Les registres obligatoires d’une EURL

En tant qu’associé unique d’une EURL, vous avez le devoir de tenir et de conserver un certain nombre de registres. Certains d’entre eux sont obligatoires, c’est-à-dire qu’ils concernent toutes les EURL, indépendamment de leur objet social. Il s'agit par exemple du registre des décisions de l’associé unique, du registre des bénéficiaires effectifs et des livres comptables. En revanche, d’autres registres dépendent uniquement de l’activité exercée. Captain Contrat vous explique à quoi servent ces registres et comment les rédiger.

Qu’est-ce que le registre des décisions de l’associé unique d’EURL ?

D’un point de vue juridique, une EURL est soumise aux mêmes règles fiscales, comptables et juridiques qu’une SARL. Entre ces deux structures, seul le nombre d’actionnaires change. Une EURL est une SARL ne possédant qu’un seul associé. Dans les faits, cela a une conséquence importante : les décisions traditionnellement dévolues à l’assemblée générale sont confiées à l’associé unique de l’EURL.

Ainsi, au sein d’une EURL, c’est l’associé unique qui prend seul toutes les décisions qui ont pour effet de modifier les statuts de la société. Cela comprend : 

• L’approbation des comptes ;
• Les opérations de dissolution et de liquidation ;
• La modification du capital social de l’EURL ;
• L’approvisionnement du compte de réserve ;
• Le transfert de siège social ;
• La nomination d’un nouveau gérant.

Chacune de ces décisions doit être retranscrite dans un procès-verbal, puis être consignée dans le registre des décisions de l’associé unique. La signature et l’horodatage confèrent une valeur légale aux prises de décision. Ce registre doit être coté et paraphé par l’organe compétent. Selon votre situation, il peut s’agir :

• Du Greffe du Tribunal de commerce auquel l’EURL est rattachée ;
• Du tribunal judiciaire ;
• De la mairie de la commune dans laquelle se trouve le siège social ;

Qu’est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs d’une EURL ?

Le registre des bénéficiaires effectifs d’une EURL est notamment régi par l’article L. 561-2-2 du Code monétaire et financier. Ce dernier précise : « le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques : soit qui contrôlent en dernier lieu, directement ou indirectement, le client, soit pour laquelle une opération est exécutée ou une activité exercée ».

Pour lutter contre le terrorisme et le blanchiment d'argent, toutes les sociétés commerciales ont aujourd’hui l'obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs. On appelle bénéficiaire effectif la personne physique associée ou l’actionnaire remplissant l’une des conditions suivantes : 

• La personne détient plus de 25 % des droits de vote ou du capital de la société, de façon directe ou indirecte.
• La personne dispose d'un pouvoir de contrôle sur l’entreprise par tout autre moyen.

Dans le cas d’une EURL, cette déclaration est très simple à effectuer, puisque l’ensemble du capital social est détenu par l’associé unique. Le registre des bénéficiaires effectifs se limitera donc au nom de l’actionnaire. Pour autant, ce document est obligatoire. 

À quel moment remplir cette déclaration ? Ce document fait partie des pièces à incorporer dans le dossier d’immatriculation de votre société, déposé sur le site du Guichet unique des entreprises. 

Quels sont les livres comptables que doit tenir l’EURL ?

Par ailleurs, une EURL est soumise à un certain nombre d’obligations fiscales et comptables. En tant qu’associé unique, vous devez vous assurer de tenir deux livres comptables spécifiques :

• Le livre-journal ;
• Le grand-livre ;
• le livre-inventaire.

EURL : à quoi sert le livre-journal ?

Le livre-journal recense par ordre chronologique l’ensemble des recettes et des dépenses enregistrées par l’EURL. Dans le jargon comptable, on parle plus spécifiquement de mouvement entrant (gain d’argent) et de mouvement sortant (perte d’argent). 

On enregistre dans le livre-journal les opérations une par une et jour par jour. Elles sont accompagnées :

• De la date de l’opération.
• De son montant.
• Du numéro des comptes crédités ou débités.
• Des références de la pièce justificative, un n° de facture par exemple.
• Du libellé de la dépense ou de la recette.

Le livre-journal permet d’obtenir une bonne vue d’ensemble sur les entrées et les sorties d’argent au sein de l’EURL. Il vous aidera ainsi à détecter rapidement un éventuel déséquilibre entre vos achats et vos recettes.

À la fin de l’exercice comptable, le livre-journal doit être clôturé. La loi exige que vous conserviez ce document pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. En cas d’inspection fiscale, vous devez être en mesure de présenter les documents demandés par le contrôleur. 

À quoi correspond le grand-livre ?

La tenue du grand-livre fait également partie de vos obligations en tant qu’associé d’EURL. Il présente de façon différente les informations contenues dans le livre-journal. 

Dans le grand-livre, les opérations ne sont pas classées de manière chronologique. Ce document répertorie tous les comptes utilisés par l’EURL au cours de l’exercice comptable. Il contient les informations suivantes :

• Numéro du compte ;
• Nom du compte :
• Les actifs à court terme ;
• Les biens d'équipement ;
• Le passif ;
• Les éléments de revenus et de dépenses ;
• Les profits ;
• Les pertes.
• Date de l’opération ;
• Libellé de l'écriture ;
• N° de pièce comptable ;
• Journal de passation ;
• Montant (en débit ou en crédit).

Tout comme le livre-journal, le grand-livre offre à l’associé l’opportunité d’analyser la situation comptable de l’entreprise. Il lui permet de détecter en un coup d’œil les comptes générant une perte ou un bénéfice. 

EURL : quelle est la fonction du livre-inventaire ? 

Le livre-inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif de l'entreprise. Il doit mentionner la valeur et la quantité de chaque élément à la date d'inventaire. 

Quels sont les registres obligatoires pour une EURL qui a des salariés ?

Votre EURL a fait signer un contrat de travail à un ou plusieurs salariés ? L’embauche engendre de nouveaux devoirs pour votre société. 

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire dès la première embauche. Il permet l'identification des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations suivantes doivent y figurer :

• • La nationalité, la date de naissance et le sexe du salarié ;
  • La nature de l’emploi ;
  • La qualification ;
  • Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement.

L’ensemble des salariés travaillant dans l’EURL doivent figurer sur le registre unique du personnel. C’est par exemple le cas :

• Des salariés en contrat à durée déterminée ou indéterminée ;
• Des salariés de nationalité étrangère ;
• Des stagiaires ;
• Des travailleurs en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ;
• Des salariés envoyés par des agences de travail temporaire ;
• Des travailleurs à domicile.

Les autres registres

Selon la situation de l’entreprise, la tenue de registres complémentaires pourra être exigée. C’est par exemple le cas du :

• Registre du CSE, obligatoire si un effectif d'au moins 11 salariés est atteint pendant 12 mois consécutifs. Il recense les requêtes des membres du délégué du personnel du Comité Social et Économique.
• Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), nécessaire dès la première embauche. Il résume les risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés dans le cadre de leurs activités. 

Pour vous assurer de n’oublier aucun document, n’hésitez pas à prendre contact avec un professionnel du droit. Les experts Captain Contrat peuvent vous accompagner dans votre projet. 

En résumé

• Une EURL a l’obligation de tenir et de conserver un certain nombre de registres.
• Le registre des décisions de l’associé unique recense l’ensemble des procès-verbaux actés par l’actionnaire.
• Le registre des bénéficiaires effectifs nomme les personnes disposant d'un moyen de pouvoir de contrôle sur l’entreprise par détention d’au moins 25 % des droits de vote ou du capital de la société.
• Au sein d’une EURL, la tenue du livre-journal, du grand-livre et du livre-inventaire constitue une obligation légale.