règles du jeu, la manière de faire, et “do” et les “don’t”
5. Vérifiez que le détenteur de la base de données a la possibilité de contrôler l’ensemble des informations.
6. Si vous trouvez des erreurs de saisie, identifiez les personnes auteures de ces erreurs et formez-les à nouveau.
7. Assurez-vous que la base est mise à jour régulièrement (c’est plus facile de mettre en place des procédures au fil de l’eau que de devoir mettre à jour 500 fiches en même temps).
8. Faites plusieurs sauvegardes de votre base.
9. Sécurisez ses mots de passe pour assurer la confidentialité des informations.
10. Passez-vous d’Excel, source de nombreuses erreurs et limité en termes de partage.
    
    

Gérer une association : L’étape cruciale de la gestion des adhésions

Bien souvent, les adhérents sont le cœur des membres de l’association. Lorsque c’est le cas, les cotisations liées aux adhésions représentent une part importante des rentrées d’argent de l’association. La période de campagne d’adhésion est donc cruciale… et potentiellement semée d’embûches !

Pour cela, la possibilité de faire adhérer les membres en ligne représente une formidable opportunité. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie d’informations, de s’épargner la gestion de multiples chèques, etc.

Une simple recherche sur internet vous permettra de trouver divers outils pour vous accompagner dans cette étape et passer enfin des rentrées associatives sereines.

Comprendre les bases de la comptabilité pour votre association

C’est bien connu, toutes les associations n’ont pas le luxe de payer les services d’experts-comptables - et toutes n’en ont d’ailleurs pas besoin. Néanmoins, maîtriser les bases de la comptabilité d’association est indispensable à chaque dirigeant, ne serait-ce que pour comprendre ce à quoi les choses correspondent.

Premièrement, les petites associations peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie. Chaque mois, le trésorier somme les dépenses et recettes afin d’obtenir un résultat. C’est la méthode la plus simple pour voir si votre résultat concorde bien avec le montant en banque. Cependant cette méthode ne vous permet pas d’établir des états financiers de type bilan qui sont régulièrement demandés par les financeurs. 

Vous pouvez également utiliser la comptabilité d’engagement qui consiste à distinguer l’engagement (dette ou créance) du paiement. Ce qui vous offre la possibilité d’avoir une vision exacte de la situation financière de l’association.

Parlons maintenant “plan comptable”. Ce document est un référentiel commun qui permet à tout le monde de parler la même langue.

Le saviez-vous ? Il existe un plan comptable dédié aux associations : le Plan Comptable Associatif, le PCA pour les intimes. Ce document découpé en 8 catégories (classes de comptes) vous permet d’attribuer les mouvements comptables aux bonnes classes, offrant ainsi une lecture claire de l’activité de votre association.

Si votre trésorier n’est pas familier avec les notions de dettes et créances, exercice comptable, A-nouveau, clôture comptable, report à nouveau, etc., il sera certainement plus sage d’utiliser un logiciel comptable en ligne dédié aux associations.

Gestion d'une association : établir le budget prévisionnel 

Le budget prévisionnel n’est pas un document obligatoire pour les associations. Néanmoins, c’est un élément indispensable à la bonne gestion d’une association - il est donc fortement recommandé.

Pour faire simple, le budget prévoit ce que la comptabilité constatera tout au long de l’exercice comptable.

Établir un budget prévisionnel est un bon moyen d’anticiper les dépenses et recettes qui auront lieu pendant le prochain exercice de votre association.

La règle de base est simple : il suffit d’avoir constamment un budget équilibré.

Il existe deux grandes manières d’aborder la construction d’un budget prévisionnel :

• Méthode 1 : établir son budget à partir des dépenses envisagées. En partant des prévisions de dépenses, vous mettez en face les recettes à récolter pour couvrir ces dépenses.
• Méthode 2 : établir son budget à partir des recettes : établissez d’abord votre prévisionnel d’activité puis mettez en face les dépenses nécessaires pour soutenir votre activité.

Si vous vous demandez quel est le meilleur modèle des deux, le choix dépend surtout du modèle économique de votre association ainsi que votre projet associatif. 

Avoir un local pour votre association

Avoir un local pour votre association est l’occasion d’offrir à vos membres un espace pour se retrouver, organiser vos réunions, Assemblées Générales et activités. C’est également là que les personnes pourront venir vous rencontrer pour trouver plus d’informations sur votre association, donner un coup de main, adhérer, faire un don, etc. Bref, c’est un sujet important !

La grande question est souvent de savoir où le trouver. Pour cela, outre les traditionnelles petites annonces et votre réseau, sachez que les associations de loi 1901 ont le droit de disposer gratuitement de locaux, que ce soit :

• d’un bien public : pour cela, adressez votre demande au maire, au président du conseil général, au président du conseil régional ou au préfet pour des biens appartenant respectivement à la commune, au département, à la région ou à l’état. L’autorisation nécessitera une redevance qui peut être symbolique (un euro).
• d’un bien privé : c’est-à-dire appartenant par exemple à une entreprise, une autre association ou un particulier. Il est possible que ces généreux prêteurs exigent le versement d’une caution ou la souscription à un contrat d’assurance.
  

Organisez votre évènement : les 10 étapes

Un événement est l’occasion de faire vivre votre association. Son organisation n’est pas à sous-estimer : thématiques, invitations, déroulé, animation et logistique.. Tout cela peut vite donner le vertige. Pourtant, un petit peu d’organisation et quelques conseils suffisent à assurer sa réussite.

1. Définissez l’objectif. Cela vous permettra de savoir ce que contiendra votre événement, et ce que viendront y chercher les participants. Fixez également vos objectifs en termes d’affluence.

2. Trouvez le lieu de votre évènement. Ça va de soi, mais il est indispensable d’anticiper cet aspect, quelle que soit l’affluence attendue.

3. Ne gérez pas l'organisation seul ! Mettez les personnes de votre association à contribution et déterminez le rôle de chacun. Fixez pour chaque personne une tâche précise et atteignable.

4. Créez un lien d’inscription pour faciliter la gérer le nombre d’invités et le suivi de votre côté.

5. Lancez les invitations, en préférant les messages personnalisés pour les invités dont vous estimez qu’il est important qu’ils soient présents (partenaires, mécènes etc.).

6. Si vous organisez un événement avec plus d’une cinquantaine de personnes, relayez sur les réseaux sociaux.

7. Finalisez l’évènement. Un petit mail de rappel aux inscrits 1 jour avant l'événement sera l’occasion de faire passer les derniers messages. Préparez également une checklist des dernières choses à faire : courses, support de présentation, goodies, fléchage etc.

8. Vivez (vraiment) votre événement. La répartition des rôles au sein de votre équipe doit vous permettre d’accueillir vos invités comme il se doit, et à chacun de vivre pleinement l’événement.

9. Gardez contact avec vos invités après l'événement : remerciez-les d’être venus, partagez avec eux les éventuelles photos prises. C’est une bonne occasion de leur donner des informations sur les perspectives de votre structure par exemple, ou de leur donner un prochain rendez-vous.

10. Réalisez le bilan de votre événement avec votre équipe.
    

Gestion d'association : organisez votre première assemblée générale

Voici le dernier élément essentiel que nous vous expliquons afin de garder le bon cap dans votre gestion associative. L’assemblée générale vous permet de prendre la majorité des décisions importantes pour l’avenir de votre association.

Il existe deux types d'Assemblées Générales :

• Les assemblées ordinaires : les décisions relatives sont prises au fonctionnement propre de l’association.
• Les assemblées extraordinaires (à caractère plus exceptionnel) : les décisions sont prévues pour des sujets graves comme la modification de statuts, la dissolution de l’association et l'élection d'un nouveau Président par exemple.

Concernant son déroulé, l’assemblée générale de votre association se déroule en trois étapes :

1. L’émargement d’une feuille de présence
2. L’élection d’un président de séance
3. Les différentes prises de parole

La rédaction d’un PV d’Assemblée Générale d'association est indispensable pour rendre compte des décisions prises.

En résumé

• Gardez à jour une base de données contenant les informations essentielles sur vos membres, bénévoles et adhérents afin de pouvoir les mobiliser autour de votre projet.
• Pensez à la possibilité de gérer vos adhésions en ligne afin de faciliter les adhésions et les rentrées d’argent.
• La gestion correcte d’une association nécessite que le gérant soit à même de gérer les diligences comptables de son association (vous pouvez vous aider du Plan Comptable Associatif ou d’un logiciel comptable en ligne) et d’établir un budget prévisionnel qui, bien que non obligatoire, est fortement recommandé.
• Le fait de détenir un local pour votre association est un élément essentiel qui permettra à vos adhérents et bénévoles de travailler ensemble autour du projet commun.
• Enfin, il est primordial de faire vivre votre association en organisant des évènements avec l’aide de vos bénévoles ! L’utilisation des réseaux sociaux vous permettra de maximiser vos chances de succès !