Coronavirus : comment assurer la tenue de vos assemblées générales ?

Depuis l’arrivée du covid-19 sur le territoire français et la mise en place des mesures de confinement, l’économie française est plus que jamais impactée.

Pour aider les entreprises, le Parlement a adopté, le 23 mars 2020, la loi n° 2020-290 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19. Celle-ci permet notamment au Gouvernement de prendre par ordonnance des mesures exceptionnelles dans différents domaines de la loi afin de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de cette crise sanitaire. 

Dans ce cadre, le Gouvernement est intervenu dans le domaine du droit des sociétés. Plus précisément, par deux ordonnances n°2020-318 et 2020-321 du 25 mars 2020, il a simplifié et adapté les règles en matière de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants de sociétés. 

Ces ordonnances dérogatoires étaient d’autant plus attendues que le fameux rendez-vous annuel d’approbation des comptes approche pour une grande majorité d’entreprises. En effet, les entreprises, dont l’exercice social se clôture au 31 décembre, disposent de 6 mois pour approuver leurs comptes annuels avant d’effectuer leur dépôt au greffe. Dès lors, nombreux sont les dirigeants à convoquer leurs associés et actionnaires entre avril et juin afin de faire valider leurs comptes sociaux.   

Mais comment faire en période de confinement lorsque, de fait, il est impossible de convoquer en présentiel ses associés ? Quel est le sort réservé à la tenue des assemblées générales ? Est-il possible exceptionnellement de tenir des assemblées à distance ou à huis clos ? Faut-il les reporter ? Les réunions tenues à distance avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance bénéficient-elles d’une régularisation rétroactive ? 

Rappel : quelles sont les décisions prises en assemblée générale ?

Dans une société, la plupart des décisions collectives sont prises en assemblée générale. Il s’agit d’un mode de consultation des associés. Ceux-ci sont convoqués par le dirigeant de la société pour débattre autour d’un ordre du jour préalablement communiqué et procéder au vote de résolutions, selon un quorum et une majorité prédéfinis par la loi et/ou les statuts. 

Deux types d’assemblées générales doivent être distingués selon la nature de la décision.

Les assemblées générales extraordinaires (AGE)

Elles sont appelées à se prononcer sur les décisions impliquant une modification des statuts. Il peut s’agir du changement de la dénomination sociale, de la transformation de la forme sociale, d’une augmentation ou réduction du capital social, d’une opération de fusion, de scission ou d’apport partiel d'actif, de la dissolution de la société, etc. 

Bon à savoir : Dans certains cas, la loi autorise un organe autre que l'AGE à modifier les statuts comme le dirigeant, le conseil d’administration de SA, etc.

Les assemblées générales ordinaires (AGO)

Les décisions prises en AGO portent sur toutes les questions n'impliquant pas une modification des statuts. Ce sont généralement les décisions portant sur la gestion courante de la société. 

C’est notamment le cas de l'assemblée générale annuelle qui se réunit notamment pour approuver les comptes sociaux. Il s’agit également des décisions portant sur la nomination ou le remplacement du dirigeant, l’approbation ou le refus d’approbation d’une convention collective, etc.

La procédure classique de réunion en assemblée générale

Comme indiqué précédemment, chaque année, les associés sont tenus de se réunir en AGO pour échanger et prendre des décisions au sujet de l’exercice social clos. C’est ce que l’on appelle l’Assemblée Générale Annuelle (AGA).

Les sociétés commerciales sont doivent faire approuver leurs comptes  : SARL, EURL, SA, SAS, SASU, etc. 

L’assemblée visant à approuver les comptes doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social. Ainsi, si vous avez clôturé l’exercice le 31 décembre - comme la majorité des sociétés - vous devrez convoquer vos associés et tenir une assemblée au plus tard le 30 juin de l’année suivante. 

Les associés sont convoqués par le dirigeant par lettre recommandée avec accusé de réception ou bien remise en mains propres contre décharge. La convocation doit préciser l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. En parallèle, le dirigeant doit communiquer aux associés certains documents (rapport de gestion, comptes annuels,...), le but étant de leur permettre de voter en toute connaissance de cause. 

La convocation doit être communiquée aux associés 15 jours au moins avant la date de l’assemblée générale. 

Les associés doivent en principe être physiquement présents lors de l’AGO. Ceci étant, la loi et/ou les statuts autorisent dans certains cas et à certaines conditions, le recours à la visioconférence. Il est également parfois possible pour un associé de se faire représenter par un autre associé par le biais d’un pouvoir.

Au cours de l’assemblée générale annuelle, plusieurs sujets sont abordés et votés :

• L’approbation des comptes sociaux : les associés doivent voter le rejet ou l’approbation des comptes sociaux (bilan actif et passif, compte de résultats et annexes) pour l’exercice précédent ;
• L’affectation du résultat : les associés doivent décider de l’affectation du résultat (perte ou un bénéfice), par exemple en distribuant le bénéfice aux associés sous forme de dividendes ou bien en l’affectant en réserve ;
• La ratification des conventions réglementées : certaines conventions passées par la société, parce qu’elles ne sont pas courantes et habituelles et parce qu’elles sont potentiellement le fruit d’un conflit d’intérêts, doivent faire l’objet d’une procédure particulière et notamment être soumises aux associés.
  
  

Un procès-verbal consignant les décisions prises par l’assemblée générale doit être dressé. Il doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Une copie de celui-ci doit être adressée au greffe du tribunal de commerce compétent. 

Une fois les comptes approuvés, le dirigeant doit effectuer le dépôt des comptes sociaux auprès du greffe du tribunal compétent afin d’en garantir la transparence, sauf option de confidentialité. Le greffe se charge ensuite de les publier au BODACC. Le dépôt doit être effectué dans le mois qui suit l'approbation des comptes (2 mois en cas de dépôt par voie électronique). 

Votre dossier doit comporter notamment les comptes annuels, le rapport de gestion, les documents relatifs à l’affectation du résultat, le rapport du commissaire aux comptes et le procès-verbal de l’assemblée générale. 

Cependant, comme indiqué précédemment, le Gouvernement a été contraint, dans le contexte actuel de crise sanitaire, d’aménager les règles évoquées ci-dessus. Le point sur les principaux changements mis en place par les ordonnances du 25 mars 2020. 

L’impact du covid-19 sur la tenue de l’assemblée générale annuelle : focus sur les nouvelles règles

Face aux restrictions de déplacement imposées par le Gouvernement, l'AMF a considéré qu’il était important pour les actionnaires de sociétés cotées de mettre en place des mesures exceptionnelles pour l’organisation des assemblées générales. Elle a ainsi recommandé, dans un communiqué publié sur son site Internet, de suivre certaines bonnes pratiques, comme :

• inciter les actionnaires à voter à distance et à ne pas se rendre physiquement aux assemblées générales ;
• inciter les émetteurs à filmer les assemblées générales et à les retranscrire en direct sur leur site Internet ;
• inciter les émetteurs à informer les actionnaires qu’aucun cocktail ou remise de cadeaux ne sera organisé durant les assemblées générales. 

Le Gouvernement est ensuite intervenu. Alors que l’ordonnance n° 2020-321 met en place des mesures d’exception en matière de réunion et de délibération des assemblées générales des sociétés, l’ordonnance n° 2020-318 allonge quant à elle le délai laissé aux sociétés pour approuver leurs comptes. 

Quel est le contenu de cette nouvelle réglementation ? Les assemblées générales sont-elles les seules concernées ? Pour combien de temps le régime d’exception est-il mis en place ?

Les options offertes par le Gouvernement aux sociétés

Les ordonnances offrent deux options aux sociétés devant respecter leur obligation d’approbation et de dépôt des comptes : 

• Option 1 : elles maintiennent leur assemblée générale annuelle mais recourent à des modes de consultation des associés qui n’imposent pas leur présence physique (conférence téléphonique, visioconférence, consultation écrite) ;
• Option 2 : elles reportent la tenue de l’assemblée générale annuelle au-delà des 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice.

Option 1 : La tenue de l’assemblée hors la présence physique des associés

Le Gouvernement laisse la possibilité au dirigeant de maintenir la tenue de l’assemblée générale sans imposer la présence physique des associés. Ainsi, les dirigeants gardent la possibilité de délibérer avec leurs associés malgré les mesures de confinement et de restrictions des déplacements professionnels. 

Le dirigeant doit alors fixer les modalités de participation et de vote des associés : pouvoir, vote à distance, conférence téléphonique ou audiovisuelle, moyen de télécommunication,... 

Sachez que compte tenu du contexte, ces modes de consultation ne remettront pas en cause la régularité des décisions prises par les associés, quand bien même ils ne seraient pas prévus dans les statuts. Il faut toutefois que ces moyens puissent permettre de transmettre la voix de tous les associés et d’assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations. 

Le dirigeant doit également informer les associés de la date, de l’heure et des conditions dans lesquelles ils pourront exercer les droits attachés à leur qualité d’associé. 

Si la convocation a déjà été envoyée, le dirigeant doit informer les associés de sa décision de recourir à un autre mode de consultation. Dans une société non cotée, il doit le faire par tous moyens et au moins 3 jours ouvrés avant la date de l’assemblée générale. Dans une société cotée, il doit le faire dès que possible et via un communiqué spécifique. 

Le dirigeant peut également décider de recourir à la consultation écrite, à condition que sa société soit autorisée en temps normal par la loi à le faire (SARL, SNC), et quand bien même ce ne serait pas prévu dans les statuts. 

Option 2 : Le report de la tenue de l’assemblée au-delà des 6 mois après la clôture de l’exercice

Le Gouvernement permet au dirigeant de décider de reporter la tenue de l’assemblée générale annuelle. 

Comme indiqué précédemment, celle-ci doit en principe avoir lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social (soit généralement aux alentours des mois d’avril à juin). En raison du contexte actuel, le Gouvernement octroie un délai supplémentaire de 3 mois aux sociétés pour approuver leurs comptes annuels ou pour convoquer l’assemblée générale ordinaire. 

Ainsi, si vous avez clôturé votre exercice social au 31 décembre 2019, vous avez jusqu’au 30 septembre 2020 pour faire approuver vos comptes annuels par vos associés.

L’idée est de permettre aux sociétés d’achever leurs travaux d’établissement et d’audit des comptes, d'établir tous les documents qui seront soumis aux associés ainsi que de laisser passer la période de confinement pour éventuellement pouvoir réunir les associés en présentiel.

Quid des réunions des organes collégiaux de sociétés ?

Le Gouvernement ne s’est pas contenté de simplifier les règles de réunion et de délibération pour les assemblées générales : d’autres réunions de sociétés bénéficient également de ce régime d’exception ! 

En effet, les séances des organes collégiaux de sociétés (conseil d’administration, conseil de surveillance, directoire) sont concernées. Ainsi, les ordonnances prévoient que :

• les séances (notamment celles pour arrêter les comptes annuels) peuvent se tenir au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, quand bien même aucune clause des statuts ne le prévoit ;
• les modes de consultation auxquels les organes collégiaux recourent doivent transmettre au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations ;

• les organes collégiaux peuvent également décider de recourir à la consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération, quand bien même les statuts ne prévoient pas cette faculté.

La période visée par la nouvelle réglementation 

Les nouvelles règles évoquées ci-dessus sont applicables aux assemblées générales et réunions des organes collégiaux tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020. Il est toutefois possible que le Gouvernement décide de proroger le délai au-delà du 31 juillet 2020, mais sans dépasser le 30 novembre 2020. Tout dépendra de l’évolution de la crise sanitaire. 

Vous comprenez donc que la nouvelle réglementation est rétroactive. Cela permet aux sociétés de valider les assemblées et réunions des organes collégiaux tenues conformément au nouveau dispositif depuis le 12 mars. 

L’importance de faire appel à un avocat

Vous l’aurez compris, la tenue d’une assemblée générale, quelle qu’elle soit, suppose d’accomplir une multitude de formalités : convocation des participants, rédaction du procès-verbal, dépôt au greffe, modifications des statuts si besoin, etc. 

De plus, avec la crise sanitaire actuelle, de nouvelles règles ont été adoptées en matière d’arrêté des comptes, de convocation et de délibération des assemblées générales. 

Pour vous aider, n’hésitez pas à faire appel à un avocat spécialisé. Il pourra vous assister dans l’accomplissement des différentes formalités requises et peut vous aider à déchiffrer la nouvelle réglementation en vigueur. De plus, le mois de juin approche à très grands pas et il est donc temps de réfléchir à l’option qui vous convient le mieux.