Comptabilité d'une association : quelles sont les obligations comptables ?

Nous savons déjà que toutes les entreprises commerciales ont l’obligation de tenir une comptabilité, mais qu’en est-il des associations ?

La création d'une association nécessite de tenir une comptabilité y compris un bilan financier d'association, selon un plan comptable simplifié (règlement n° 99-01 adopté le 16 février 1999 par le Comité de la réglementation comptable « relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations » et arrêté du 8 avril 1999 paru au JO le 4 mai 1999).

Cependant, les règles comptables peuvent paraître un peu floues pour ce qui est du secteur associatif. En effet, ici, les obligations ne sont pas tout à fait les mêmes : leur degré et la nature de la comptabilité diffèrent en fonction de la taille de l’association, de son activité ainsi que de la source de ses financements (don, prêts bancaires).

Tenir une comptabilité est parfois obligatoire pour les associations. Cette obligation peut résulter des statuts de l'association. Elle peut aussi résulter du fait que l’association bénéficie d’un agrément ou qu'elle exerce une activité commerciale ou imposable.

Toutefois, l’organisation de la comptabilité reste libre. En effet, selon la taille de l’association, ses fondateurs peuvent tenir une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement.

Comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie est une comptabilité en partie simple. Elle consiste en effet à tenir un registre «recettes-dépenses» au moyen de plusieurs colonnes permettant de distinguer les opérations de base (achats, cotisations loyers…).

Ce type de comptabilité peut être tenu par les associations non soumises au plan comptable. Il est particulièrement adapté à celles qui payent leurs fournisseurs au comptant et qui à la clôture de l’exercice comptable, n’enregistrent aucune dette. Ces associations peuvent en effet se contenter de vérifier en fin d’année, le solde de la trésorerie grâce à un état de rapprochement bancaire.

Mais notons que ce type de comptabilité peut s’avérer insuffisant. En effet, comme vous l’avez compris, il ne permet pas d’établir d’états financiers (bilan, compte de résultat…), c’est là son inconvénient majeur, car ces documents sont nécessaires pour obtenir un prêt ou des subventions.

Comptabilité d’engagement

Ce type de comptabilité est plus élaboré que le précédent. Il s’agit d’une comptabilité beaucoup plus exigeante obligeant l’association d’établir ses états financiers et de contrôler en permanence les divers comptes. C’est le type de comptabilité adapté aux associations payant leurs fournisseurs à crédit ou encore celles qui doivent rendre compte à ceux qui financent l'association, aux partenaires, etc.

La comptabilité d’engagement est en effet une comptabilité en partie double. Elle est basée sur le principe des « créances acquises et des dettes certaines ». Ici, on enregistre les opérations (recettes et dépenses) au fur et à mesure qu’on les constate ; qu’elles soient payées ou nom. Cela signifie qu’un salaire peut déjà être enregistré au moment de l’établissement des bulletins de paye, ou encore une subvention dès la réception de la lettre signifiant son attribution.

La comptabilité d’engagement se tient à l’aide de logiciels comptables prenant en compte les spécificités du secteur associatif. La plupart de ces logiciels disposent d’une aide qui permet de saisir les écritures comptables sans faire d’erreur.

Certaines associations sont soumises par des dispositions législatives ou réglementaires, au Plan Comptable Général (PCG). C’est le cas par exemple des associations émettant des valeurs mobilières ; de celles reconnues d’utilité publique ou encore de celles bénéficiant d’une aide publique annuelle excédant 153 000 euros.

Ces associations sont tenues d’établir des comptes annuels conformément aux prescriptions du règlement n° 99-01 « relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations », adopté par le Comité de la réglementation comptable le 16 février 1999. Cela signifie que chaque année, elles doivent produire :

Un bilan

Il s’agit d’un bilan similaire à celui des entreprises commerciales. Il va permettre de décrire la situation patrimoniale de l’association à une date donnée. Comme dans le cas des entreprises, le bilan d’une association comporte quelques comptes particuliers : comptes de fonds associatifs (compte 10) ; les fonds dédiés (compte 19), compte d’usagers (compte 41), etc.

Un compte de résultat

Ce compte ressemble également à celui qui s’établit dans les entreprises commerciales. Toutefois, quelques exceptions peuvent être notées. En effet, ici, les notions de « bénéfice » et de « perte » disparaissent et laissent place à un « excédent» ou à un « déficit». Il apparaît également dans le compte de résultat associatif, certains comptes spécifiques aux associations. C’est le cas du compte « Engagements à réaliser sur ressources affectées » (compte 689) ; « Cotisations» (compte 756) ou encore « Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs » (compte 789).

Une annexe

Ici également, le but est le même que dans le cas des entreprises. Elle mentionne certaines informations obligatoires permettant la compréhension du bilan et du compte de résultat. Mais aussi, l’annexe associative peut comporter d’autres informations à caractère significatif. Par exemple, lorsque le bénévolat ne peut être chiffré quantitativement, l’annexe comporte une indication sur son importance et sa nature.

Par ailleurs, notons que lorsqu’une association est soumise au Plan Comptable Général, elle a l’obligation de nommer un commissaire aux comptes.

En résumé, on peut noter que les associations sont parfois soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Lorsque l’association n’est pas soumise au Plan Comptable, la forme de la comptabilité reste libre. Il revient à ses fondateurs d’organiser la comptabilité comme ils l’entendent. En revanche, si elle est soumise au Plan Comptable, elle aura l’obligation de tenir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe.