Calendrier : les obligations légales du freelance  

Que faire avant de me lancer ? Quelles obligations légales, comptables ou encore fiscales dois-je respecter ? Quels sont les délais ? A qui dois-je m’adresser ? …

Sachez que vous n’êtes pas le seul freelance à vous poser ces questions. L’exercice d’une activité est jalonné d’obligations déclaratives à ne pas manquer. 

Parmi les plus connues, nous citerons bien sûr l’approbation des comptes, la tenue d’une comptabilité ou encore la déclaration de votre chiffre d’affaires. 

Mais avant cela, revenons sur les prérequis à remplir avant de vous lancer et quelques recommandations à ne pas négliger pour bien démarrer votre première année d’exercice. 

Les obligations à remplir avant de vous lancer 

Choisir une forme juridique 

Avant de vous lancer seul dans l’exercice de votre activité de freelance, il est impératif que vous ayez une structure juridique. Il vous faudra donc créer votre entreprise et choisir la forme juridique adaptée à votre activité. 

Vous aurez la possibilité de choisir entre la création d’une entreprise individuelle (EI, EIRL ou statut de microentreprise) ou la création d’une société unipersonnelle (SASU ou EURL). 

L’entreprise individuelle offre des démarches de création relativement simples. En revanche, vous ne bénéficiez d’aucune protection sur votre patrimoine personnel puisque vous et votre entreprise ne formez qu’une seule et même entité. Ce statut s’adapte particulièrement aux petites activités dont le niveau de chiffre d’affaires reste relativement faible et les risques peu élevés. 

A l’inverse, si vous souhaitez protéger votre patrimoine personnel, la création d’une société sera pour vous une meilleure alternative. Vous aurez alors le choix entre la création d’une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU- forme unipersonnelle de la SAS) ou d’une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL - forme unipersonnelle de la SARL).

La SASU offre davantage de liberté de fonctionnement à son Président. L’EURL est quant à elle plus encadrée par le droit et peut apparaître comme plus sécurisante. 

Enfin, si vous souhaitez vous rémunérer en salaire, l’EURL sera plus adaptée que la SASU (plus avantageuse pour percevoir des dividendes). En effet, le montant des charges sociales est bien supérieur pour la SASU (80% contre 40% pour l’EURL). En contrepartie, le niveau de protection sociale est moins avantageux pour le gérant d’EURL que pour le Président de SASU qui dispose du statut d’assimilé salarié auprès du régime général de la Sécurité Sociale. 

Être affilié à un régime social 

Comme tout travailleur, en tant que freelance vous devez bénéficier d’une protection sociale, visant à protéger les personnes en activité contre les risques de la vie. 

Nous l’avons dit, le régime social auquel vous serez affilié dépendra du statut juridique que vous choisirez pour encadrer votre activité. 

Si vous optez pour la SASU, vous aurez le statut d’assimilé salarié et dépendrez, au même titre qu’un salarié, du régime général de la Sécurité Sociale. 

En revanche, si vous optez pour la création d’une entreprise individuelle ou d’une EURL, vous aurez le statut de travailleur non-salarié et vous dépendrez donc de la Sécurité Sociale des Indépendants (SSI - anciennement RSI).

Choisir une bonne assurance professionnelle  

Il ne suffit pas de vous protéger vous en tant qu’individu , encore faut-il protéger votre entreprise et les biens qui la composent : matériel informatique, voiture de fonction, local, etc. 

En effet, cette assurance couvre les dommages aux biens mais également votre responsabilité professionnelle quand elle est mise en cause (sur la prestation réalisée ou le produit livré).

Prenez le temps de choisir une bonne assurance pour vous accompagner au démarrage et tout au long du développement de votre activité.   

MAIF protège votre entreprise, vos biens professionnels, ainsi que vos droits et responsabilités. Plus d'infos ici.

Quelques recommandations pour réussir votre première année 

Pour démarrer votre activité dans de bonnes conditions, il est important de poser les bases. Celles-ci vous permettront d’assurer les fondations de votre activité et conclure sereinement vos premières relations commerciales avec vos clients et fournisseurs.

Première recommandation, soyez joignable. 

L’adresse de votre siège social n’est pas forcément celle que vous aurez choisi pour récupérer votre courrier. Vous pouvez avoir choisi le lieu de votre domicile comme adresse de siège social mais ne pas souhaiter communiquer cette adresse personnelle à vos clients, ni les recevoir dans ce lieu. Vous avez alors la possibilité de louer une boite aux lettres dans une société de domiciliation ou louer des bureaux dans un espace de coworking par exemple.

Négociez vos moyens de paiement

Vous allez sans doute ouvrir un compte professionnel réservé à l’exercice de votre activité et disposer des moyens de paiement associés : carte bancaire, chèque, virement, retrait. 

Pensez à négocier auprès de votre banque afin que vos plafonds de paiement soient adaptés à vos besoins réels. A défaut, vous risquez de freiner le développement de votre activité et vous retrouver dans des situations de blocage.

Protégez vos créations 

Que vous soyez freelance graphiste, informatique, rédacteur...votre activité va vous amener à créer des objets ou des contenus pour le compte de vos clients. Se pose alors la question de vos droits sur ces créations. A qui appartiennent vos créations une fois livrées ? Comment les protéger ? Comment les céder et éviter tout conflit ? Enfin, comment vous protéger des risques de contrefaçon ou de concurrence déloyale ? 

Renseignez-vous sur vos droits d’auteur, la procédure de dépôt de dessins et modèles ou encore le dépôt de votre marque, logo. 

Pour en savoir plus sur l'importance de protéger vos créations, consultez l'article dédié : Freelance : l'importance de protéger vos créations. 

Encadrez vos relations commerciales 

Pour que votre activité survive et se développe, vous allez nécessairement conclure des contrats avec des clients, des prestataires, des fournisseurs. 

Il est primordial de prévoir l’encadrement de ces relations commerciales. Vous aurez besoin de rédiger des conditions générales de vente, des contrats de vente, des contrats de prestations de services, des contrats de freelance, etc. 

Faites-vous accompagner par des professionnels pour la rédaction de ces documents. Attention aux modèles gratuits trouvés sur Internet ou à l’usage du copier-coller. C’est le risque de vous retrouver avec des documents non adaptés à votre activité ou pire encore à des accusations de plagiat et parasitisme économique.

Les obligations récurrentes au cours de l’exercice de votre activité 

Tenir une comptabilité 

Peu importe votre régime d’imposition, vos obligations fiscales et comptables vous imposent de tenir une comptabilité. Toutefois cette obligation sera plus ou moins complexe selon le régime d’imposition que vous aurez choisi. Par exemple, un micro-entrepreneur devra tenir une comptabilité bien plus simplifiée qu’un Président de SASU. 

Déclarez vos bénéfices

Il s’agit de l’une des obligations les plus importantes : la déclaration de vos revenus professionnels. 

Cette déclaration diffère en fonction de votre régime fiscal, selon que votre entreprise relève de l’impôt sur le revenu ou de l’impôt sur les sociétés. 

Mais elle diffère aussi selon le type de vos revenus : 

• pour une activité commerciale, artisanale ou industrielle, vous relèverez des bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
• pour une activité libérales, il s’agira des bénéfices non commerciaux (BNC)
• pour une activité agricole, l’exploitant relèvera des bénéfices agricoles (BA)

Déclarez votre TVA 

Si vous exercez une activité commerciale, artisanale ou libérale, vos opérations seront soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). 

Sauf, si comme les micro-entrepreneurs, votre chiffre d’affaires respectent les seuils vous permettant de bénéficier de la franchise de base, auquel cas vous ne facturez pas de TVA à vos clients. 

En dehors de cette exception, vous devrez collecter et reverser la TVA sous forme d’acomptes à l’État. 

Renseignez-vous bien sur les dates et échéances des différents versements.

Approuvez et déposez vos comptes 

Si vous créez une EURL ou une SASU, vous devrez chaque année respecter l’obligation d’approbation et de dépôt de vos comptes. 

En tant que gérant de votre société, vous devez approuver chaque année vos comptes et décidez de l’affectation de vos bénéfices ou de vos pertes. 

L’approbation s’effectue sur procès-verbal dans les 6 mois suivant la clôture de votre exercice social. Vous disposez ensuite de deux mois pour déposer vos comptes par voie électronique auprès du greffe du tribunal de commerce (et d’un mois seulement pour un dépôt papier). 

Par exemple : si vous clôturez votre exercice social au 31 décembre, vous avez jusqu’au 30 juin pour approuver vos comptes, et jusqu’au 31 juillet pour les déposer sous format papier (ou jusqu’au 30 août par voie électronique). 

Pour vous aider à ne manquer aucune échéances et obligations déclaratives, découvrez le calendrier fiscal de l’entrepreneur proposé par le site officiel de la Direction générale des Finances publiques, Impot.gouv.fr.

En résumé

• Avant de se lancer, il est nécessaire de remplir certaines obligations : choisir une forme juridique adaptée à votre projet, être affilié à un régime social et enfin choisir une bonne assurance professionnelle.
• Ensuite, certains éléments peuvent également vous aider à réussir votre première année : rester joignable, négocier vos moyens de paiement, protéger vos créations, ou encore encadrer vos relations commerciales.
• Enfin, durant l’exercice de votre activité, d’autres obligations s’imposent à vous : tenir une comptabilité, déclarer vos bénéfices, déclarer votre TVA et enfin approuver et déposer vos comptes.