Tout savoir sur les conventions réglementées et interdites

Le mandataire social d’une entreprise dispose de devoirs et de droits. Il est apte à signer des chèques, des devis, et des contrats au nom de l’entreprise afin de faciliter la gestion des affaires sans en référer continuellement aux autres associés. Cependant, cette relative liberté doit être prise avec précaution. Éclairage sur la notion de convention réglementée, et comment répondre aux obligations les concernant.

Afin de vous assurer du respect des procédures lors de la signature de contrat, il est conseillé de se référer à l’avis d’un avocat spécialisé dans le droit des sociétés et Code du commerce dès qu’un doute se présente. Le dirigeant devenant immédiatement responsable des sommes et des potentielles pertes engagées, il est primordial d’être conscient des risques.

Pourquoi certaine conventions sont-elles réglementées ?

On parle de convention réglementée pour les contrats qui sont signés par un associé au nom de l’entreprise, et qui doivent subir un contrôle de la part des autres membres de l’équipe dirigeante. Avant la signature de ces accords, il est essentiel que les autres décisionnaires de la société en aient eu connaissance, et qu’ils les aient approuvés.

Selon la forme sociale, les procédures diffèrent plus ou moins même si le principe général est le même. L’existence des conventions réglementées a pour objectif d’organiser des  contrôles sur les actions du mandataire social. Ce dernier a le droit, en sa qualité de mandataire, de procéder à la conclusion de contrats au nom et pour le compte de l’entreprise. Cependant, il arrive que ces derniers ne soit pas dans l’intérêt de l’entreprise, dans ce cas là le risque est qu’ils ne profitent qu’au dirigeant qui a signé l’accord.

Engagement de la responsabilité du dirigeant signataire

Lorsqu’un contrat dispose des modalités qui ne vont pas dans le sens de l’intérêt général de l’entreprise, c’est la personne qui l’a signé qui en prend la responsabilité. Surtout lorsqu’il s’agit d’une action réalisée dans l’unique but de favoriser l’associé d’un point de vue personnel (personne physique), alors ce dernier sera redevable de la réparation des préjudices causés à l’entreprise.

Ce sont donc le gérant, le président, et les associés qui disposent du droit de signer des documents au nom de l’entreprise qui sont concernés. Les mandataires sociaux, quelle que soit la forme sociale de l’entreprise, endosse les responsabilités des contrats qui ont été convenus alors qu’ils ne répondent pas aux intérêts de la société, surtout si la procédure de convention réglementée n’a pas été respectée.

Liste des conventions réglementées

Voici des exemples de contrats que vous devez soumettre à l’ensemble des associés avant de pouvoir les signer :

• action de fusions de l’entreprise, ou de sa scission ;

• ouverture d’un compte courant qui n’est pas prévu par les statuts de l’entreprise ;

• achat d’un bien qui appartient au patrimoine personnel d’un des associés ;

• création d’une autre société ;

• versement de rémunérations aux dirigeants ;

• modification du contrat de travail d’un des associés ;

• actes juridiques qui concernent les autres associés.

Cette liste n’est pas exhaustive, de nombreux cas existent. Cependant, chacun répond à une même logique les contrats sont inhabituels, ils influencent les autres dirigeants, et ils ont des conséquences directes sur l’ensemble de l’entreprise. Afin de savoir si un document que vous souhaitez mettre en œuvre fait partie des conventions réglementées, nous vous invitons à vous rapprocher d’un avocat spécialisé.

Éclairage sur la notion de convention libre et convention interdite

Les conventions réglementées sont soumises à l’approbation des dirigeants de l’entreprise. Un contrôle est fait sur les actions de chacun des associés pour s’assurer que les contrats signés avec la société respectent les intérêts communs. Ce n’est cependant pas le cas pour tous les types d’accords.

Les conventions libres

On parle de conventions libres pour celles qui n’ont aucune obligation d’être validées par les autres associés. Le gérant, président peut donc tout à fait signer ces contrats sans l’aval de ses partenaires. C’est le cas pour les actes dits courants, et qui n’impliquent pas des engagements inhabituels de la part de l’entreprise. Le caractère courant est alors défini par le fait qu’ils soient réguliers ou au moins répétés. C’est par exemple la signature chaque année d’un contrat avec un prestataire pour l’organisation d’une journée de teambuilding.

Les conventions interdites

Certains contrats sont totalement interdits. Ce sont les conventions interdites. Le dirigeant n’a aucunement le droit d’établir de tels accords au nom de l’entreprise. L’associé n’a pas le droit de se faire accepter un emprunt par la société. De la même manière, il ne peut pas invoquer l’entreprise dont il est associé comme garant ou caution pour tout usage personnel.

Procédure à suivre lors du projet de convention réglementée

L’accord que vous vous apprêtez à signer fait partie des conventions dites comme étant réglementées. La procédure pour permettre sa finalisation dépend de la forme sociale de l’entreprise.

Les SARL doivent en informer le commissaire aux comptes lorsqu’il y en a un. Le gérant établit un rapport qui permet entre autres la validation du contrat lors de l’assemblée générale annuelle, même si elle a de façon postérieure. Les SA exécutent une demande auprès du conseil. Le commissaire aux comptes en est également informé. Comme pour les SARL, le contrat est validé lors de la tenue de l’assemblée générale ordinaire. Les SAS sont soumis à une procédure identique. Si les statuts prévoient des dispositions supplémentaires, elles doivent être suivies.

Les EURL et les SASU disposant d’associés uniques, ces formes de sociétés appliquent une procédure simplifiée en ce qui concerne les conventions réglementées.

Les sanctions sont appliquées en cas de manquement à la procédure ?

Il faut savoir qu’il existe une prescription de 3 ans à partir de la signature du contrat pour faire valoir la nullité d’une convention réglementée. Cependant, si elle a été dissimulée aux autres associés, alors on prend en compte la date de sa découverte.

Lorsqu’une convention interdite a été convenue par un des dirigeants de l’entreprise, elle est considérée comme étant nulle. La responsabilité du dirigeant qui a signé les conventions est alors directement engagée lorsque ses associés ou bien des tiers souhaitent une réparation du préjudice devant les tribunaux.

En ce qui concerne les conventions réglementées qui n’ont pas été soumises aux autres associés, elles sont traitées au cas par cas. L’assemblée générale, réunion où toutes les décisionnaires se rassemblent, a la possibilité de valider la convention, ou bien de l’annuler tout simplement. En revanche, malgré les parts dont dispose l’associé qui a signé le contrat sans l’accord de ses partenaires, celui-ci n’a pas le droit de voter lors de l’AG.

En résumé

• On parle de convention réglementée pour les contrats qui sont signés par un associé au nom de l’entreprise, et qui doivent subir un contrôle de la part des autres membres de l’équipe dirigeante.
• Parmi les contrats qui doivent être soumis à l’ensemble des associés avant de pouvoir les signer : création d’une autre société, versement de rémunérations aux dirigeants, modification du contrat de travail d’un des associés...
• Il existe des conventions dites libres (celles qui n’ont aucune obligation d’être validées par les autres associés) et des conventions interdites (le dirigeant n'a pas le droit d’établir de tels accords au nom de l’entreprise).