Indépendants : l’importance de bien rédiger vos devis, CGV et factures 

Vous venez de créer votre entreprise et déjà vos premiers clients font appel à vous. C’est une excellente nouvelle. Mais attention à bien gérer votre activité d'indépendant et à ne pas démarrer une relation commerciale sans un devis bien rédigé, signé par votre client et accompagné de conditions générales de vente. Vous devrez aussi être en mesure de communiquer une facture comportant toutes les mentions obligatoires et conforme au devis proposé. 

CGV, devis, facture : les mentions à ne pas oublier 

Devis et CGV : leur rôle et les clauses à ne pas négliger 

Le consommateur doit être en mesure de connaître le prix avant tout achat de produit ou prestation de service notamment pour pouvoir comparer et opter en connaissance de cause pour la prestation qui lui convient le mieux. Pour la majorité des commerçants, un simple affichage des prix suffit.  

Le devis

Toutefois, le devis devient utile lorsque la prestation dépasse un certain montant ou qu’elle nécessite des éléments de personnalisation. Difficile par exemple, pour le consommateur d’évaluer le montant d’une prestation d’avocat ou encore de la réalisation de travaux. 

C’est la raison pour laquelle, le devis est obligatoire pour certaines activités et l’exécution de travaux au-delà d’un certain montant en fait partie. De même pour les activités de déménagement ou encore les soins médicaux au-delà d’une certaine somme. 

La loi Hamon du 17 mars 2014 oblige également le professionnel, dans le cadre de prestation de services, à communiquer un devis à la demande du client lorsque le prix ne peut pas être déterminé à l’avance. 

Le devis est généralement proposé gratuitement au client. Cependant, rien ne vous empêche en tant que travailleur indépendant, de facturer ce document notamment si sa rédaction a nécessité de votre part un lourd travail de recherche ou un déplacement pour le communiquer au client. Vous devrez toutefois en avertir votre client en amont. 

Un devis doit obligatoirement faire apparaître certaines mentions telles que :

• La date ;
• Le nom et l’adresse de la société ;
• Le nom du client ;
• La date de début de la prestation et une estimation de sa durée de la validité ;
• Un décompte précis de chaque prestation (quantité et prix unique) ;
• Le prix de la main d’œuvre ;
• Les frais de déplacement ;
• Les tarifs totaux HT et TTC. 
  
  

Le devis s’accompagne des conditions générales de vente (CGV).

Les CGV

Les CGV encadrent les relations commerciales entre un professionnel et son client. Elles sont obligatoires dans les relations entre professionnels et consommateurs et fortement recommandées entre professionnels puisque le prestataire devra être en mesure de les communiquer à son cocontractant si celui-ci en fait la demande. Les CGV constituent véritablement le socle des relations commerciales entre un fournisseur et son client. 

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

La facture doit obligatoirement être communiquée dans le cadre d’échanges commerciaux (prestation de service ou vente de marchandise) entre professionnels, pour les prestations de services à destination d’un particulier (lorsque le prix est égal ou supérieur à 25€ TTC), dans le cadre de vente sur internet (vente à distance). En dehors de ces cas, le client garde la possibilité d’en faire la demande dans tous les cas. La facture doit être rédigée en français et établie en double exemplaires. 

Des mentions obligatoires doivent apparaître sur le document. Il s’agit notamment des mentions suivantes : 

• L’identité des parties (professionnel et client) ;
• Numéro de TVA du professionnel ;
• Montant total de la TVA ;
• Montant total HT et TTC ;
• Date d’émission de la facture ;
• Numérotation de la facture ;
• Date de la vente ou de la réalisation de la prestation de services ;
• Quantité et la dénomination de chaque produit ;
• Modalités de règlement et montant des pénalités de retards.

L’ordonnance en date du 24 avril 2019 relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et aux autres pratiques prohibées a ajouté deux mentions obligatoires à cette liste. 

• L'adresse de facturation ;
• Le numéro de bon de commande. 

Renseigner l’adresse de facturation vise à réduire les délais de paiement, et le numéro de bon de commande à faciliter le traitement des factures. 

Suite au décret du 7 octobre 2022, quatre mentions obligatoires viennent à nouveau s'ajouter à savoir :

• Le numéro de SIREN de l’entreprise ;
• L’adresse de livraison des marchandises si elle est différente de l’adresse du client ;
• le type d’opération concernée : s’il s’agit d’une prestation de services ou de livraison de biens ;
• La mention “Taxe d’après les débits” si nécessaire.

Les factures doivent être conservées 10 ans par le professionnel.

Qu’il s’agisse de la rédaction d’un devis, de CGV ou d’une facture, de nombreuses mentions doivent apparaître. Et le moindre manquement peut vite vous coûter cher. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour rédiger ce type de documents.

Les risques à éviter et les précautions à prendre 

Les risques du copier-coller 

Quoi de plus tentant de que de copier le modèle d’un devis ou de CGV d’un concurrent gérant le même type d’activité que vous. Pourtant, cette pratique vous expose à un double risque. 

C’est d’abord le risque de vous retrouver avec un devis ou des CGV qui ne seront pas adaptés à votre activité. Quand bien même ce concurrent gère un commerce ou propose un service proche du vôtre, il ne réunira jamais toutes les particularités de votre activité. 

Vous vous exposez à des clients qui iront chercher la moindre faille dans vos documents, la moindre information manquante pour réclamer un remboursement. 

En outre, vous risquez d’être accusé de plagiat. Les juges ont l'habitude de qualifier les copier-coller de CGV comme un acte de parasitisme économique. Ce risque est d’autant plus grand qu’il est relativement simple aujourd’hui, avec l’aide de technologies, de détecter des copier-coller de documents commerciaux. 

Les risques d’impayés ou de rupture abusive de contrat par votre client 

L’absence d’un devis ou de CGV et c’est tout le socle de vos relations commerciales qui s’effondre. Pour éviter tout conflit, il est primordial de bien communiquer auprès de votre client et de lui fournir l’ensemble des informations précontractuelles telles que :

• Le prix ;
• Les modalités de réalisation de la transaction ;
• Les règles de paiement ;
• L’existence d’acomptes ;
• Les intérêts de retard...
  
  

À défaut, vous vous exposez à des risques d’impayés, des retards de paiement ou encore à la rupture brutale par votre client du contrat qui vous lie parfois en pleine réalisation de votre prestation. 

Les risques d’une facture non conforme au devis 

Le devis reflète l’estimation que vous aurez faite de votre prestation au regard des travaux envisagés, des matières nécessaires, de la main d’œuvre, etc. 

À ce titre, en réalisant ce devis, vous vous engagez juridiquement à vous y conformer aussi bien sur le prix que sur les délais prévus. Le devis est considéré comme une offre au contrat. Une période est laissée au client pour donner sa réponse d’acceptation ou non. Il ne sera engagé que s’il décide d’accepter le devis en question. 

Communiquer une facture non conforme à votre devis vous expose à des risques de poursuites par votre client.

Des documents utiles pour la crédibilité de votre entreprise

Le devis et la facture sont des documents qui requièrent une certaine rigueur. De nombreuses mentions obligatoires rendent leur rédaction complexe. Il est très important de ne pas négliger cette étape et de poser dès le début de bonnes bases. 

Présenter un devis clair, précis ainsi qu’une facture conforme, constitue un réel gage de sérieux aux yeux de vos clients. C’est la preuve que votre entreprise est structurée. Vos clients sont rassurés sur ce qu’ils vont payer.

En résumé :

• Les CGV, les devis et factures sont des documents indispensables pour encadrer vos relations commerciales.
• Les CGV et la facture sont systématiquement obligatoires. Le devis est obligatoire si le montant est supérieur ou égal à 500 euros TTC et aussi dans certains secteurs d'activités.
• Ces documents ont une valeur juridique mais aussi commerciale. Ils renforcent la crédibilité de votre entreprise.