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L’embauche d’un salarié est un moment clé pour votre entreprise et cela quel que soit sa taille. Votre entreprise se développe ou la demande est trop forte, il vous faut recruter un nouveau ou votre premier salarié.
Après avoir diffusé une annonce et rencontré plusieurs candidats, vous avez trouvé le profil parfait pour le poste vacant. Félicitations, votre processus de recrutement est enfin terminé et vous allez pouvoir commencer les démarches administratives d’embauche.
Ce n’est pas évident en tant qu’employeur de s’y retrouver et il est possible de se sentir dépassé par la gestion salariale. Au-delà du choix du contrat de travail, l’une des premières étapes pour finaliser l’embauche de votre nouveau salarié consistera à déposer une déclaration préalable à l’embauche, la DPAE.
Captain Contrat vous explique tout.
Qu’est-ce que la DPAE ?
En tant qu’employeur, la DPAE vous permet d’effectuer les démarches nécessaires auprès de l’URSSAF.
C’est obligatoire mais la DPAE a l’avantage de simplifier vos démarches à l’arrivée d’un nouveau salarié dans votre entreprise.
En effet, le dépôt de la DPAE vous permet de :
- Déclarer sa première embauche au sein de votre entreprise
- Demander son immatriculation au régime de la Sécurité sociale
- Demander votre affiliation au régime d’assurance chômage
- Demander son adhésion à un service de santé au travail
- Permettre sa future visite médicale obligatoire
- Pré-établir votre déclaration sociale nominative (DSN), déclaration indiquant aux organismes sociaux combien de salariés sont employés dans votre société.
À qui s’adresse-t-elle ?
Il s’agit d’une obligation pour les employeurs, à l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié dans l’entreprise (article L. 1221-10 du Code du travail).
Elle doit être effectuée 8 jours avant l’embauche du salarié, c’est-à-dire, avant la date de début de son contrat.
Pourquoi est-ce obligatoire ?
La DPAE est devenue obligatoire dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.
Il faut donc être vigilant car, en cas de contrôle de l’URSSAF, des pénalités peuvent vous être appliquées et cela peut aller jusqu’à une accusation de travail dissimulé lourdement punie pénalement.
Heureusement, il est possible de ne pas avoir à réaliser la DPAE lorsque vous pouvez bénéficier du dispositif TESE.
Bénéficiaire du TESE ?
Le TESE signifie « titre emploi service entreprise ». C’est un service mis en place depuis 2008.
Ce dispositif permet aux entreprises d’alléger les formalités liées à l’embauche et à la gestion des salariés de l’entreprise.
A l’origine, seules les entreprises de moins de 20 salariés pouvaient bénéficier de cette facilité, mais depuis le 1er janvier 2019, ce dispositif a été élargi. Désormais, ce sont toutes les entreprises qui sont susceptibles d’en bénéficier, sans limite de salariés.
Si c’est votre première embauche, ou si vous disposez de plusieurs salariés au sein de votre entreprise, vous pouvez donc demander votre adhésion à l’URSSAF.
En tant qu’adhérant, l’URSSAF s’occupera de tout à votre place puisque ce service gratuit permet par une déclaration en ligne de :
- Etablir le contrat de travail ;
- Effectuer la DPAE ;
- Etablir les fiches de paie ;
- Calculer les cotisations sociales dont vous êtes redevables ;
- Effectuer la DSN.
Ainsi, à chaque nouveau salarié, vous transmettrez à l’URSSAF une fiche d’identification du salarié.
Une fois adhérant, tous vos salariés devront être gérés via ce dispositif, ce qui permettra une gestion homogène de votre masse salariale.
Qu’est-ce que doit contenir la DPAE ?
Si vous ne voulez pas bénéficier du dispositif TESE ou que la personne embauchée est un salarié spécifique, vous devrez effectuer vous-même la DPAE.
La DPAE prend la forme d’un formulaire (Cerfa n°14738*01) au sein duquel vous allez renseigner les informations relatives à votre entreprise et les informations concernant votre futur salarié.
Vous devrez notamment indiquer la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat, ainsi que la durée de la période d’essai.
Pour mieux comprendre, voici à quoi ressemble le formulaire (formulaire cerfa tiré du site emploi.gouv) :
Vous vous êtes trompés en remplissant le formulaire ? Pas de panique, vous pouvez toujours le rectifier dans les deux jours suivant son dépôt.
Quand et comment la déposer ?
Une fois la déclaration remplie, vous devrez la transmettre à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche. Pour faire simple, il faut qu’elle soit effectuée avant que le salarié ne commence à travailler.
Par exemple, si vous souhaitez embaucher votre salarié le 1er avril, vous pourrez la transmettre du 24 mars au 1er avril :
Ensuite, vous transmettrez la DPAE à l’URSSAF soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit en effectuant la déclaration en ligne.
À la date d’embauche du salarié, vous devrez lui fournir une photocopie de la DPAE ou de l’accusé de réception.
Quelles sont les sanctions en l’absence de DPAE ?
Comme toute obligation, le non-respect du dépôt de la DPAE auprès de l’URSSAF est lourdement sanctionné.
D’une part, vous vous exposez à une régularisation des cotisations sociales dont vous êtes redevables en tant qu’employeur et que vous n’aurez pas acquittées.
D’autre part, une pénalité, assimilable à une amende pourrait vous être appliquée. A titre indicatif, le montant de cette pénalité est égal à 300 fois le taux horaire minimum garanti.
Enfin, si vous avez volontairement omis d’effectuer la DPAE, des sanctions pénales pourraient être engagées à votre encontre au titre du délit de travail dissimulé.
Face à de telles sanctions, il vaut donc mieux être diligent !
Aujourd’hui, la DPAE peut être facilement réalisée grâce au dispositif TESE. Mais si vous avez décidé de ne pas y recourir ou que vous n’avez pas le temps de vous y consacrer, n’hésitez pas à faire appel à Captain Contrat : nous saurons vous guider et vous rendre la vie plus légère face à ces obligations administratives !
