Dépôt des comptes annuels d'une SARL : quelle procédure ?

Le dépôt des comptes annuels d’une société est une démarche obligatoire. Il vise à présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité d’une société. L’article L. 232-22 du Code de commerce énonce les modalités de dépôt des comptes annuels pour les gérants de SARL auprès du greffe du Tribunal de commerce. Aucune dispense n’est prévue, seule la confidentialité des comptes annuels peut être envisagée, sous certaines conditions.

Captain Contrat fait le point sur la procédure de dépôt des comptes annuels d’une SARL et les précautions à prendre.

Dépôt des comptes annuels d'une SARL : quels sont les délais à respecter ?

Une SARL dispose de deux échéances pour effectuer le dépôt des comptes annuels :

• Le délai est d’un mois à compter de la date à laquelle les comptes annuels ont été approuvés par les associés pour les déposer au greffe du tribunal de commerce.
• Le délai peut être prorogé à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique.

Que faut-il faire en amont du dépôt des comptes d'une SARL ?

Le dépôt des comptes est une démarche juridique qui consiste à déposer les documents juridiques qui matérialisent l’approbation des comptes. Les deux démarches sont complémentaires et se suivent : l'approbation des comptes puis le dépôt :

1. En amont du dépôt des comptes annuels, une SARL doit réunir une assemblée générale avec ses associés pour approuver ses comptes.
2. Suite à cette assemblée générale et au dressement du procès-verbal (PV) qui en est issu, le gérant doit affecter son résultat dans les six mois de la clôture de son exercice comptable.
3. Il dispose donc d’un délai maximal de sept ou huit mois (s’il a choisi le dépôt par voie électronique) pour déposer ses comptes.
4. Une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être adressée au président du tribunal de commerce.

Quels sont les documents à joindre lors du dépôt des comptes annuels d'une SARL ?

Un bilan, un compte de résultat et une annexe 

Le bilan détaillé du patrimoine de la SARL comprend notamment les encours clients.

Le compte de résultat retrace les performances réalisées par la SARL de l’exercice comptable, l’annexe est une note qui offre des compléments d’information concernant le bilan et le compte de résultat.

Le PV de l’assemblée d’approbation des comptes annuels

Le dossier de dépôt doit comprendre le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes annuels, ou un extrait de ce PV, comprenant la proposition d’affectation du résultat et la résolution de l’affectation votée. 

Le rapport du commissaire aux comptes

Lorsque la SARL dépasse les seuils fixés pour la nomination d’un commissaire aux comptes, son rapport général doit être annexé aux comptes annuels.

Quels sont les documents spécifiques aux comptes consolidés ?

Les cas de comptes consolidés

Les documents consolidés concernent impérativement le dépôt des comptes sociaux, dès lors qu’une société se trouve dans l'une au moins des trois situations suivantes :

• Une société contrôle une ou plusieurs autres sociétés de manière exclusive :
  • Soit par détention directe ou indirecte de la majorité des droits de vote de celle(s)-ci ;
  • Soit du fait de la désignation, pendant deux exercices successifs, de la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de celle(s)-ci ;
  • Soit par l'exercice d'une influence dominante en raison d'un contrat avec celle(s)-ci ;
• Une société contrôle une ou plusieurs autres sociétés de manière conjointe du fait du partage du contrôle d'une ou plusieurs sociétés exploitées en commun par un nombre limité d'associés ou d'actionnaires (c'est le cas, par exemple, de la filiale commune) ;
• Une société exerce sur une ou plusieurs sociétés une influence notable du fait de la détention directe ou indirecte d'au moins 20 % des droits de vote de celle(s)-ci.
  
  

Les documents des comptes consolidés

• Le bilan consolidé, le compte de résultat consolidé et une annexe à ce bilan et à ce compte ;
• Le rapport annuel sur la gestion du groupe ;
• Le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés.

À qui s'adresser pour effectuer le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels d’une SARL est effectué auprès du service du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Ce registre est tenu par le greffe du tribunal de commerce où la société est immatriculée la société, dans le ressort dans lequel la société a son siège social.

Comment effectuer le dépôt des comptes annuels ?

Un seul exemplaire sera donné au greffe. Il doit mentionner la forme juridique de la société, sa dénomination sociale, son siège social et son numéro RCS avec l’indication de la ville du greffe d’immatriculation.

La communication peut être faite selon trois moyens :

• En se déplaçant soi-même au guichet du Tribunal ;
• En envoyant les documents par voie postale ;
• En déposant les éléments sur le site d’Infogreffe.

Comment se passe la publication du dépôt des comptes au BODACC ?

Lorsque le greffier reçoit les comptes d’une SARL, il enregistre et les publie dans le Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Cette publication rend les comptes annuels publics.

Est-il possible de restreindre la publicité des comptes déposés ?

Des dispositions à l’intention des petites et moyennes entreprises permettent une diffusion restreinte des comptes annuels déposés. Les sociétés concernées par cet allègement de diffusion du dépôt des comptes sont :

• Les micro-entreprises au sens économique. Il s'agit des SARL qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :
  • Bilan total inférieur ou égal à 350 000 € ;
  • Montant net du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 700 000 € ;
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 10.
    
    

Ainsi, les comptes annuels de la société dans leur intégralité ne seront pas accessibles au public, mais seulement à certains organismes.

• Les petites entreprises. Cela concerne les SARL ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants :
  • Bilan total inférieur ou égal à 6 000 000 € ;

• • Montant net hors taxes du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 12 000 000 € ;

• • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50.
    
    

Ici, le compte annuel de résultat de la société n’est pas publié, seul le bilan est rendu public.

Quel est le coût global du dépôt de comptes annuels ?

Les coûts suivants concernent les émoluments du greffe, la publication au BODACC et la transmission des informations sur le site du guichet unique des formalités des entreprises.

Pour les dépôts effectués en 2024, la somme reversée au greffe est la suivante :

• Sur place : 45,02 € pour les comptes annuels, 90,04 € pour les comptes annuels et consolidés ;
• Par courrier postal : 45,02 € pour les comptes annuels, 90,04 € pour les comptes annuels et consolidés ;
• En ligne : 45,02 € pour les comptes annuels,  90,04 € pour les comptes annuels et consolidés.

Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels d'une SARL ?

Les comptes annuels font obligatoirement l’objet d’un dépôt. En cas de non-dépôt des comptes annuels, une société peut faire face à des sanctions tant pénales que civiles :

• Sanctions pénales : le dirigeant de la société peut être sanctionné par une amende de 1 500 € en cas de non-dépôt des comptes annuels. Cette amende peut être portée à 3 000 € en cas de récidive. Le délai de prescription de l'infraction pénale est de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
  
  
• Sanctions civiles : en cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut, à la demande de tout intéressé ou du ministère public, ou de sa propre initiative, ordonner au dirigeant de déposer les comptes sous-astreinte. Le président peut aussi désigner un mandataire chargé de procéder à ce dépôt.
  Si le dirigeant ne se conforme pas à cette injonction, le président peut liquider l'astreinte et contraindre la société à la payer. De plus, le président peut enquêter sur la situation économique et financière de l'entreprise et, le cas échéant, mettre en œuvre une procédure d'alerte ou ouvrir une procédure de liquidation judiciaire.

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En résumé

• La SARL doit déposer au greffe du tribunal de commerce les documents suivants : bilan, compte de résultat, annexes, PV de l'AGO d'approbation des comptes.
• Les comptes annuels doivent être déposés : dans le mois suivant l'approbation des comptes ou dans les deux mois suivant cette approbation si le dépôt est réalisé par voie électronique.
• Le dépôt peut être effectué en ligne, sur place, directement au greffe du tribunal de commerce ou par courrier, en adressant les documents au greffe du tribunal de commerce.