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L'essentiel de l'article
Le solde de tout compte est un document obligatoire remis à la fin d'un contrat de travail. Il récapitule l'intégralité des sommes versées au salarié, de son dernier salaire aux diverses indemnités dues. L'employeur dispose d'un délai de 8 à 15 jours pour le préparer et le tenir à disposition. Le collaborateur doit venir le chercher dans l'entreprise, mais sa signature n'est pas obligatoire. S'il choisit de le signer, il dispose alors de 6 mois pour le contester.
Qu’est-ce que la remise du solde de tout compte ?
La fin d'un contrat de travail nécessite un document qui établit clairement les droits financiers du salarié et sécurise juridiquement l'employeur.
Un document essentiel de fin de contrat
Le solde de tout compte fait partie des 3 documents indispensables de fin de contrat, aux côtés du certificat de travail et de l'attestation France Travail. Chacun remplit une fonction spécifique :
- le certificat atteste de l'expérience acquise ;
- l'attestation ouvre les droits au chômage ;
- le solde de tout compte garantit que toutes les sommes dues ont été correctement versées.
Une rédaction encadrée
La rédaction du document suit des règles strictes pour assurer sa validité juridique. Il doit notamment inclure :
- les coordonnées complètes de l'entreprise (raison sociale, SIRET, adresse) ;
- l'identité et l'adresse du salarié ;
- les références exactes du contrat de travail ;
- la nature et les dates de la relation de travail ;
- le motif précis de la rupture.
Le détail des sommes à verser
Un solde de tout compte doit présenter de manière claire et détaillée chaque élément de rémunération. Voici comment les différentes sommes doivent apparaître :
Qui est concerné par le solde tout compte ?
La législation du travail prévoit une application large du solde de tout compte pour protéger les droits de tous les salariés.
Une obligation pour tous les contrats de travail
Que vous soyez en CDI, CDD, contrat d'apprentissage ou même contrat saisonnier, la remise du solde de tout compte s'impose à l'employeur. Cette obligation s'étend également aux contrats à temps partiel et de professionnalisation. En revanche, les stagiaires, étant sous convention de stage, ne sont pas concernés.
Les situations de rupture concernées
Tout motif de fin de contrat requiert un solde de tout compte, mais le contenu varie selon les circonstances :
- un licenciement entraîne le calcul d'indemnités spécifiques ;
- une démission ne donne pas droit aux indemnités de rupture ;
- une rupture conventionnelle inclut l'indemnité négociée ;
- une fin de CDD comprend la prime de précarité.
Quel est le délai pour effectuer la remise du solde tout compte ?
Les délais de remise du document varient selon la situation. L'employeur doit toujours agir avec diligence pour ne pas pénaliser le salarié dans ses démarches futures.
Le délai à respecter
L'employeur dispose généralement d'un délai de 8 à 15 jours après la fin du contrat. Il lui permet de rassembler tous les éléments nécessaires au calcul des sommes dues, notamment les variables comme les commissions ou les primes.
Les situations modifiant le délai de remise
La remise peut intervenir plus tôt dans certains cas :
- dès le dernier jour travaillé si tous les éléments sont connus ;
- le jour du départ physique en cas de dispense de préavis ;
- à la date convenue pour une rupture conventionnelle.
Comment calculer le solde tout compte ?
D'après l’article L. 1234-20 du Code du travail, le reçu pour solde de tout compte détaille les « sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail ».
Méthodologie de calcul
Le document doit intégrer tous les éléments de rémunération :
- le salaire dû par l’employeur jusqu’au dernier jour du contrat ;
- les heures supplémentaires non payées ou non récupérées ;
- l’indemnité compensatrice de congés payés non pris ;
- le prorata d’éventuelles primes ou gratifications (contractuelles ou conventionnelles) ;
- le prorata du 13ᵉ mois ;
- le solde des jours de RTT non pris ;
- le solde et la liquidation du compte épargne temps (ou CET, sauf si transfert) ;
- l’indemnité de départ : indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle ou de départ à la retraite, de fin de mission ;
- l’épargne salariale : si le salarié fait la demande de déblocage ;
- la prime de précarité dans le cadre d’une fin de CDD.
Il existe des modèles de solde de tout compte sur internet. Cependant, ils ne sont pas toujours très fiables. Il est préférable de recourir à un professionnel du droit en cas de doute.
Les spécificités selon le type de fin de contrat
Chaque situation de rupture entraîne des calculs particuliers :
- Pour une rupture conventionnelle : l'indemnité spécifique ne peut être inférieure à l'indemnité légale de licenciement, soit un quart de mois de salaire pour chaque année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis un tiers au-delà.
- Pour une fin de CDD : la prime de précarité de 10 % se calcule sur l'ensemble des salaires bruts perçus, y compris les primes.
La vérification des éléments annexes
Il faut également penser à intégrer :
- les remboursements de frais professionnels en attente ;
- les avantages en nature à régulariser ;
- les éventuels trop-perçus à déduire ;
- les primes exceptionnelles proratisées.
Que faire en cas de contestation des sommes par le salarié ?
La contestation du solde de tout compte répond à des règles précises qui varient selon que le document a été signé ou non par le salarié.
Des délais de contestation variables
Selon l’article L.1234-20 du Code du travail : « le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées ».
Les juges font une distinction entre :
- les sommes mentionnées dans le solde de tout compte : elles peuvent être contestées dans les 6 mois suivant la signature ;
- les sommes omises du solde de tout compte : elles peuvent être contestées au-delà du délai de 6 mois.
Si le salarié n'a pas signé le reçu pour solde de tout compte, il ne possède pas de valeur libératoire pour l'employeur. En cas de désaccord sur les montants indiqués, l'employé dispose de différents délais pour engager une action en fonction de la nature du litige :
- lorsque la contestation porte sur les conditions de rupture du contrat de travail, comme une indemnité de licenciement, il a un délai d'un an pour agir ;
- si le différend concerne des éléments liés à l'exécution du contrat de travail, tels que le non-versement de frais professionnels, le délai est de 2 ans ;
- pour les litiges relatifs à la rémunération, par exemple des heures supplémentaires impayées, il dispose d'un délai de 3 ans pour faire valoir ses droits.
La procédure pour contester le solde de tout compte
Pour contester le solde de tout compte, le salarié envoie un courrier recommandé à l’employeur ou saisit le Conseil des prud’hommes. Dans la lettre, il doit préciser :
- les motifs de la contestation ;
- les sommes concernées : par exemple, des arriérés de salaires, des heures supplémentaires non récupérées, etc.
Si l'employeur ne répond pas favorablement, le salarié peut saisir le Conseil des Prud'hommes en fournissant :
- le solde de tout compte contesté ;
- les bulletins de salaire ;
- tout document justifiant la réclamation.
Comment se déroule la remise du solde tout compte ?
La remise du solde de tout compte constitue l'étape finale de la relation de travail. Elle doit être organisée avec soin afin d'éviter tout litige ultérieur.
La préparation des documents de fin de contrat
L'employeur constitue un dossier comprenant :
- le solde de tout compte en 2 exemplaires ;
- le certificat de travail ;
- l'attestation France Travail.
L'organisation de la remise
Pour une remise en main propre, vous devrez :
1. Fixer un rendez-vous.
2. Prévoir un temps d'explication.
3. Faire signer un reçu.
4. Remettre un exemplaire au salarié.
5. Conserver l'autre exemplaire signé.
Pour un envoi postal, il sera nécessaire de :
1. Préparer la lettre recommandée.
2. Joindre tous les documents.
3. Conserver une copie et l'accusée de réception.
En résumé
- Le solde de tout compte constitue une étape juridique essentielle de la fin du contrat de travail.
- Sa préparation et sa remise doivent suivre une procédure rigoureuse pour protéger les droits du salarié et sécuriser l'employeur.
- Si la signature n'est pas obligatoire, elle enclenche un délai de contestation de 6 mois qui sécurise les parties.
- En cas de désaccord, des recours existent dans des délais précis.
