La note de débit : définition et fonctionnement

En comptabilité, une facture est susceptible de connaître une modification a posteriori, bien qu’elle ait été payée. La note de crédit intervient en faveur du débiteur ayant réglé un montant supérieur à la somme réellement due.

Au contraire, la note de débit est émise lorsque le débiteur a payé un montant minoré par rapport à la somme dont il doit s’acquitter. Les subtilités induites peuvent nécessiter l'accompagnement d'un professionnel pour formaliser ces documents.

Définition de la note de débit

Il s’agit d’un moyen pour réclamer le paiement de la différence entre le montant réglé par le débiteur et le restant dû. Techniquement, le professionnel informe son client d’une dette à régler, d’une somme différente de ce qui avait été originellement facturé.

Plusieurs raisons peuvent expliquer un changement de prix final qui induise une note de débit :

• l’erreur de facturation : elle peut survenir en raison d’une erreur de saisie ou de l’oubli d’un élément à facturer ;
• la réclamation de frais supplémentaires non comptabilisés dans la facture : il existe des prestations payantes pouvant être ajoutées après l’émission de la facture. Par exemple, des frais de livraison peuvent être rajoutés a posteriori ;
• les intérêts de retard : ils peuvent être exigés dès lors que le paiement de la facture n’a pas été effectué à la date convenue.
• la saisie d’un mauvais taux portant sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : il existe différents taux de TVA en fonction des biens ou des services facturés ; une erreur de saisie est possible !

Quelle différence avec la facture ?

Il s’agit d’un document comportant la mention « facture ». Elle atteste de l’achat ou de la vente de biens et services. Cela signifie qu’il existe une créance et une dette. La créance correspond à la prestation facturée ; la dette constitue le montant à régler.

La facture est émise par un commerçant, un entrepreneur ou bien un prestataire de services. Elle s’adresse à un client. Elle constitue une demande de paiement qui apporte des précisions sur la nature de la prestation qui doit être payée.

Elle dispose de quatre fonctions : juridique, comptable, commerciale et fiscale.

• Juridique : c’est la preuve d’une vente ou d’une prestation de service qui justifie en retour une exigence de paiement.
• Comptable : c’est une justification. La comptabilité d’une entreprise répond à des règles en vue de l’établissement des comptes annuels.
• Commerciale : c’est la validation ou l’aboutissement d’une négociation débouchant sur un prix convenu entre les parties en présence.
• Fiscale : il s’agit d’une exigence légale de transparence tant pour la collecte de l’impôt que pour celle portant sur la TVA ou la déduction de cette dernière.

La note de débit est le moyen par lequel un créancier rappelle à un débiteur l’existence d’une dette devant être soldée. Elle s’applique donc par rapport à une facture déjà émise.

Comment fonctionne la note de débit ?

Ce document signifie au débiteur qu’il est redevable d’une somme à l’égard du créancier (entrepreneur, commerçant, prestataire de services). Elle constitue un complément à la première facture s’étant avérée inexacte.
L’émission d’une note de débit intervient lorsqu’il est constaté une sous-facturation dont l’origine provient d’une erreur de prix ou de l’application d’un mauvais taux de TVA.
Elle constitue une preuve de correction comptable pour le créancier. Elle est également une preuve de bonne foi de ce dernier qui indique une erreur au débiteur en la justifiant. Une réclamation de dette doit être prouvée.

Quelles sont les mentions à faire figurer dans une note de débit ?

Il n’existe pas de modèle particulier. Le créancier doit veiller à apporter les précisions qui permettront à son débiteur de comprendre l’erreur de facturation et par conséquent la justification d’une dette à la charge du débiteur.

Il convient de préciser :

• les coordonnées de l’envoyeur et du récipiendaire ;
• la date ;
• l’objet de la note de crédit ;
• la référence à la facture inexacte ;
• le rappel du montant facturé (le prix unitaire du bien ou du service) ;
• et le détail de la somme correcte exigible justifiant le paiement de la différence.

Comment comptabiliser la note de débit ?

Le débiteur reçoit une demande de règlement d’une somme correspondant à la différence entre le prix initialement facturé et le prix réel. Le montant à débiter doit être indiqué.

La note de débit devient un document de facturation une fois que le débiteur en a pris connaissance puis l’a validée.

La comptabilité répond à des règles strictes. Si des erreurs sont possibles et réparables, elles doivent respecter des exigences, afin d’assurer un maximum de transparence dans la saisie comptable. Captain Contrat vous propose une mise en relation avec des professionnels du droit, notre réseau d'avocats, pour bénéficier d’un accompagnement dans vos démarches.

La note de débit sert à rappeler à un payeur de devoir s’acquitter d’une dette à l’égard d’un créancier.

En résumé

• Elle ne provient pas nécessairement de la mauvaise foi d’un payeur. Une facturation peut être amenée à être réévaluée pour de nombreuses raisons...
• La note de débit est réglable par les moyens de paiement usuels qui s’appliquent entre un fournisseur et un acheteur.
• Les intérêts en retard ne sont pas assujettis à la TVA.