Personnalisez votre lettre d'avertissement

Lorsqu’un employeur estime que le comportement de son salarié est fautif, il peut l’en avertir à travers ce que l’on appelle une lettre d’avertissement. Il s’agit donc d’un moyen pour l’employeur de sanctionner disciplinairement son salarié lorsque ce dernier a commis une faute dont la gravité est insuffisante pour que des mesures lourdes soient entreprises (comme le licenciement pour faute grave), mais cependant suffisante pour que la sanction aille au-delà du simple blâme verbal.

Les motifs les plus souvent rencontrés de ce type de sanction sont : le retard ou l’absence injustifiée, le non-respect des consignes de sécurité ou encore la négligence dans la réalisation du travail. Ajoutons que le salarié dispose d’un droit de réponse à la lettre d’avertissement, s’il estime que celle-ci n’est pas justifiée.

Notons, avant toute chose, qu’une même faute ne peut pas faire l’objet de deux sanctions de natures différentes. En d’autres termes, un retard injustifié ne peut pas être sanctionné par une lettre d’avertissement et par un licenciement juste après. Si ce retard a été d’abord sanctionné par une lettre d’avertissement (ce qui est normal puisque c’est une sanction proportionnelle à la faute), le salarié ne pourra pas être licencié sur les mêmes faits.

Néanmoins, la succession d’avertissements pour des retards peut éventuellement justifier son licenciement. Par exemple, si le salarié a été averti 3 fois en un mois pour des retards injustifiés, l’employeur pourrait procéder à un licenciement. 

En cas donc d’une répétition de fautes dont la gravité moindre ne peut donner lieu à un licenciement direct, et à condition de pouvoir prouver la répétition de ces fautes (d’où l’intérêt des lettres d’avertissement qui sont une trace écrite, à la différence des blâmes oraux), l’employeur peut procéder à un licenciement. Il pourra aussi prouver le caractère réel et sérieux de ce licenciement si l’affaire est portée devant les prud’hommes. 

Une lettre d’avertissement doit :

• énoncer clairement les faits reprochés et les circonstances dans lesquelles ils se sont produits ;

• les éventuels témoins présents lors des faits ;

• la lettre doit prendre la forme d’une mise en garde qui énonce clairement les mesures qui doivent être prises par le salarié afin de remédier à son comportement fautif.

Notons que même si une lettre n’est pas officiellement qualifiée d’avertissement, si elle comporte ces notions, elle sera alors considérée comme une lettre d’avertissement.

Les lettres d’avertissement visent des fautes dont la gravité ne peut pas justifier des mesures lourdes. En effet, lorsqu’une faute est grave, elle peut donner lieu à des sanctions comme la mise à pied (avec retenue sur salaire), voire même le licenciement pour faute grave. En conséquence, ce sont justement les fautes qui ne sont pas estimées comme graves qui justifient l’envoi d’une lettre d’avertissement.

Il est possible de remettre la lettre d’avertissement en main propre au salarié, contre sa signature, mais ce n’est pas la seule façon possible de le notifier de cet avertissement. En effet, l’employeur peut également envoyer la lettre par courrier, avec accusé de réception.

Notons aussi que lorsqu’il s’agit d’une lettre d’avertissement, l’employeur n’est pas tenu d’organiser un entretien préalable avec le salarié.  

Le salarié doit être notifié du comportement fautif qui lui est reproché, et ce dans un délai de deux mois à compter du premier jour franc après la constatation de ce comportement par son employeur. Néanmoins, c'est dans l’intérêt de l’employeur de ne pas retarder la notification afin de dissuader le salarié de répéter les fautes commises.

Qui plus est, en cas d’une multitude de récidives lors de ces deux mois, l’employeur pourrait avoir un motif réel et sérieux de licencier le salarié en question. 

Vous pouvez effectivement envoyer une deuxième lettre d’avertissement à votre salarié s’il ne respecte pas les obligations que vous lui avez rappelées dans la première. Dans ce genre de cas de figure, il est même conseillé de procéder à l’envoi d’une deuxième lettre d’avertissement car si le salarié continue à commettre les mêmes fautes de gravité moindre, et que vous estimez qu’il vaut mieux vous séparer de ses services, le seul moyen de justifier un éventuel licenciement est votre capacité à prouver la répétition des fautes en question.

Vous pouvez prouver cette répétition grâce notamment aux nombreuses lettres d’avertissement que vous avez adressées au salarié fautif.  

Comme nous l’avons déjà vu, une même faute ne peut pas faire l’objet de deux sanctions de natures différentes. Autrement dit, si vous avez averti un employé de ses retards injustifiés, vous ne pouvez pas le licencier juste après cet avertissement. Dans ce cas, ce serait seulement le cumul de retards injustifiés (et éventuellement d’autres fautes moindres) qui pourrait justifier un éventuel licenciement.

Vous ne pouvez donc pas licencier un employé après l’envoi d’une première lettre d’avertissement. L’employé doit avoir récidivé une multitude de fois, et vous devez lui avoir envoyé une multitude de lettres d’avertissement pour ses fautes moindres, afin de pouvoir procéder à un licenciement (vous devrez aussi prouver que cette répétition de fautes moindres est un motif valable pour licenciement, au cas où l’affaire est portée aux prud’hommes).

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