Lettre d’avertissement : quand et comment l'envoyer ?

Le contrat de travail implique la réalisation d’un travail effectif sous les directives (lien de subordination) d’un employeur. En outre, le contrat de travail stipule l’étendue des missions et des responsabilités que le salarié doit assumer. À défaut, l’employeur du fait de son pouvoir de sanction (pouvoir disciplinaire) peut prononcer des mesures disciplinaires à l’encontre du salarié (mise à pied, mutation disciplinaire, rétrogradation, licenciement). Mais, en premier lieu, il peut se contenter d’un avertissement ou d’un blâme au moyen d’une lettre d’avertissement.

Qu’est-ce qu’un avertissement ?

L’avertissement comme sanction disciplinaire

Toute mesure autre que les observations verbales prises par l’employeur à la suite d’un agissement du salarié considéré comme fautif, est une sanction disciplinaire.

Or, l'avertissement vise à avertir de manière formelle le salarié quant à la manière inadaptée d’honorer les obligations issues de son contrat de travail (comportement, tâches et missions mal réalisées...). Il s’agit en quelque sorte d’un rappel à l’ordre (ou d’une mise en garde) où le salarié est informé des faits qui lui sont reprochés afin qu’il y mette un terme.

Une lettre d’avertissement est donc une sanction disciplinaire.

L’interdiction de sanctionner deux fois pour les mêmes faits

D’un point de vue plus juridique, un même fait ne peut être sanctionné deux fois. Or, une lettre d’avertissement constitue une sanction disciplinaire. De ce principe en découle que l’employeur ne peut avertir le salarié sur un fait pour ensuite prononcer une sanction plus lourde.

Néanmoins, si le salarié persiste dans sa faute malgré la lettre d’avertissement de l’employeur, ce dernier peut envisager une sanction plus lourde (mise à pied, rétrogradation, mutation…) voire un licenciement.

La procédure en matière d’avertissement

Le droit du travail, la convention collective applicable ou un accord de branche fournissent un cadre à la procédure d’avertissement du salarié ou plus généralement à la procédure disciplinaire dont peut faire l’objet le salarié.

La nécessité d’une interpellation suffisante du salarié

La procédure d’avertissement est relativement légère à mettre en œuvre et constitue, de fait, une procédure disciplinaire simplifiée.

À l’instar d’une mise en demeure, constitue un avertissement toutes notifications écrites et motivées interpellant de manière claire le salarié quant au manquement de ses obligations.

Dès lors, l’employeur doit seulement s’assurer de la notification de l’avertissement au moyen d’un courrier recommandé avec accusé de réception, d’un e-mail, ou d’un procédé écrit assurant un caractère formel à l'interpellation du salarié.

L’entretien après la lettre d’avertissement est-il obligatoire ?

Selon certaines conventions collectives ou accords de branche, après réception de la lettre d’avertissement, l’employeur et le salarié doivent se rapprocher lors d’un entretien pour que ce dernier puisse faire valoir ses observations.

Bien que cela ne soit pas obligatoire dans la majorité des cas, l'entretien consécutif à la lettre d’avertissement semble indispensable pour assurer une bonne gestion des ressources humaines.

Quelles sont les mentions obligatoires de la lettre d’avertissement ?

Les motivations de l’employeur doivent être clairement énoncées dans la lettre d’avertissement. Cependant, la lettre d’avertissement n’est pas soumise à un formalisme particulier.

En outre, le courrier ou le message valant avertissement doit :

• être transmis dans un délai de 2 mois après la découverte des faits ;
• décrire précisément les faits reprochés ;
• mettre en garde de manière claire.
  
  

Les raisons d'envoi d'une lettre d’avertissement

Toutes les fautes imputables au salarié peuvent faire l’objet d’une lettre d’avertissement. Plusieurs raisons sont justifiées pour faire parvenir une lettre d’avertissement au salarié :

Retards répétés

Arriver en retard à son travail n’est pas un comportement qui permet le bon déroulement des activités de l’entreprise. Même les retards qui ne sont pas imputables aux agissements du salarié (problème de transport par exemple), peuvent faire l’objet d’un avertissement. Toutefois, en cas de grève des services de transport, le retard du salarié en découlant ne peut être considéré comme une faute justifiant un licenciement.

Absences non justifiées

Par absences injustifiées, il est entendu toutes les absences qui ne s’inscrivent pas dans une démarche légalement admise par le droit du travail.
Ainsi, les arrêts maladies font partie des droits du salarié, de la même manière certaines conventions collectives autorisent des jours exceptionnels pour mariage, déménagement ou décès d’un proche. En revanche, une absence non justifiée est une faute contractuelle imputable au salarié.

Attitude verbale ou vestimentaire inadaptée

Le contrat de travail, à l’instar de tout contrat, doit s'exécuter de bonne foi.

Il ne doit pas être admis les insultes ou propos racistes, incitant à la haine au sein d’une entreprise. Ceci peut nuire au cadre de travail, mais également à la réputation de la société. De la même manière, la tenue vestimentaire doit répondre au dress code de l’entreprise, quand cette dernière dispose d’un règlement intérieur en la matière ou que la nature du travail effectué exige une tenue particulière (pour des raisons de sécurité notamment). En effet, dans les cas où la tenue réglementaire répond à des conditions de sécurité inévitable, le fait de ne pas la porter correctement peut-être invoquée comme faute.

Méconnaissance des dispositions du règlement intérieur de l’entreprise

Le règlement intérieur de l’entreprise s’applique à toute personne qui travaille (y compris les stagiaires) dans les mêmes conditions que le contrat de travail. Le non-respect du règlement intérieur peut être source de sanctions disciplinaires telles qu’un avertissement.

Par exemple, l'état d’ébriété pendant les heures de travail est notamment une raison suffisante pour envoyer un avertissement.

Que faire si le salarié ignore la lettre d’avertissement ?

Envisager un licenciement

En tant qu’employeur, vous avez adressé à un salarié une lettre d’avertissement dans les 2 mois qui suivaient votre prise de connaissance des faits. Cette lettre mentionnait les actions reprochées de manière explicite, et invitait à une correction du comportement pour le bien de l’entreprise et des conditions de travail. Vous avez également pris le temps de convoquer le salarié, bien que cela ne soit pas obligatoire, à un entretien pour permettre une discussion claire sur les attentes que vous aviez envers lui. Les solutions afin de ne pas réitérer les faits reprochés ont été abordées.

Malgré cela, le salarié persiste dans son attitude et cela nuit à l’activité de l’entreprise. Vous décidez en conséquence d’adresser une autre lettre d’avertissement, puis de recourir à d'autres sanctions disciplinaires. Malheureusement, sans solution, et malgré votre indulgence, vous pouvez prononcer un licenciement.

Dans ce cas, la lettre d’avertissement peut effectivement être invoquée pour justifier un licenciement pour faute. Cependant, dans le cas d’un licenciement, une sanction disciplinaire telle une lettre d’avertissement datant de plus de 3 ans n’est pas admise comme preuve valable.

La lettre d’avertissement s’avère alors plus qu’utile dans le cas d’une procédure de sanction disciplinaire. Elle atteste que le salarié a été informé des faits reprochés et de l’indulgence de l’employeur.

L’avantage de la lettre d’avertissement dans une procédure de licenciement

Les différentes lettres d’avertissements pourront abonder aux débats pour caractériser la faute justifiant le licenciement du salarié en cas de procédure engagée devant le conseil des prud’hommes.

En effet, si un avertissement ne pourrait suffire à licencier un salarié de manière convenable, plusieurs lettres d’avertissements reprochant les mêmes faits permettraient de caractériser une faute simple, voire une faute grave ou une faute lourde (selon la nature des faits reprochés : absences injustifiées, attitude volontaire de nuire à l’entreprise et à l’employeur…).

Le salarié peut-il contester son avertissement ?

Il est possible pour un salarié de contester l’avertissement qu’il a reçu, par exemple : 

• s’il estime que l’avertissement n’est pas justifié en l’espèce ;
• si le motif est discriminatoire ou illicite ; 
• s’il dispose de circonstances atténuantes.
  
  

La contestation de l’avertissement se fait alors auprès du Conseil de prud’hommes. Le juge prud’homal examinera la nature des faits reprochés au salarié, les éléments de contestation, la régularité de la procédure disciplinaire suivie par l’employeur, ainsi que la proportionnalité de la sanction prononcée. 

Si le juge prud’homal fait droit à la demande du salarié, l’avertissement est annulé. Si, en revanche, la contestation du salarié est jugée abusive, ce dernier pourra être condamné à payer des dommages et intérêts à son employeur. 

Un avertissement peut-il être cumulé avec une autre sanction ?

En vertu du principe « non bis in idem », les mêmes faits ne peuvent pas faire l’objet de plusieurs sanctions. De fait, une seule faute ne peut donner lieu à deux sanctions cumulatives. De même, l’employeur ne peut pas invoquer une faute déjà sanctionnée par un avertissement (ou par toute autre sanction disciplinaire) pour justifier un licenciement (Cass. soc. 18.02.2004, n° 02-41622). 

Cependant, si le salarié récidive, l’employeur peut invoquer une faute de même nature déjà sanctionnée pour prononcer une sanction aggravée (Cass. soc. 30.09.2004, n° 02-44030).

Lorsque l’employeur est informé de plusieurs fautes commises par le salarié, il peut choisir de n’en sanctionner que certaines d’entre elles. Cependant, il ne pourra plus prononcer ultérieurement une nouvelle mesure disciplinaire pour sanctionner les autres faits (Cass. soc. 16 mars 2010, n° 08-43057).

Enfin, en vertu des articles L. 1332-4 et L. 1332-5 du Code du travail, aucun fait fautif ne peut donner lieu à l’engagement de poursuites disciplinaires au-delà d’un délai de deux mois à compter du jour où l’employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait n’ait donné lieu à l’exercice de poursuites pénales dans le même délai. 

En conséquence, même en tant que sanction mineure, l’avertissement ne doit pas être pris à la légère par l’employeur. 

En effet, prononcé de manière injustifiée, l’avertissement peut avoir des conséquences pour l’employeur : ce dernier s’expose à l’annulation de la sanction par le juge prud’homal si celle-ci est disproportionnée ou irrégulière dans sa forme. En outre, en vertu du non-cumul des sanctions, une faute ayant fait l’objet d’un avertissement ne pourra ensuite plus justifier, à elle seule, un licenciement. 

Autant de raisons pour lesquelles il est important de respecter les règles de forme et de fond avant de prononcer toute sanction disciplinaire, même lorsqu’il s’agit d’un simple avertissement.

En résumé

• L'avertissement est une sanction disciplinaire.
• Les retards répétés, les absences non justifiées, l'attitude verbale ou vestimentaire inadaptée, la méconnaissance des dispositions du règlement intérieur de l'entreprise sont des motifs d'avertissement.
• Le salarié peut contester l'avertissement.