Qu'est-ce que le Kbis et comment l’obtenir ?

L'essentiel de l'article

• Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence légale de la société.
• Il est délivré au moment de la création de votre société.

Les étapes préalables à l'obtention de l'extrait Kbis : on vous explique

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Pour pouvoir exercer une activité commerciale, en tant que personne physique ou morale, vous devez procéder à une inscription, non plus au Registre du Commerce et des Sociétés, mais au Registre National des Entreprises (RNE). Ce changement est effectif depuis le 1er janvier 2023, date de la mise en place du RNE, instauré par la loi PACTE du 22 mai 2019. Ce nouveau registre supplante les anciens registres tels que :

• Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;
• Le Registre des Métiers (RM) ;
• Le Registre des Actifs Agricoles (RAA).

Le Kbis, qui vous sera délivré une fois votre entreprise déclarée au RCS, servira à prouver l’existence légale de la société. 

Existe-t-il différents types de Kbis ? 

Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Les sociétés qui exercent une activité artisanale disposent d'un extrait D1. Par ailleurs, on parle d’extrait K pour l'entreprise individuelle.

Les associations sont dispensées de Kbis, sauf si :

• Elles émettent des obligations ;
• Elles émettent des titres de créances négociables ;
• Elles exercent des opérations de change manuel à titre habituel.

Dans ce cas, elles devront demander le Kbis association.

Quelle est l'utilité du Kbis ?

Outre la faculté de prouver l’existence légale de votre activité, le Kbis joue bien d’autres rôles. En effet, le kbis permet de transmettre les informations essentielles relatives à votre société à vos clients ou à vos partenaires (siège social, montant du capital, identité des dirigeants, etc). 

Le Kbis vous permettra également de réaliser des formalités auprès des différentes administrations pour obtenir une subvention, participer à un appel d’offres public…

Le Kbis est également nécessaire pour ouvrir un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise et pour débloquer les fonds composant le capital social après l'immatriculation de la société.

Enfin, en cas de litige avec un tiers sur une information relative à votre entreprise, ce seront les mentions portées sur le Kbis de moins de 3 mois qui feront foi.

Quelles mentions sont indiquées sur mon Kbis ?

Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. Il recense tous les actes qui interviennent en cours de vie sociale, ainsi que toutes les mentions qui peuvent intéresser les tiers, comme :

• Le nom du greffe d’immatriculation ;
• La dénomination de votre entreprise (ainsi que son signe et son enseigne, le cas échéant) ;
• Le numéro SIREN et le code APE ;
• La forme juridique de votre entreprise ;
• La date de l’immatriculation ;
• Le montant du capital social ;
• La durée de vie de la société dans les statuts ;
• L’adresse du siège et de l’établissement principal ;
• L’activité exercée ;
• Le nom, le prénom et l’adresse du dirigeant principal ;
• Le nom de domaine et du site web ;
• Les décisions relatives à une éventuelle procédure collective.

Les événements affectant la vie de l’entreprise sont nombreux : augmentation du capital social, changement de dirigeant, etc. C’est pourquoi le Kbis possède une durée de validité assez courte : 3 mois.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Le Kbis est un document public, c’est ainsi que tout un chacun peut en demander un exemplaire. Vous pouvez donc obtenir le Kbis de votre entreprise, mais aussi celui d’un concurrent, d’un fournisseur, etc. 

Pour faire la demande, vous devrez avoir connaissance :

• Du nom de l’entreprise ;
• Ou de son sigle ;
• Ou de son numéro SIREN.

Auprès de quel organisme puis-je obtenir mon Kbis et quelles sont les démarches à accomplir ?

À l’issue du traitement du dossier de création de votre entreprise, vous recevrez un Kbis par voie postale, délivré par le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez.

Cependant, comme sa validité n’est que de 3 mois, vous aurez sans doute besoin d’en demander d’autres exemplaires en cours de vie sociale.

Pour cela, vous pouvez vous rendre sur la plateforme MonIdenum pour obtenir gratuitement un nouveau Kbis.

Vous pouvez également commander le KBIS d'une autre société sur le site Infogreffe. Cette démarche vous coûtera :

• 2,56 € TTC pour une version papier délivrée sur place par le greffe ;
• 3,20 € TTC pour une version numérique ;
• 3,85 € TTC pour une version papier délivrée par voie postale.

Combien de temps dois-je attendre avant d'obtenir mon Kbis ?

Vous n’obtiendrez pas votre Kbis immédiatement lors de la création de votre entreprise. Comptez 3 à 7 jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession.

Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe, que vous viendrez récupérer dans les 48 heures après dépôt de votre dossier de création.

Lorsque vous demandez un Kbis sur Infogreffe, vous avez la possibilité de le visualiser pendant 5 jours sur le site après avoir passé commande.

Ai-je besoin d'un Kbis pour ouvrir mon compte bancaire professionnel ?

Oui et non. Pour ouvrir un compte professionnel, vous n’aurez besoin que d’une attestation de dépôt de compte, qui vous sera remise par votre banque.

En revanche, pour activer votre compte et ainsi récupérer les fonds qui y ont été déposés, vous devrez produire un Kbis.

Quelles conséquences si je n’obtiens pas de Kbis ?

Si vous n’obtenez pas de Kbis, cela signifie que l’immatriculation auprès du RNE n’a pas été réalisée. Vous n’avez donc pas le droit d’exercer une quelconque activité commerciale, sous peine de tomber dans le délit de travail dissimulé.

Vous ne pourrez pas non plus émettre de factures valables, répondre à des appels d’offres, etc.

Si vous avez souscrit une assurance professionnelle et qu’un dommage se réalise avant que vous ne soyez en possession du Kbis, vous ne serez pas couvert.

Tableau récapitulatif des informations essentielles à retenir sur l'extrait Kbis

En résumé

• Le Kbis contient toutes les caractéristiques relatives à l’entreprise : numéro SIRET, SIREN, etc.
• Délivré par le Registre National des Entreprises (RNE), il concerne toutes les entreprises qui exercent une activité commerciale.
• L'extrait K est le pendant de l'extrait Kbis pour les entreprises individuelles.