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L’extrait Kbis est un document officiel prouvant l’existence juridique d’une entreprise commerciale. L'extrait Kbis concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés à plusieurs associés. Les artisans qui exercent une activité commerciale peuvent donc être amenés à se procurer ce document !
Alors, à quoi sert le Kbis, et comment se procurer un extrait Kbis lorsque l’on est artisan ?
Captain Contrat fait le point sur l'extrait Kbis en tant qu'artisan.
Les étapes préalables à l'obtention de l'extrait Kbis : on vous explique
À quoi sert le Kbis ?
Le Kbis agit en quelque sorte comme la carte d’identité de l’entreprise. En effet, ce document contient toutes les caractéristiques de l’entreprise : les informations liées à l’immatriculation de l'entreprise, le numéro d’identification (Siren et Siret), la raison sociale, le sigle, l’éventuelle enseigne, la forme juridique de l’entreprise ou encore le code APE de l’activité.
Ce document est obligatoire pour toute activité commerciale. Il est donc obligatoire, même pour les activités artisanales, si ces activités contiennent une partie commerciale, par exemple, l’achat de marchandises.
Il est possible que les clients, les fournisseurs ou encore les organismes bancaires demandent un extrait Kbis à son dirigeant, notamment pour écarter toute crainte de procédure judiciaire. Dans ce cas, le client demande généralement un document récent. Si un extrait de Kbis n’a pas de date de validité, les pratiques commerciales et administratives accordent généralement une validité aux extraits Kbis de moins de trois mois.
Tableau récapitulatif : numéros d'identification des entreprises
| Caractéristiques | |
| SIREN | Numéro de 9 chiffres permettant d'identifier la société auprès de l'administration |
| SIRET | Numéro composé des 9 chiffres du SIREN + 5 chiffres propres à chaque établissement. Il s'agit du numéro d'identification de l'entreprise |
| Code APE | Numéro permettant d'identifier l'activité principale de l'entreprise. Composé de 4 chiffres et une lettre |
| Numéro RCS | Numéro permettant l'identification des sociétés commerciales inscrites au RCS. Ce numéro figure sur le Kbis |
| Numéro RM | Equivalent du RCS pour les artisans. Il apparait sur le D1 et prouver l'existence juridique de l'entreprise |
| TVA | Numéro permettant d'identifier fiscalement les entreprises soumises à TVA |
Comment un artisan peut-il se procurer un extrait Kbis ?
L’artisan, par définition, n’a pas le statut de commerçant. Lors des démarches de création de son entreprise, l’artisan doit s’immatriculer au Répertoire des Métiers (RM), tandis que le commerçant s’enregistre au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
L'entrepreneur artisan peut désormais être dispensé de SPI (stage de préparation à l'installation). Ce dernier est devenu facultatif, ce qui permet de gagner du temps et de lancer plus rapidement son activité.
En principe donc, l’artisan n’est pas inscrit au RCS, et par conséquent, il n’a pas de Kbis pour son entreprise.
Seulement, un artisan peut être amené à exercer une activité dite mixte, c’est-à-dire une activité artisanale, comportant une partie « commerciale ». Dans ce cas, l’artisan peut être amené à demander un extrait Kbis.
La procédure pour se procurer son extrait Kbis en tant qu'artisan
Si l'artisan souhaite exercer une activité commerciale en plus de son activité artisanale, il doit la déclarer et effectuer son immatriculation au RCS en même temps que son immatriculation au RM. Cette obligation d'inscription au RCS s'applique également aux micro-entrepreneurs artisans qui ont une activité commerciale.
Le futur entrepreneur dépose un dossier de création d'une entreprise artisanale et commerciale sur le site du Guichet Unique. Ce dernier se charge de transmettre le dossier pour la double immatriculation :
- Auprès de la chambre des métiers et de l’artisanat pour l’immatriculation au RM ;
- Auprès du greffe du tribunal de commerce pour l’immatriculation au RCS.
Une fois l’immatriculation effectuée auprès du RM et du RCS, l’artisan reçoit un extrait de Kbis. À savoir qu’il est possible auprès de certains greffes de demander un Kbis provisoire, 48 h après le dépôt de votre dossier. Ce Kbis provisoire permet de gagner du temps et d'obtenir une preuve de la création de l’entreprise, avant que le dossier ne soit finalisé.
Si suite à cette création artisanale, vous avez besoin d’un extrait Kbis récent, il est possible d’effectuer cette demande auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Par ailleurs, il est désormais possible d’effectuer cette demande en ligne sur le site dédié.
Il faut noter qu'un artisan peut tout à fait exercer en tant qu'auto entrepreneur et que l'extrait KBIS de l’auto-entrepreneur est comme le K-BIS de n’importe quelle société.
Les délais et le coût de la démarche
Une fois la demande de Kbis effectuée, le greffe prend en charge la demande. Vous recevrez votre extrait Kbis en 4 exemplaires dans un délai de 3 à 15 jours, et au maximum un mois (en période de vacances).
Il est également possible de télécharger une copie électronique de l’extrait Kbis via le site internet du greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, le téléchargement est disponible 5 jours après le traitement par le greffe de votre demande.
Concernant les coûts, la première demande est gratuite, car comprise dans les frais d’immatriculation (pour les 4 premiers exemplaires). Pour les demandes suivantes, le tarif dépend du mode de retrait choisi :
- 2,56 € pour une demande directe auprès du greffe ;
- 3,85 € pour un envoi postal ;
- 3,20 € pour un envoi électronique.
Les alternatives à l'extrait Kbis pour l’artisan
Si l’entreprise n’a pas été déclarée auprès du RCS, l’artisan ne pourra obtenir de Kbis. Il peut toutefois fournir des documents similaires pouvant rassurer ses fournisseurs ou clients.
L’extrait D1
Il s’agit de la déclaration d’activité des artisans. Il est possible pour les artisans de demander un extrait D1 auprès de la CMA, grâce à la carte d’identification reçue après l’enregistrement de l’entreprise.
Ce document comprend le numéro Siren, le nom du dirigeant, l’activité exercée, ou encore l’adresse de l’entreprise.
L’avis de situation SIRENE
L’avis de situation SIRENE est délivré par l’Insee, notamment au moment de la création de l’entreprise. Il est possible d’en demander un nouveau, directement en ligne. Sur ce document, vous trouverez les informations juridiques de l’entreprise et de l’artisan à la tête de l’entreprise.
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Carole Personnier, Créatrice de SASU
En résumé
- Le Kbis agit en quelque sorte comme la carte d’identité de l’entreprise. Ce document contient toutes les caractéristiques de l’entreprise : numéro SIRET, SIREN, etc.
- L’artisan n’est pas inscrit au RCS, mais au Répertoire des métiers (RM) et par conséquent, il n’a pas de Kbis pour son entreprise.
- Il se peut toutefois que l'artisan exerce une activité dite mixte, c’est-à-dire une activité artisanale, comportant une partie « commerciale ». Dans ce cas, l’artisan peut être amené à demander un extrait Kbis.
- À défaut, l'artisan peut toutefois fournir des documents similaires au Kbis pouvant rassurer ses fournisseurs ou clients : l'extrait D1 ou l'avis de situation SIRENE.
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