Approbation des comptes dans une EURL : quelle procédure ?

En EURL, l’approbation des comptes suit un formalisme précis : la validation en Assemblée Générale dans un premier temps, puis le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce. Captain Contrat fait le point sur les étapes de la procédure de l’approbation et le dépôt des comptes en EURL.

Approbation des comptes d’une EURL : quelles sont les spécificités de la procédure ?

L’EURL est une SARL — Société à Responsabilité Limitée — avec un associé unique. La gérance de cette société peut se faire par l'associé unique ou par un tiers désigné. La procédure d'approbation des comptes sera différente selon ces deux cas de figure.

Quelle est la procédure d'approbation des comptes si le gérant est un tiers ?

Parmi les différentes missions du gérant, le gérant doit d'établir le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels de l'entreprise. Ces documents doivent être soumis aux associés en assemblée dans un délai de 6 mois à compter de la fin de l'exercice social.

L’article L.223-26 du Code de commerce précise que  :

“Si l'assemblée des associés n'a pas été réunie dans ce délai, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent statuant en référé afin d'enjoindre, le cas échéant sous astreinte, aux gérants de convoquer cette assemblée ou de désigner un mandataire pour y procéder. ”

Le gérant doit donc convoquer l’associé unique dans le délai des six mois suivants la clôture de l’exercice. La convocation doit être adressée au moins 15 jours à l’avance.

Cette convocation peut être adressée par lettre recommandée accompagnée des documents suivants :

• Les comptes annuels ;
• Le rapport spécial mentionnant toutes les conventions intervenues entre la société, le gérant et l’associé ;
• Le projet des résolutions sur lequel l’associé aura à se prononcer ;
• Le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant.

Au cours de la séance d’approbation, l’associé approuve les comptes annuels, prévoit l’affectation du résultat (bénéfice ou perte), répond à toute autre question prévue à l’ordre du jour. Un procès-verbal d’approbation est produit à la fin de la séance. Il y est mentionné toutes les décisions de l’associé relatives à l’approbation des comptes et l’affectation du résultat.

Quelle est la procédure d'approbation des comptes si le gérant est l'associé unique ?

La loi DUTREIL II du 2 août 2005 en faveur des petites et moyennes entreprises simplifie la procédure d’approbation des comptes pour l’EURL dont le gérant est l’associé unique. L’article 34 prévoit ainsi que : 

« Lorsque l’associé unique est seul gérant de la société, le dépôt au registre du commerce et des sociétés, dans le même délai (six mois suivants la clôture de l’exercice) du rapport de gestion, de l’inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes ».

Dans cette situation, il n’est donc pas nécessaire de convoquer une assemblée générale et de dresser procès-verbal lors de l’approbation des comptes. Le dépôt du rapport de gestion au registre du commerce et des sociétés suffit.

Lorsque le gérant est l’associé unique, la procédure s’effectue ainsi : 

• L’associé dresse les comptes de la société, décide l’affectation du résultat et valide le rapport de gestion ;
• Cette décision est consignée dans un document spécifique, le registre des décisions de l’associé unique ;
• Le gérant-associé dépose les comptes annuels auprès du greffe compétent. Le dépôt par voie électronique est désormais possible par l’intermédiaire du Guichet Unique, depuis l’onglet "Déposer des comptes annuels". 
  
  

Qu’est-ce que la confidentialité des comptes ?

Afin de préserver leur confidentialité, l'associé unique de l'EURL peut demander au greffe du tribunal de commerce que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics. Il y a des conditions de seuils de chiffre d'affaires et d'effectif à respecter : 

Pour les microentreprises, deux des trois seuils suivants doivent avoir été respectés au titre du dernier exercice comptable  : 

• Moins de 10 salariés ;
• Bilan inférieur à 350 000 € ;
• Chiffre d’affaires inférieur à 700 000 € HT.

Pour les petites entreprises, 2 des 3 critères suivants devront être respectés : 

• Bilan total inférieur ou égal à 6 000 000 € ;
• Montant net HT: du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 12 000 000 € ;
• Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50.

Quel est le prix du dépôt des comptes ? 

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une procédure payante. Le tarif dépend de la nature des comptes et du mode de dépôt. 

Quelle est la procédure à suivre pour le dépôt au greffe ?

Après l’approbation des comptes, le gérant doit obligatoirement les déposer au greffe du tribunal du ressort de l’entreprise.

Il peut le faire :

• Par voie électronique, depuis le Guichet Unique ;
• Par voie postale ;
• En se déplaçant au greffe ou au tribunal judiciaire (en Alsace Moselle).

L’article L. 232-22 du Code de commerce définit les délais de la procédure de dépôt : 

• Pour le dépôt physique au greffe, le gérant dispose d’un délai d’un mois suivant l’assemblée d’approbation des comptes ;
• Lorsque ce dépôt est effectué par voie électronique, l’associé unique dispose d’un délai de 2 mois.

Il adresse donc au greffe, les documents suivants en double exemplaire :

• Les comptes annuels approuvés par l’associé ;
• Le cas échéant, les comptes consolidés ;
• La décision d’affectation du résultat ;
• Le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes sur les différents comptes.
  
  

Un chèque représentant les frais de dépôt doit être joint au dossier. Le montant varie selon la nature des comptes à déposer (compte clôturé par correspondance, au guichet, dernier exercice, exercices précédents, etc.)

Pour le dépôt par voie électronique, la loi donne un délai de deux mois au gérant suivant l'approbation des comptes. Ce dépôt peut se faire sur le site d'Infogreffe.

Retenez que la présente procédure est valable seulement pour le cas de l’EURL dont le gérant n’est pas l’associé, mais un tiers.

Précisons par ailleurs que la loi donne la possibilité de demander un délai supplémentaire pour le dépôt des comptes annuels. Cela se fait par requête adressée au Président du Tribunal de Commerce.

Quels risques en cas de non-dépôt de comptes ?

Le dépôt des comptes est une obligation pour les EURL. Le droit français prévoit ainsi plusieurs sanctions en cas de non-dépôt : 

• Sanction pénale :  amende 1 500 €, puis de 3 000 € en cas de récidive ;
• Sanctions civiles : 
  • Mise en place d’une astreinte de dépôt par le président du tribunal de commerce. Une pénalité financière est appliquée pour chaque jour de retard.
  • Mise en œuvre d’une procédure d’alerte.
  • Ouverture d’une procédure de liquidation judiciaire. 
    
    

L’approbation des comptes est une étape obligatoire pour une EURL. Elle doit précéder le dépôt des comptes au greffe qui est lui-même obligatoire sous peine de sanction. La loi donne jusqu’à six mois après la clôture d’un exercice, pour approuver les comptes. Le dépôt au greffe doit ensuite se faire dans un délai d’un mois. Mais si le gérant choisit l’option de faire ledit dépôt par voie électronique, la loi lui donne jusqu’à deux mois après approbation des comptes. En revanche, dans le cas où le gérant est aussi l’associé unique, le dépôt s'effectuera en une seule procédure, et ce, dans le délai de six mois suivant la clôture des comptes.

En résumé :

• L’approbation et le dépôt des comptes est une obligation légale. Chaque EURL est tenue de la respecter. 
• En EURL, la gérance peut être prise en charge par l'associé unique ou par un tiers désigné. La procédure d’approbation n’est pas la même dans ces 2 situations. 

• En cas de non-dépôt des comptes annuels, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales et civiles. Elles peuvent aboutir à l’ouverture d’une procédure de liquidation judiciaire.