Freelance : comment approuver et déposer vos comptes ?

Que vous soyez designer, graphiste, développeur ou encore traducteur, vous avez fait le choix de travailler à votre compte. Véritable chef d’entreprise, vous bénéficiez ainsi de tous les avantages que procure le statut de freelance : absence de hiérarchie, liberté d’organisation (lieu de travail, horaires, tarifs), souplesse de fonctionnement, etc. 

Pour être totalement autonome dans la gestion de votre activité, vous vous êtes d’ailleurs lancé seul. C’est pourquoi au moment de choisir la structure juridique pour exercer votre activité, vous avez opté pour une société commerciale unipersonnelle et créé une EURL ou une SASU. 

Ce faisant, vous êtes soumis à la plupart des obligations légales incombant aux sociétés commerciales, notamment l’obligation d’approbation et de dépôt des comptes annuels. 

Ainsi, les entreprises individuelles ne sont pas soumises à cette obligation. Nous ne traiterons pas ce cas dans cet article. Notez toutefois que l’EIRL relève d’une procédure spécifique que nous aborderons rapidement dans l’article. 

Mais alors qu’est-ce que la procédure d’approbation et de dépôt des comptes annuels ?  Alors que vous avez clôturé votre exercice social il y a peu de temps, plusieurs questions vous viennent en tête :  Qu’est-ce que l’approbation des comptes ? Si vous êtes seul associé, comment se passe l’approbation de vos comptes ? Quel est le délai qui vous est imparti pour le faire ? Est-ce qu’approuver vos comptes est la même chose que déposer vos comptes ? Pouvez-vous être sanctionné si vous ne respectez pas la procédure ?

Cet article tente de répondre à toutes vos questions en vous indiquant toutes les étapes à suivre pour approuver et déposer les comptes de votre EURL ou de votre SASU. 

La procédure d’approbation des comptes par l’associé unique

L’approbation des comptes sociaux est une mesure obligatoire permettant à l’associé, une fois par an, de rendre définitifs les comptes de son entreprise et aux tiers d'obtenir les informations qui y figurent. 

Or, comme indiqué précédemment, l’EURL et la SASU sont des sociétés avec un seul associé. 

En tant qu’associé unique, vous êtes tenus d’approuver les comptes annuels de votre société dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social. Par exemple, si vous clôturez votre exercice le 31 décembre (comme la majorité des sociétés), vous avez jusqu’à la fin du mois de juin pour approuver vos comptes.  

Ceci étant, la procédure sera différente selon que la gestion de l’entreprise est confiée à une personne tierce ou exercée par l’associé unique lui-même.  

Lorsque le gérant d’EURL ou le président de SASU est un tiers

Il appartient au gérant/président d’établir l’ensemble des documents nécessaire à l’approbation des comptes et de convoquer l’associé unique dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social. 

Sachez que la convocation doit être adressée au moins 15 jours avant et doit être accompagnée des documents suivants :

• les comptes annuels ;
• le rapport spécial mentionnant toutes les conventions intervenues entre la société, le gérant/président et vous-même ;
• le projet des résolutions sur lequel vous aurez à vous prononcer ;
• le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant. 

Au cours de cette séance d’approbation, l’associé unique devra approuver les comptes annuels, prévoir l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) et répondre à toute autre question prévue à l’ordre du jour.

À la fin de la séance, un procès-verbal d’approbation, mentionnant notamment toutes les décisions relatives à l’approbation des comptes et l’affectation du résultat, est dressé.

Lorsque le gérant d’EURL ou le président de SASU est aussi l’associé unique

Le cas le plus probable, vous allez créer votre société et en assurer vous même la gestion au quotidien. Dans ce cas, sachez que la procédure pour approuver vos comptes est simplifiée. 

En effet, la loi prévoit que le dépôt de vos comptes annuels vaut approbation de ceux-ci. Autrement dit, vous n’avez pas besoin d’organiser une séance d’approbation ou d’établir un procès-verbal en ce sens pour approuver vos comptes ; il suffit simplement de les déposer au greffe du tribunal de commerce. 

Logique nous direz-vous, puisque vous êtes seul maître à bord. 

Vous êtes soumis aux mêmes délais d’approbation des comptes, à savoir 6 mois après la clôture de votre exercice social. 

La procédure de dépôt des comptes annuels 

Le dépôt des comptes annuels permet de présenter une image fidèle de la santé financière de votre entreprise, et de comparer ces résultats d’un exercice à l’autre. 

Lorsque le gérant/président est une personne tierce 

C’est donc au gérant/président de votre société de déposer les comptes auprès du greffe du tribunal de commerce.

Ce dépôt peut être effectué en mains propres ou directement par voie électronique. Dans le premier cas, le gérant/président dispose d’un délai d’1 mois à compter de l’assemblée d’approbation (jusqu’à fin juillet dans notre exemple). Dans le second cas, il dispose d’un délai de 2 mois suivant cette assemblée (jusqu’à fin août dans notre exemple). 

Votre dossier devra être constitué des documents suivants en double exemplaire :

• les comptes annuels approuvés par l’associé, c’est-à-dire vous-même ;
• le cas échéant, les comptes consolidés ;
• la décision d’affectation du résultat ;
• le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes sur les différents comptes. 

Lorsque le gérant/président est aussi l’associé unique 

Dans ce cas, nous l’avons dit, la procédure est simplifiée, puisque le dépôt vaut approbation des comptes. Le dépôt doit donc s’effectuer dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice social. Une déclaration d’affectation des résultats doit accompagner le dossier. 

Par ailleurs, et dans les deux cas, un chèque devra être joint à votre dépôt. 

Tarifs communiqués par Infogreffe au 1er janvier 2020

Enfin, il est possible dans certains cas de demander, lors du dépôt des comptes annuels, de bénéficier de ce que l’on appelle l’option de confidentialité. En clair, vous pouvez demander à ce que votre compte de résultat (document faisant partie de vos comptes et faisant état des produits et des charges de votre société), déposé au greffe, ne soit pas rendu public. Vous ne pouvez bénéficier de cette option que si votre société ne dépasse pas au moins 2 des 3 critères suivants :

• total de bilan de 4 millions d’euros ;
• chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d’euros ;
• moins de 50 salariés.

Associé unique d’une EURL ou d’une SASU, vous comprenez que vous avez de fortes chances de pouvoir bénéficier de cette option de confidentialité. 

Le cas particulier de l’EIRL

L’EIRL peut être qualifiée d’hybride entre l’entreprise individuelle et l’EURL. A ce titre, la comptabilité d’une EIRL diffère légèrement de l’entreprise individuelle. Un compte bancaire doit notamment être exclusivement dédié à l’activité professionnelle de son gérant. 

De plus, le gérant d’EIRL est tenu de déposer annuellement ses comptes annuels. Doivent être joint au dossier : le bilan, le compte de résultat et les annexes). 

Toutefois ce dépôt s’effectue auprès du registre ayant enregistré la déclaration d’affectation du patrimoine rédigée pour l’EIRL.  

Les sanctions applicables en cas de manquement à l’une des procédures

L’approbation et le dépôt des comptes est une obligation légale pour toutes les sociétés commerciales, y compris l’EURL et la SASU. Ainsi, tout manquement donne lieu à des sanctions. 

En résumé

• L’approbation des comptes annuels est une étape à laquelle vous ne pouvez pas échapper.. Elle précède la procédure de dépôt des comptes qui est elle aussi obligatoire.
• Une fois que vous avez clôturé votre exercice social, vous disposez d’un délai de 6 mois pour approuver vos comptes. Le dépôt au greffe doit ensuite se faire dans un délai d’1 mois ou de 2 mois s’il est effectué par voie électronique.
• En revanche, dans le cas où vous êtes à la fois associé unique et gérant/président, l’approbation et le dépôt font l’objet d’une seule et même procédure et ce, dans le délai de 6 mois suivant la clôture de votre exercice social.