Convocation entretien préalable licenciement : le guide de l’employeur

L'entretien préalable est prévu dans la procédure de licenciement pour motif personnel et parfois, pour le licenciement pour motif économique. Ce n’est pas qu’une formalité, il s’agit une obligation légale pour l’employeur. Ainsi, l’entretien préalable a pour but de favoriser l’échange entre le salarié et l’employeur pour trouver une alternative au licenciement si cela est possible. Cela laisse aussi une possibilité pour le salarié de se justifier. Toutefois, l’employeur doit suivre des règles strictes s’il ne veut pas voir des sanctions s’appliquer.

Le but de l’entretien préalable

Le principal but est d’informer le salarié de la raison pour laquelle l’employeur souhaite le licencier. A ce titre, le salarié a une chance de pouvoir justifier les motifs. Lors de l’entretien préalable, il est parfois possible de trouver un terrain d’entente afin d’éviter le licenciement.

L’entretien préalable doit avoir lieu dans tous les cas de licenciement individuel, que le motif soit personnel ou économique. L’entretien préalable doit également avoir lieu pour un licenciement économique collectif de 1 à 9 salariés sur une période de 30 jours et de 10 salariés et plus quand l’entreprise ne dispose pas d’un délégué du personnel ni d’un comité d’entreprise.

A noter : Il faut aussi avoir recours à l’entretien préalable pour l’application de certaines sanctions disciplinaires.

L’employeur (ou son représentant) est tenu d’envoyer la convocation à l’entretien préalable. Il peut le faire par :

• lettre recommandée avec accusé de réception,
• courrier remis en main propre contre récépissé signé.

Néanmoins, il peut avoir recours à un autre moyen tant que la date peut être justifiée comme une convocation envoyée par voie d’huissier. La convocation orale n’est pas admise.

Par ailleurs, si l’employé refuse de signer la décharge d’une lettre remise en main propre, l’employeur doit envoyer une lettre recommandée avec avis de réception. Si la lettre recommandée est également refusée par le salarié, la procédure de licenciement continue.

A noter : Le refus de la lettre recommandée n’est pas une cause de licenciement.

Pour un licenciement disciplinaire, l’employeur doit adresser le courrier dans un délai de 2 mois à partir de la date où il a pris connaissance des faits reprochés.

Les mentions obligatoires dans la convocation

Tout d’abord, la lettre de la convocation doit obligatoirement indiquer l’objet de la convocation, c’est-à-dire, l’intention non équivoque de licenciement. L’employeur n’a pas besoin d’indiquer les motifs du licenciement.

Attention : Si l’employeur mentionne un motif dans la convocation, cela ne l’engage pas. Cependant, certains accords ou conventions collectives peuvent imposer à l’employeur d’informer l’employeur sur les faits qui lui sont reprochés dans la convocation. Dans ce cas, si l’employeur ne précise pas les motifs, le licenciement est considéré comme sans cause réelle et sérieuse.

Ensuite, il faut indiquer la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Il faut que ces informations soient directement mentionnées et non pas seulement déterminables. La date et l’heure de l’entretien peuvent être en dehors du temps de travail, cependant ce temps-là doit être rémunéré.

Attention : Il ne faut pas que l’employeur mette l’employé dans l’impossibilité de venir à l’entretien préalable. Si l’employé est malade, l’employeur doit fixer l’entretien pour qu’un représentant de l’employé puisse venir.

Le lieu de l’entretien doit permettre à l’employé d’accéder à ses documents de travail notamment s’il en a besoin pour s’expliquer et contester les griefs reprochés. La plupart du temps, l’entretien préalable va avoir lieu au siège social de l’entreprise ou au lieu de travail de l’employé. Si l’entretien a lieu à un autre endroit, l’employeur doit le justifier et rembourser les frais de déplacement.

Lors de l’entretien préalable, l’employé peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou en l’absence d’institutions représentatives dans l’entreprise, par un conseiller de l’employé. Cette mention doit être précisée dans la convocation. Le conseiller du salarié peut être choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative. De plus, l’adresse où la liste est disponible doit être mentionnée dans la convocation sinon une irrégularité de procédure peut être reprochée.

Il doit y avoir au moins 5 jours ouvrables entre la présentation de la convocation et l’entretien préalable. Le délai court à partir de la présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre.

Toutefois, l’entretien préalable peut avoir lieu 6 jours après la convocation même si l’employé n’a pas récupéré la lettre constituant la convocation. Si l’employeur ne respecte pas le délai, il est sanctionné pour irrégularité de procédure.

Le salarié peut demander le report de la date de l'entretien préalable, mais l’employeur n’est pas obligé d’accepter. S’il accepte, il doit informer le salarié de la nouvelle date et heure. Il doit rédiger une nouvelle convocation et respecter le délai des 5 jours s’il veut changer le lieu de l’entretien.

A noter : S’il y a erreur sur l’adresse du salarié et qu’il n’a pas reçu la convocation, la procédure n’est pas irrégulière si l’employeur ne connaissait pas l’adresse réelle où il fallait envoyer la lettre.

Le déroulement de l’entretien préalable

Dans un premier temps, l’employeur peut se faire représenter par un membre du personnel qui en a mandat, c’est-à-dire, une personne qui s’occupe des embauches et des licenciements comme un DRH. Seule une personne appartenant à l’entreprise peut assister l’employeur.

Si l’employé ne se présente pas à l’entretien préalable, cela ne peut pas être considéré comme une faute et cela ne suspend pas non plus la procédure de licenciement. La procédure est également maintenue si le conseiller du salarié ne se présente pas. C’est l’employeur qui est responsable du bon déroulement de l’entretien préalable.

Attention : Si l’employé et l’employeur ne parlent pas la même langue, il faut un traducteur accepté par les deux parties.

L’entretien préalable doit être fait en présence des parties et non par téléphone ou autre moyen.Par ailleurs, un entretien préalable doit toujours être fait individuellement même quand c’est le licenciement économique de plusieurs personnes qui est envisagé.

Dans un second temps, l’employeur va indiquer les motifs du licenciement envisagé et écouter les explications du salarié. Tous les motifs doivent être évoqués par l’employeur. L’employeur ne peut pas décider du licenciement au cours de l’entretien, c’est-à-dire, qu’il ne doit pas remettre de lettre de licenciement au cours de l’entretien. S’il ne respecte pas cela, la procédure est irrégulière et il peut devoir une indemnité à l’employé.

A noter : Aucune transaction ne doit être proposée lors de l’entretien préalable. Si c’est un licenciement économique qui est envisagé, l’employeur doit proposer des offres de reclassement lors de l’entretien ainsi que le contrat de sécurisation professionnelle (CSP). Lorsque les tentatives de reclassement n’ont pas abouti ou si l’employé refuse le CSP, l’employeur peut poursuivre la procédure de licenciement.

Il peut être judicieux pour l’employeur de rédiger un compte rendu d’entretien.

Ensuite, l’employeur doit envoyer à l’employé une lettre recommandée avec accusé de réception pour notifier la mesure disciplinaire. Ainsi, cette lettre doit indiquer tous les griefs reprochés, mais pas de nouveaux griefs ajoutés après l’entretien préalable. Cette lettre doit être envoyée au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien préalable et au plus tard 1 mois après l’entretien en cas de licenciement disciplinaire pour faute. Si les délais ne sont pas respectés, l’employeur peut devoir une indemnité à l’employé. C’est également le cas à chaque fois que la procédure est irrégulière.

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