Congés payés : quelles obligations pour l’employeur ?

C’est bientôt la fin de la période légale de prise de congés payés. Et comme vous le savez, en matière de congés, la loi crée à la charge des employeurs, certaines obligations vis-à-vis de leurs salariés.

Tout employeur se doit en effet de prendre les dispositions nécessaires en vue d’organiser le départ en congés de ses salariés. Cette organisation des congés payés dans l'entreprise passe par plusieurs étapes que nous vous rappelons dans le présent article.

Congés payés, une obligation à la charge de tout employeur

Tout salarié a droit aux congés payés. Quel que soit son temps de travail (temps plein ou partiel), son type de contrat (CDD, CDI, intérim) ou son ancienneté, son employeur a l’obligation de lui accorder les jours de congés tels que prévus par la loi.
Pendant ces jours, le salarié a l'interdiction de travailler, mais reçoit une indemnité de congés payés. Notons toutefois qu’en ce qui concerne l’interdiction de travailler, il existe une dérogation relative aux contrats vendanges. Un salarié en congés peut travailler s’il est embauché sur la base d’un tel contrat.

Lorsqu’un jour férié habituellement chômé apparaît entre les jours de congés pris, ceux-ci se prolongent d’une journée. En revanche, si le salarié tombe malade au cours de ses congés, cela ne donne pas lieu à un prolongement, ni au versement d’un complément de rémunération par l’employeur.

À quel moment le salarié peut-il prendre ses congés ?

En théorie, un salarié peut prendre ses congés dès son embauche. L’employeur les accorde en respectant les périodes de prise de congés payés et un ordre de départ bien défini.
En pratique, c’est l’accord d’entreprise qui fixe la période de prise de congés. Mais à défaut, la convention collective ou l'accord de branche peut s’en charger.

En l’absence de convention ou d’accord de branche, l’employeur peut lui-même définir cette période après consultation du CSE ou des délégués du personnel, le cas échéant. La période définie peut s'étendre ou non sur toute l'année, mais elle doit dans tous les cas inclure la période légale allant du 1er mai au 31 octobre. L’employeur doit informer les salariés sur la période définie, au moins deux mois avant son ouverture.

L’ordre de départ se définit de la même manière que la période de prise de congés (par accord, convention ou par l’employeur). Lorsque c’est l’employeur qui doit le définir, il prend en compte la situation de famille du salarié, son ancienneté et son activité chez d’autres employeurs. Quand l’ordre de départ est défini, ainsi que les dates, ils sont communiqués aux salariés au moins un mois à l’avance.

Notons ici que lorsqu’un salarié est absent pour cause de maladie ou d’accident au moment du départ en congés, il peut demander que ses congés soient reportés, si son arrêt de travail prend fin avant la fin de la période des congés payés.

Quelle Durée pour les congés ?

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois effectif de travail.

Lorsqu’il travaille donc pendant une année complète, il bénéficie de 30 jours ouvrables, soit 5 semaines de congés.

Pour calculer le nombre exact de jours de congés, il faut prendre en considération la période de référence qui, en l’absence de convention ou d’accord, va du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours (1er avril au 31 mars pour les professions relevant de caisses de congés payés ou encore les professions du bâtiment et des travaux publics). Le salarié qui travaille durant toute la période de référence a donc droit, quel que soit l’horaire de travail effectué, aux 30 jours ouvrables de congés.

Notons qu’un employeur peut décider de définir le nombre de jours de congés en jours ouvrés. Dans ce cas, il doit néanmoins veiller à garantir au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux basés sur le calcul en jours ouvrables.
Par ailleurs, la durée de congés que doit prendre un salarié au cours de la période légale est de 12 jours ouvrables au minimum et 24 jours ouvrables (soient 4 semaines) au maximum. L’employeur a toutefois la possibilité d’accorder une durée plus longue si le salarié invoque certaines contraintes particulières.  

Notons ici aussi qu’un salarié peut choisir de prendre ses congés de façon fractionnée lorsque leur durée est supérieure à 12 jours ouvrables. Dans ce cas, en l’absence de dispositions particulières de convention ou d’accord, le reste des jours de congés peut être pris en une ou plusieurs fois en dehors de la période légale. Aussi, le salarié peut suite aux fractionnements bénéficier de jours de repos supplémentaires :
•    deux jours ouvrables s’il prend au moins 6 jours en dehors de la période légale ;
•    un jour ouvrable s’il prend entre 3 et 5 jours en dehors de la même période.
Toutefois, le salarié ne peut bénéficier de jours de repos supplémentaires pour les fractionnements de la 5e semaine.

Indemnité de congés payés

Le calcul de l’indemnité de congés payés se fait de deux manières.

Selon la première, cette indemnité représente le dixième (1/10e) de la rémunération brute totale perçue par l’employé au cours de la période de référence.

La seconde règle prévoit quant à elle que l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération qu’aurait perçue l’employé s’il avait continué à exercer son travail. Entre les deux règles, l’employeur est tenu d’appliquer celle qui avantage le plus le salarié.

Pour finir, notons que le non-respect des règles relatives aux congés payés est puni par la loi, d’une amende liée aux contraventions de 5e classe, prononcée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Autrement dit, l’employeur qui n’observe pas les règles énoncées ci-dessus sera contraint de payer une amende de 7 500 euros par salarié concerné par l’infraction.

En résumé, nous notons que tout salarié a droit aux congés. Les conditions dans lesquelles ces congés peuvent être posés varient en fonction de la situation des salariés. Elles sont définies par convention ou accord d’entreprise ou de branche et doivent être respectées par tout employeur sous peine de paiement d’amende. En l’absence de convention ou d’accord, il revient aux employeurs de définir les diverses conditions, conformément aux prescriptions légales. Si vous êtes employeur, vous devez donc veiller à ce que vos employés posent leurs congés dans le respect des diverses prescriptions légales et réglementaires.