La procédure de dépôt des comptes annuels

Tous les ans, en fin d’exercice, l’entreprise doit réaliser son dépôt de comptes annuels aux greffes du tribunal de commerce dont elle dépend. Cette démarche est obligatoire pour certaines catégories de sociétés, et doit être opérée à temps.

Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui a pour but de témoigner de la situation financière et économique et donc de la solvabilité d’une société. Le dépôt est réalisé chaque année en fin d’exercice social et permet ainsi d’évaluer sur le long terme l’évolution de l’entreprise.

Le dépôt donne lieu à une publication au Bodacc – Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales : A partir du dépôt, toutes les informations des documents fournis sont rendues publiques. Légalement et par principe, chacun doit pouvoir se renseigner sur l’actualité de la société : fournisseurs, concurrents, clients, banquiers, autorités judiciaires...

Les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels

Les sociétés suivantes doivent obligatoirement déposer leurs comptes annuels :

• Les SARL et les EURL ;
• Les sociétés par actions : SAS, SA, SASU et SCA ;
• Les SNC ;
• Les SEL – Société d’exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS ;
• Les sociétés commerciales dont le siège est à l’étranger et dont une succursale est présente en France ;
• Les sociétés coopératives agricoles et unions coopératives agricoles à partir de certains seuils ;
• Les Sociétés européennes –SE – ayant un siège social en France.

Les entrepreneurs individuels -à part EIRL- ne sont pas tenus de déposer leurs comptes annuels.

Est-il possible de limiter la publication des comptes annuels ?

Les TPE et microentreprises ont toutefois la possibilité de limiter la publication de leurs comptes annuels – Voir la déclaration de confidentialité – à certaines conditions, actualisée très récemment par la loi Macron :

• La micro-entreprise ou TPE n’appartient à aucun groupe de sociétés ;
• La micro-entreprise à une activité est commerciale ;
• La micro-entreprise ne doit pas dépasser les 350 000 € en bilan total, ni un chiffre d’affaires net de 700 000 euros, ni un effectif maximum de 9 salariés ;
• La TPE ne doit quant à elle pas dépasser 4 millions d’euros en bilan total, ni chiffres d’affaires net de 8 millions d’euros, ni un effectif maximum de 50 salariés ;
• La confidentialité ne porte que sur le compte de résultats.

Les sociétés ne pouvant pas bénéficier du dépôt des comptes

Ne peuvent pas en bénéficier :

• les sociétés appartenant à un groupe ;
• les établissements de crédit et sociétés de financement ;
• les entreprises d’assurance et de réassurance ;
• les entreprises dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding).

Quand procéder au dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes doit être réalisé dans les 7 mois suivant la clôture de l’exercice écoulé.

Tout d’abord une assemblée générale doit approuver les comptes dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice social. Puis à compter de la date de tenue de l’assemblée générale, un délai d’un mois est ouvert permettant le dépôt des comptes annuels au greffe.

Il faut noter que si le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est alors porté à 2 mois.

Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?

Première étape : l’approbation des comptes

Comme il l'a été récemment évoqué, la première des formalités pour les sociétés à plusieurs associés est la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle d’approbation des comptes de la société. Elle réunit les associés ou actionnaires suivant la forme de la société, et ce dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice social. L’assemblée approuve les comptes annuels, décide de l’affectation du résultat et de la distribution des dividendes.

Pour les sociétés à associés uniques -EURL et SASU- la décision d’approbation des comptes remplace l’assemblée.

 À partir de l’approbation, les comptes doivent être déposés :

• Soit directement auprès des greffes du tribunal de commerce dont la société dépend dans un délai de 1 mois ;

• Soit dans un délai de 2 mois si le dépôt est réalisé par voie électronique.

Deuxième étape : les documents à fournir

Chacun des documents doit être fourni en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société. Ils constituent un dossier avec :

• Les comptes annuels sont constitués des documents suivants :
  • le bilan ;
  • le compte de résultat ;
  • l’annexe ;
  • s’il y a lieu, le rapport du commissaire au compte, avec d’éventuelles observations si modifications de l’assemblée sur les comptes annuels,
    
    

• Le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes, contenant la proposition d’affectation et la résolution votée de l’affectation du résultat. NB : Dans le cas des sociétés à un seul associé ou actionnaire, seul suffit le dépôt des comptes et dépôt de l’inventaire signés, ils valent comme approbation des comptes.

• Pour les SA, les comptes consolidés,

Avec en plus pour les autres sociétés par actions :

• un rapport sur la gestion du groupe pour les sociétés faisant partie d’un groupe ;
• le rapport éventuel du commissaire au compte sur les comptes consolidés ;
• et si existant le rapport du conseil de surveillance ;

• Pour les sociétés cotées, le rapport de gestion dans le cas de comptes consolidés.

La déclaration de confidentialité

Les TPE et micro-entreprises ont la possibilité de limiter la publication de leurs comptes annuels par la déclaration de confidentialité. Celle-ci doit être fournie au greffe en même temps que les documents obligatoires : le document doit simplement être joint au dossier.

Troisième étape : le dépôt du dossier

Pour déposer le dossier, vous avez le choix entre 3 options :

• Déposé directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société : un chèque de 46,96 € vous sera demandé ;

• Envoyé par courrier, en Lettre recommandée avec accusé de réception, vous devrez en plus fournir un chèque de 47,75 € à l’ordre des greffes du tribunal de commerce dont vous dépendez ;

• Directement par voie électronique, sur le site Infogreffe, pour un coût de 49,15 €.

La dernière étape est celle de la publication d’un avis au Bodacc, qui confirme l’acte de dépôt. Elle est réalisée d’office, sauf déclaration de confidentialité.

Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?

Déposer ses comptes a un coût.

Les tarifs pratiqués par le greffe comprennent les émoluments du greffe, la publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) ainsi que la transmission des informations à l’INPI (Institution nationale de la propriété intellectuelle).

Il y a plusieurs modes de dépôt et chacun a un coût différent :

Quels sont les risques et les sanctions en cas de retard de dépôt de comptes annuels ?

En cas de retard de dépôt des comptes, la société sera relancée régulièrement par des lettres de relances de la part des greffes du tribunal de commerce. Le président du tribunal sera ensuite avisé, et met en place une procédure d’injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreintes (article L. 232-24 du Code de commerce) : pour chaque jour de retard, une somme devra être payée au Trésor public. Après un délais d’un mois, une enquête peut être lancée.

La société en défaut peut être également pénalisée par une amende de 1 500 € à 3 000 €.

En résumé

• Organisation l'assemblée générale des associés ou actionnaires : rédiger une convocation et tenir l'AG.
• L’approbation des comptes permet de valider les comptes annuels.
• La rédaction du procès verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes.
• Le dépôt des comptes annuels devant le greffe du tribunal de commerce.