Le règlement intérieur : comment faut-il le rédiger ?

Régulant la vie sur le lieu de travail, le règlement intérieur d’une entreprise est très encadré par la loi, et fait l’objet d’une règlementation stricte tant au niveau de son contenu qu’au niveau de sa forme et de sa mise en place.

Qu’est-ce que le règlement intérieur d’une entreprise ?

Le règlement intérieur d’une entreprise pose les règles d’hygiène, de santé, de sécurité et de discipline, ainsi que les sanctions éventuelles, qui s’appliquent au sein de l’entreprise ou de l’un de ses établissements. Il doit être affiché ou facilement accessible, et a valeur juridique : s’il existe, il s’impose légalement à tous les salariés de l’entreprise, et ce même s’ils ont été embauchés avant sa mise en place.

Obligatoire ou facultatif ?

Il est obligatoire pour les entreprises de plus de 20 salariés. Si l’entreprise possède plusieurs établissements accueillant moins de 20 salariés et aucune spécificité de santé, d’hygiène, de sécurité, les établissements peuvent avoir tous le même règlement, avec un exemplaire par établissement. Si l’établissement est plus important ou présente quelques spécificités, il doit avoir son propre règlement intérieur.

Qu’il soit obligatoire ou facultatif, il est très conseillé de rédiger un règlement intérieur, en raison du rôle majeur qu’il joue sur le bon fonctionnement global de l’entreprise.

Le règlement intérieur permet de communiquer le plus clairement possible les règles que nul n’est censé ignorer, et de s’assurer que ces règles sont portées à la connaissance de chacun.

Légalement, il assure aussi le pouvoir de sanction du dirigeant d’entreprise, dans la mesure où celui-ci est en droit d’appliquer une sanction des infractions seulement si celles-ci ont été prévues par le règlement intérieur, hormis le licenciement. Sans règlement, le dirigeant n’a pas le pouvoir de sanctionner. En cas de non-respect du règlement, un salarié peut être sanctionné pour faute grave, voire licencié.

Le contenu du règlement intérieur

Le contenu du règlement intérieur reste très encadré par la loi, même en cas de règlement intérieur facultatif. Il doit être rédigé par l’employeur en français – éventuellement accompagné de traductions - et régulièrement mis à jour.

Les clauses obligatoires et exclusives

Le règlement intérieur doit et ne peut comporter que les clauses portant sur :

• " Les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement,
• Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises,
• Les règles générales et permanentes relatives à la discipline (notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur),
• Les dispositions relatives aux garanties de procédure prévues pour le salarié si l'employeur envisage une sanction disciplinaire,
• Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, au harcèlement moral et sexuel et aux agissements sexistes,
• Des dispositions affirmant le principe de neutralité dans l'entreprise et limitant la manifestation des convictions, par exemple religieuses, des salariés. "

Ces mentions sont les seules à pouvoir figurer dans le règlement intérieur, et tout autre point ne rentrant pas dans ce cadre doit être exclu.

La date d’entrée en vigueur doit être précisée : le règlement intérieur peut entrer en vigueur au moins un mois après son dépôt auprès du secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes – Voir la procédure de mise en place du règlement intérieur.

Les clauses interdites

Le règlement intérieur ne peut mentionner aucune clause contraire aux conventions collectives en vigueurs, aux lois et règlements applicables.

Aucune de ses clauses ne peut porter de restrictions non justifiées ni proportionnées à la tâche à accomplir, vis-à-vis des libertés individuelles et collectives comme au droit des personnes.

Aucune de ses clauses ne peut prendre de disposition discriminatoire vis-à-vis du sexe, des mœurs, de la race, d’un handicap, des opinions politiques, syndicales, religieuses...

La procédure de mise en place du règlement intérieur

Outre les questions du contenu, la mise en place du règlement intérieur doit passer par quelques étapes obligatoires.

1- La rédaction du règlement intérieur

Le règlement intérieur doit être rédigé par l’employeur, qui en défini les règles, dans le respect des formalités en vigueur : il ne doit rien oublier et doit rester vigilant sur les clauses. Il est plus que conseiller de confier la rédaction de son règlement intérieur à un professionnel du droit !

2 – La présentation aux représentants du personnel

Une fois rédigé, le règlement doit faire l’objet d’une consultation vis-à-vis des représentants du personnel de l’entreprise, soit :

• au comité d’entreprise ou au délégué du personnel ;
• Ainsi qu’au Comité d’Hygiène, de sécurité et des conditions de travail – CHSCT- pour les questions d’hygiène et de santé.

S’il est tenu à une consultation, le règlement intérieur n’a pas forcément à être approuvé.

Sans instances représentatives du personnel, l’employeur peut établir seul le règlement intérieur, et n’est pas obligé de le présenté aux salariés, qui, en cas de doute ou de réclamation, peuvent saisir l’inspection du travail.

3 – La communication à l’inspecteur du Travail

Le règlement rédigé par l’employeur et les avis des représentants du personnel doivent ensuite être communiqués à l’inspection du travail, pour contrôler que toutes les clauses sont bien légales. Celle-ci peut exiger, si nécessaire, des modifications ou un retrait simple. L’inspecteur du travail n’a pas le pouvoir de corriger lui-même les points litigieux ou incomplets.

En cas de désaccord, un recours reste possible auprès de la Direction inter-régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi – DIRECCTE.

4 – Le dépôt au secrétariat-greffe des Prud’hommes

L’employeur doit en parallèle déposer deux exemplaires du règlement et les avis du CE au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes dont dépend l’entreprise, dans un délai d’au moins un mois avant la date d’entrée en vigueur indiquée sur le règlement.

5 – L’affichage sur le lieu de travail

Dès sa communication à l’inspection du travail et son dépôt auprès des Prud’hommes, le règlement intérieur doit être affiché, sachant qu’il pourra toujours être modifié.