La lettre de licenciement : quelle utilité ?

La lettre de licenciement est un point central de la procédure de licenciement. Elle doit répondre à un formalise précis pour que les droits de chacune des parties soient respectés.

Lettre de convocation à l’entretien préalable et lettre de licenciement

Attention, au sein de la procédure, la lettre de convocation à l’entretien préalable est différente de la lettre de licenciement elle-même. Chacune doit répondre à un formalisme qui lui est propre, elles ne doivent pas être confondues.

La lettre de convocation à l’entretien préalable doit être considérée comme l’ouverture de la procédure de licenciement, alors que la lettre de licenciement arrête la décision du licenciement, en fin de procédure.

L’entretien préalable est le premier point de la procédure de licenciement. Il est obligatoire et doit permettre à l’employeur d’informer le salarié des griefs à son encontre, et au salarié de se défendre, de donner des explications. L’objectif est d’éventuellement trouver un terrain d’entente, éclaircir une situation.

Le salarié doit être convoqué par une lettre, obligatoire, et envoyée en recommandée avec accusé de réception : en cas de litige, il faut pouvoir prouver que la convocation a bien été reçue.  Celle-ci contient l’objet de l’entretien, clair et énoncé, soit le licenciement, ainsi que la date et l’heure de l’entretien.

La lettre doit aussi préciser que le salarié a la possibilité de se faire assister, pour mieux assurer sa défense.

Le délai entre la réception de la lettre et l’entretien est d’une importance majeure : il doit être d’au moins 5 jours, pour que le salarié puisse préparer sa défense et ses explications. Pour une faute disciplinaire, la lettre doit être envoyée dans un délai maximum de deux mois après avoir pris connaissance de la faute.

Après la lettre de convocation à l’entretien préalable viennent l’entretien lui-même, puis la lettre de licenciement. 

Qu’est-ce qu’une lettre de licenciement ?

Lorsque l’employeur maintient sa décision de licencier le salarié après l’entretien préalable, il doit lui notifier.

Le contenu de la lettre de licenciement

La lettre doit d’abord notifier le licenciement sans équivoque, et préciser qu’elle est bien une lettre de licenciement. Elle doit aussi être parfaitement explicite sur la ou les raisons du licenciement, qui doivent être vérifiables. Il ne suffit pas d’évoquer une insuffisance professionnelle, ou un « motif personnel » : des faits concrets, objectifs et précis doivent appuyer le licenciement. Le licenciement doit obligatoirement être motivé, la lettre doit pouvoir en témoigner.

Si les causes ne sont pas identifiables dans la lettre, le licenciement peut être considéré comme sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des Prud’hommes, en cas de litige.

La lettre doit également préciser les décisions sur le préavis, soit les modalités dans lesquelles il sera effectué, ou sa dispense s’il y a lieu.

La lettre de licenciement se doit aussi de présenter au salarié tous les droits dont il bénéficie, parmi lesquels :

• Le droit du salarié à la formation individuelle de l’employé – DIF- doit être précisé, sauf en cas de faute lourde, où le salarié ne peut bénéficier de ces droits.
• Le maintien pendant quelques mois à la couverture mutuelle de l’entreprise,
• En cas de licenciement économique, la lettre doit également prévoir une possibilité de réembauche prioritaire et ses conditions.
• Au sein d’un groupe comportant plus de 1000 salariés, la lettre de licenciement doit aussi proposer un congé de reclassement où d’autres mesures prévues.

Enfin, la lettre doit être signée par l’employeur : une absence de signature est un vice de procédure, considéré comme préjudiciable pour le salarié.

Les formalités à respecter

La lettre doit être directement adressée au salarié en personne, en lettre recommandée avec accusé de réception – LRAR : l’accusée est une preuve supplémentaire que le licenciement a bel et bien été notifié au salarié.

Elle doit être envoyée dans un délai minimum de 2 jours ouvrables après la date de l’entretien dans le cas d’un licenciement pour motifs personnel, et d’un délai minimum de 7 jours ouvrables après la date de l’entretien dans le cas d’un licenciement économique. En cas de licenciement pour motifs disciplinaire, le délai est d’un mois maximum. Le non-respect des délais peut être lourdement sanctionné.

Sans aller jusqu’à un problème de fond portant sur le contenu, des formalités non respectées peuvent exposer l’employeur à des sanctions pour irrégularité de procédure : respecter la procédure est une première protection.

Les garanties de la lettre de licenciement

Comme obligation dans la procédure, et avec un formalisme réglementée, la lettre de licenciement valide la procédure globale du licenciement, en termes de droit. Elle assure la base qui permet de garantir les droits de l’employeur comme ceux du salarié. Par elle, l’employeur se tient à ses droits de licencier, et montre qu’il préserve les droits du salarié en lui exposant les possibilités qui s’offrent à lui : reclassement, réembauche prioritaire, formation...

Information, preuve... la lettre de licenciement sert notamment de base à tout jugement en cas de litige et de contestation de la part du salarié. Elle encadre le débat, pose la limite des faits et des actes : aucun jugement ne pourrait être donné sur ce qui n’apparaît pas dans la lettre, d’où l’importance d’y consigner l’essentiel.

La cause donnée par la lettre doit être exacte, et ne doit cacher aucun autre motif – discriminatoire... Elle doit également être suffisamment grave pour justifier le licenciement. Sans ces caractères, le licenciement peut être jugé comme sans cause réelle ni sérieuse, exposant l’employeur à un versement d’indemnités au salarié pour dommages et intérêts. A savoir : c’est à partir de la lettre que le salarié pourra contester, s’il le souhaite, son licenciement.

La lettre de licenciement est un condensé de la procédure, et contient l’enjeu du licenciement : être légalement justifiée. Chacun de ses mots à du poids, et sa rédaction doit être des plus rigoureuses, et adaptée à la situation. Pour ne prendre aucun risque, n’hésitez pas à confier la rédaction de la lettre de licenciement à des professionnels.