Transférer le siège social d'une SAS : coûts et formalités

L'essentiel de l'article

La décision de transférer le siège social peut relever de la compétence du président ou de l'assemblée générale. Ce sont les statuts qui déterminent qui peut prendre cette décision. Dans tous les cas, il faut officialiser le transfert de siège en publiant une annonce légale et en déposant un dossier de modification sur le guichet unique.  

Qu'est-ce qu'un siège social pour une SAS ?

Le siège social d'une société correspond à l'adresse administrative officielle de la société.

Le siège social est l'adresse officielle où :

• vous gérez votre société ;
• vous recevez vos courriers officiels ;
• l'administration peut vous contacter ;
• vous tenez vos réunions d'associés. 
  
  

Le choix de cette adresse est stratégique : elle détermine votre tribunal de commerce, vos impôts locaux, et même la loi qui s'applique à votre entreprise.

L’adresse du siège social est inscrite dans les statuts de la société (SAS) au moment de sa création. Elle figure aussi sur son Kbis ou extrait Kbis. Dès lors, le transfert du siège social entraîne une modification des statuts et les formalités légales qui en découlent. 

Les étapes pour transférer le siège social d'une SAS

Étape 1 : prendre la décision de transférer le siège social

Dans une SAS, ce sont les statuts qui encadrent les règles de prises de décision. Ils déterminent l’organe compétent pour prendre cette décision : 

• le président ;
• l'assemblée générale ou la collectivité des associés ;
• l'associé majoritaire ;
• tout autre comité créé par les statuts (comité de direction, conseil d'administration, etc).
   

Les statuts peuvent également déterminer que le président peut décider seul du transfert de siège social uniquement s'il a lieu dans le même département ou dans un département limitrophe. 

Il est donc important de consulter les statuts de la société lorsque l'on envisage de transférer le siège social. 

Étape 2 : modifier les statuts de la SAS

L'adresse du siège social de la SAS est fixée dans les statuts de la SAS. Si le siège est transféré, il faut donc mettre à jour les statuts en remplaçant la clause relative au siège social par la nouvelle adresse de la société. 

La nouvelle version des statuts doit ensuite être datée et certifiée conforme par le président de la SAS. 

Étape 3 : publier une annonce légale

La troisième étape consiste à publier une annonce dans un journal d'annonces légales. Cette étape obligatoire permet d'avertir les tiers du déménagement de la société. 

Vous avez le choix entre un journal d'annonces légales (JAL) ou un service de presse en ligne (SPEL). Cette publication doit avoir lieu dans le mois suivant la prise de décision. 

A noter que cette formalité diffère selon le lieu du nouveau siège social. 

• Si le siège social de la SAS reste dans le ressort du même tribunal de commerce : un seul avis de transfert doit être publié dans un journal du département où se situe le siège social.
• Si le siège social de la SAS est dans le ressort d’un autre tribunal de commerce : il faut publier deux avis de transfert. Le premier dans un support d’annonces légales du département où se situait le précédent siège social. Le second dans un journal du département dans lequel est situé le nouveau siège social.

Un certain nombre d’informations doivent figurer dans l'avis de transfert de siège social :

• la dénomination sociale ;
• la forme juridique de l'entreprise ;
• le montant du capital social ;
• le numéro unique d’identification ou numéro Siren de l’entreprise ;
• l'ancienne adresse du siège ;
• la nouvelle adresse ;
• le nom de l'organe ayant pris la décision ;
• la date de la décision.
  

Étape 4 : déposer un dossier sur le guichet unique 

Dans un délai d'un mois après le changement de siège social de la SAS, vous devez procéder à sa déclaration sur le guichet unique des formalités.

Vous devez joindre les pièces suivantes : 

• un exemplaire du procès-verbal ayant statué sur le changement de siège social ;
• une copie datée des statuts mis à jour ;
• un document attestant de la jouissance des nouveaux locaux : titre de propriété, contrat de bail, factures d'énergie, etc. ;
• la liste des adresses officielles successives de la SAS depuis son immatriculation ;
• l'attestation de parution de l'avis au sein d'un support d'annonces légales. 

Si le dossier est complet, les associés reçoivent un nouveau kbis mis à jour avec la nouvelle adresse de la société. 

Pourquoi transférer le siège social d'une SAS ?

Un dirigeant de SAS et ses associés peuvent être amenés à changer le lieu du siège social pour diverses raisons :

• recherche de locaux ou de bureaux plus vastes ;
• nécessité de rapprocher le siège social du domicile du représentant légal, notamment s'il déménage ;
• changement stratégique ou d'implantation géographique ;
• arrivée au terme du bail commercial ;
• rationalisation des coûts immobiliers ;
• réorganisation suite à une fusion ou acquisition ;

Un transfert de siège social peut avoir lieu dans le ressort du même tribunal de commerce ou dans un autre département. 

Quel est le coût d'un transfert de siège social ? 

Le transfert de siège est une formalité payante. Le coût est compris entre 300 et 500 €.

Les démarches après le transfert du siège social d'une SAS

Démarches administratives après le changement d'adresse d'une SAS

Dans le cas du transfert de siège social d'une SAS, le guichet unique se charge de tout. Il centralise les informations, puis les transmet aux organismes compétents. Il envoie la demande d'inscription modificative registre national des entreprises (RNE) et sur l'extrait Kbis au greffe du tribunal de commerce.

En parallèle, il procède à la publication de l'avis de transfert au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc). Enfin, le guichet des formalités radie la SAS auprès de l'ancien greffe.

De votre côté, vous n'avez pas besoin de prendre contact directement avec tous ces organismes.

Mise à jour des documents officiels et supports marketing

Un changement de siège social n’implique pas seulement une modification des statuts de la SAS. En effet, il vous faudra mettre à jour l’ensemble de vos supports de communication et documents administratifs sur lesquels apparaît l'ancienne adresse. 

Cela implique de revoir l’ensemble du schéma contractuel de votre société. Pensez donc à modifier : 

• vos factures, devis, bons de commandes et de livraison ; 
• vos conditions générales de vente (CGV), de services (CGS), d’utilisation (CGU) ;
• les mentions légales de votre site internet, si vous en possédez un ; 
• l’ensemble de vos supports de communication, marketing : votre fiche d'établissement sur Google, vos cartes de visite. 

Informer les partenaires, clients et fournisseurs

Toute une politique de communication doit être prévue. Vous devez aussi avertir l’ensemble de vos fournisseurs, partenaires, banque, clients, d’autant plus si votre activité impose de recevoir ces personnes au siège. 

Établissez des priorités dans vos annonces :

• Contactez d'abord vos clients principaux et fournisseurs clés.
• Envoyez ensuite une information générale à tous vos contacts.
• Mettez à jour vos références sur le web progressivement.

Une fois installés, restez vigilants quelques semaines. Vérifiez que :

• votre courrier arrive correctement ;
• vos partenaires utilisent la bonne adresse ;
• vos nouveaux contacts administratifs sont établis ;
• vos systèmes internes sont bien adaptés au changement.

Anticipation budgétaire du transfert de siège social

Établissez un budget réaliste qui inclut tous les coûts, même les plus petits :

• les frais légaux et administratifs (publication, guichet unique, modification des bénéficiaires effectifs) ;
• les coûts de déménagement physique ;
• l'aménagement des nouveaux locaux ;
• la nouvelle signalétique ;
• les mises à jour de vos supports de communication.

Quelles sont les conséquences d’un transfert de siège social pour une SAS ?

Un déménagement de siège demande d'anticiper plusieurs changements pratiques. Vos contrats d'assurance devront être adaptés, vos certifications peut-être mises à jour. Les aspects techniques comptent aussi : il faudra organiser le transfert de vos lignes téléphoniques, votre réseau informatique, prévoir l'aménagement des nouveaux locaux.

Quelles sont les conséquences administratives ?

Le changement du siège social d'une SAS a pour effet de modifier son adresse. Pensez à la communiquer aux différents organismes. N'oubliez pas d'ajouter le nom de la société sur la boîte aux lettres du nouveau siège. Cela garantira une bonne distribution du courrier. 

Au-delà de la paperasse, le déménagement implique une organisation concrète. Prévoyez des solutions pour :

• la sécurité des nouveaux locaux ;
• l'archivage de vos documents ;
• l'installation de votre matériel ;
• l'accueil de vos visiteurs.

Quelles sont les conséquences juridiques ?

Comme nous l'avons vu plus haut, le transfert de siège social d'une SAS peut conduire à un changement de tribunal compétent. C'est le cas si la société déménage dans un autre département. Prenons l'exemple d'une société domiciliée à Paris (75) s'installant à Chartres (28). AÀla suite de son changement d'adresse, elle ne dépend plus du greffe du tribunal de commerce de Paris, mais de celui Chartres, et ce, pour l'ensemble des formalités à venir. 

En résumé :

• Le changement de siège social d'une SAS peut être motivé par la recherche de locaux plus grands, la fin d'un contrat de bail, le déménagement du représentant légal, etc.
• Ce sont les statuts qui déterminent qui peut prendre la décision de transférer le siège social de la SAS.
• Le transfert du siège requiert de modifier les statuts. Ensuite, il faut de publier l'avis dans un support d'annonces légales, puis effectuer une déclaration sur le site du guichet unique.
• Une fois l'opération réalisée, il ne faut pas oublier de modifier les documents officiels de la société.