Comment embaucher un salarié quand on est une association ?

En règle générale, une association a recours au bénévolat pour son fonctionnement. Cependant, en fonction de ses activités, une association peut être amenée à embaucher un salarié. Il existe des contraintes et des spécificités à connaître et respecter après avoir créé une association en ligne, ou non.

Captain Contrat décrypte le droit : recruter mon premier salarié

Embaucher un salarié dans une association : ce qui ne change pas dune société classique

Juridiquement, il n’existe aucune spécificité propre à l’embauche et il n’y a aucune différence entre une association sans but lucratif et une entreprise commerciale. Dès lors qu’une association embauche un salarié celle-ci se retrouve soumise aux règles du droit du travail et de la sécurité sociale.

Celles-ci concernent entre autre chose :

• Les types de contrats et le déroulement des carrières ;
• Les ruptures de contrats et les licenciements ;
• Le temps de travail et les congés ;
• La rémunération ;
• Les relations au travail.
  

La relation salariale est caractérisée par l’existence d’un lien de subordination. Ainsi, dans le cas d’une association, le salarié exercera son activité sous l’autorité du conseil d’administration, du président ou d’une personne déléguée à cet effet. Le lien de subordination est indépendant de la nature des tâches accomplies au profit de l’association, ou le degré d’indépendance laissé au salarié.

En raison de la cohabitation entre bénévoles, salariés et volontaires, la distinction des missions des uns et des autres, et surtout l’exercice de celles-ci devra être précisé afin d’éviter toute requalification de certaines missions bénévoles en salariat.

La procédure de recrutement ne change pas : en général l’association publie une annonce, où elle explique quel profil elle recherche et quelles seront les missions de la personne recrutée.

L’association comme toute entreprise émet une déclaration préalable à l’embauche au moyen d’un formulaire que l’employeur devra adresser à l’URSSAF par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

La déclaration préalable à l’embauche doit comporter les mentions prévues par l’article R. 1221-1 du code du travail : dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, date et heure d’embauche, nature et durée du contrat.

L’association, en embauchant un salarié, devient un employeur à part entière. Les droits du salarié sont les mêmes : les congés payés, la durée de travail légale, la représentation du personnel, la sécurité du salarié (c’est-à-dire que l’association est obligée de proposer à son ou ses salarié(s) des conditions de travail décentes). L’association doit tenir un registre du personnel (document obligatoire mentionnant tous les mouvements du personnel).

En fonction de leurs activités, certaines associations peuvent également être soumises à une convention collective. Cependant l’association n’y est soumise que parce qu’elle exerce dans un secteur particulier. Une entreprise du même secteur sera soumise à la même convention collective.

Pour lutter contre le travail illégal, toute relation de travail doit être formalisée par écrit. L’association doit préciser la nature du contrat, c’est-à-dire si il s’agit d’un contrat de travail à durée déterminée ou à durée indéterminée. Ce contrat faisant ensuite loi entre les parties, sa rédaction doit faire l’objet de beaucoup d’attention. Le contrat devra notamment faire mention du lieu du travail, de la description sommaire des tâches et de la rémunération versée en contrepartie.

Comme tout employeur, l’association qui a un salarié peut être emmenée à être contrôlée par l’URSSAF. Enfin, elle doit mettre en place un règlement intérieur que se devra de respecter l’employé. S'il ne le fait pas il pourra être sanctionné par son employeur, via une décision prise par le président de l’association.

Être dirigeant et salarié dans une même association

Rien dans la loi de 1901, texte fondateur du droit des associations, n’interdit la possibilité de rémunération d’un dirigeant. Les statuts juridique de l’association en revanche peuvent être plus stricts sur ce point. En effet, le cumul d’une telle fonction avec une rémunération conduit à la plus grande prudence et peut avoir des conséquences fiscales importantes. Les statuts peuvent donc permettre de se prémunir contre toute situation problématique en interdisant le cumul ou en l’encadrant strictement.

Ce qui change par rapport à une société classique

Le Chèque Emploi Associatif

La principale différence entre un contrat dans une entreprise et un contrat dans une association est que dans cette dernière, il existe une possibilité de faciliter l’aspect contractuel via le Chèque Emploi Associatif (CEA). Mis en place par l’URSSAF, ce système permet aux associations de simplifier les démarches de paiement du salarié.

Le CEA dispense les associations de la déclaration d’embauche, de l’établissement d’un contrat de travail ainsi que du versement des cotisations sociales (qui englobent l’assurance maladie, l’assurance chômage, la retraite et la prévoyance). Enfin, l’organisme en charge du CEA fournit gratuitement le bulletin de paie destiné au salarié.

Lorsqu’un salarié est embauché, l’association doit déclarer l’identité de celui-ci soit par internet via un formulaire à remplir en ligne, soit par le biais des imprimés classiques d’identification des salariés, qui sont normalement envoyés automatiquement. Si l’association ne reçoit pas spontanément ce papier, elle doit en faire la demande.

Dans le cadre du versement de la paie, l’association fournit au préalable au salarié le chèque correspondant à la rémunération nette du nombre d’heures travaillées par le salarié. Ce dernier l’encaisse sur son compte personnel. Par la suite, l’association doit déclarer au Centre National Chèque Emploi Associatif le nombre d’heures travaillées par le salarié ainsi que sa rémunération en incluant toutes les modalités sociales. Le CNCEA envoie alors au salarié et à l’association une attestation qui fait office de bulletin de paie.

Les spécificités du monde du spectacle

Dans le but de simplifier les démarches administratives des organisateurs de spectacle et autres évènements culturels dont les associations souvent à l’origine, un dispositif a été créé par les pouvoirs publics, le Guichet Unique de Spectacle Occasionnel.

Sont tenus d’y recourir les associations :

• qui emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle et des techniciens qui concourent au spectacle vivant ;
• qui n’ont pas pour activité principale l’exploitation de lieu de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles.

Ce Guichet Unique permet de simplifier les démarches des organisateurs qui n’ont plus à répéter auprès de six organismes distincts l’ensemble des formalités liées à l’embauche d’un salarié intermittent du spectacle.