Obtenir un extrait K ou Kbis : comment faire ?

Le Kbis est le seul document officiel et légal qui prouve et atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Pour obtenir un extrait Kbis, il est possible de faire la demande au greffe du Tribunal de Commerce ou en ligne sur des sites comme Infogreffe.

Obtenir un extrait Kbis : quelle utilité pour l'entreprise ?

Ce document officiel est demandé pour de nombreuses procédures et actes juridiques ou même civils comme une candidature à un appel d’offres public, l’ouverture d’un compte en banque professionnel, la constitution d’un dossier de fournisseur ou d’acheteur dans une centrale d’achat professionnelle par exemple ou même un contentieux ou un procès au tribunal.

Le Kbis peut aussi servir de justificatif auprès de Pôle Emploi dans le cas où l’entrepreneur aurait demandé un soutien pour la création d’une société.

Contenu de l'extrait Kbis

Ce document informe sur l’activité de l‘entreprise et rassemble toutes les mentions qu’il y a sur le RCS (Registre de commerce des Sociétés).

Concrètement, l’extrait Kbis est une véritable carte d’identité de l’entreprise en indiquant non seulement les caractéristiques administratives mais aussi fonctionnelles de celle-ci :

• nom du greffe d'immatriculation ;
• raison sociale de la société (et son sigle et si il y a lieu son enseigne) ;
• numéro d'identification (appelé avant numéro Siren) et code NAF ;
• forme juridique (SARL, SA, SAS, SCI...) ;
• montant du capital social de la société ;
• adresses du siège et du principal établissement de la société (mais aussi d’éventuels établissements secondaires situés en Union européenne ou dans l'Espace économique européen) ;
• durée de vie de la société telle qu’elle est prévue dans les statuts ;
• date de création de l'entreprise ;
• activité de l’entreprise ;
• nom de domaine du ou des sites web de la société ;
• nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
• s’il y a lieu, références des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Si la société a eu dans son histoire des procédures collectives comme une sauvegarde ou un redressement judiciaire, celles-ci sont aussi indiquées dans le Kbis.

L’extrait Kbis contient ainsi le numéro siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et qui permet d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene. Cette procédure permet de rechercher les entreprises ou les établissements à travers le répertoire d’identification des entreprises qui est géré par l’Insee. Cet avis de situation permet ainsi de délivrer une fiche d’identité comportant d’importantes informations sur l’entreprise.

Cela montre l’important de la délivrance de l’extrait Kbis et des démarches à suivre pour en faire la demande et ainsi l’obtenir.

Obtention d’un Kbis pour immatriculer son entreprise

Le Kbis est le document officiel attestant de l'existence juridique, l'identification et l'immatriculation d'une société. Il a également une valeur de preuve, et n'est opposable que si il est daté de moins de trois mois.

C’est l’immatriculation qui atteste l’existence juridique de la société. Il faut noter toutefois que l'absence volontaire d'immatriculation au RCS est considérée comme un délit de travail dissimulé.

Les différents Kbis disponibles

Quelque chose que peu de personnes savent : un extrait Kbis ne concerne que les entreprises immatriculées au RCS donc ne peut pas concerner des artisans, professions libérales ou auto-entrepreneurs.

L’équivalent du K-bis pour les artisans s’appelle l’extrait D1. Les professions libérales et auto-entrepreneurs fournissent un numéro de Siren ou Siret (procuré par l’URSSAF).

De plus, l’extrait Kbis concerne les personnes morales, donc à savoir les entreprise. Pour les personnes physiques, il faut demander un extrait K. L’extrait Kbis ne concerne que les commerçants de sociétés commerciales, il ne pourra pas être utilisé pour les artisans ou pour les professions libérales par exemple.

Enfin il faut distinguer l’extrait Kbis de l’état d’endettement d’une entreprise qui est un document permettant de vérifier la santé d’une entreprise, qui est fourni par le greffe du Tribunal de commerce ou via le site Infogreffe. C’est un indicateur essentiel de la santé financière d’une entreprise qu’il est conseillé d’avoir avant de contracter avec ladite entreprise afin de prévenir les risques d’impayés de sa part.

Qui peut demander un Kbis ?

La première personne à pouvoir obtenir son Kbis est le fondateur de l'entreprise. Cette étape est alors essentielle pour débuter son activité et continuer les démarches nécessaires.

Cependant, il est possible pour tous d'obtenir le Kbis d'une société. En effet, les informations s'y trouvant peuvent être disponibles au public

La demande se fait par le nom de l’entreprise ou son numéro Siren ou même son sigle ce qui permet à tout le monde de récupérer l’extrait Kbis d’une entreprise.

Attention donc dans certains cas puisque l’extrait Kbis est susceptible de fournir des informations personnelles (date et lieu de naissance notamment) sur les dirigeants de l’entreprise.

Une des particularités en France est la publicité de la situation générale de la société et particulièrement des comptes de résultats et des bilans des entreprises. Cependant la publication était annuelle, la situation d’une société peut rapidement se dégrader, les informations posées dans l’extrait K-bis doivent être prises avec du recul pour éviter toute surprise.

Obtenir son extrait Kbis au Tribunal de Commerce

L'extrait K-bis se récupère au greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise (avec une exception en Alsace et en Moselle où on s’adresse à la Chambre Commerciale du Tribunal d’Instance).

Il ne s’agit pas d’un simple document mais de quelque chose d’officiel car l’extrait Kbis est délivré ET certifié par le greffier.

Obtenir son extrait Kbis sur le site d’Infogreffe

Grâce à Internet, on peut maintenant obtenir un Kbis en ligne, sur le site du Tribunal de Commerce dont dépend la société ou directement sur le site d'Infogreffe.

Certains sites web semblent promettre un Kbis gratuitement. Hormis les sites qui utilisent cet argument uniquement pour attirer le chaland, il y a les sites qui fournissent l’information qui est sur le Kbis (et que l'on peut obtenir facilement sur le web) mais qui ne constitue pas un Kbis officiel bien que présenté comme tel.

Attention à ces faux semblants, présentés souvent sur des sites web installés à l’étranger car comme nous l’avons précisé plus haut, le K-bis est un document officiel, délivré et certifié par un greffier.

Il y a aussi des systèmes qui permettent d’acquérir un extrait K-Bis gratuitement, en échange des données personnelles concernant le demandeur. En commercialisant ces données, ces systèmes financent l’achat du K-bis et gagnent aussi de l’argent.

Dans tous les cas, méfiez-vous des offres de K-bis gratuits et privilégiez le système officiel qui est le seul reconnu mais aussi à même de vous fournir la dernière version de ce qu’il vous faut.

A noter que dans certains abonnements bancaires professionnels TPE et PME, les demandes de K-bis sont incluses dans le package et donc « gratuites » si l’on excepte le coût du package bancaire qui permet ceci.

Combien coûte l’obtention d’un Kbis ?

Le coût d’obtention d’un extrait K-bis auprès du greffe est fixé officiellement à 3,12 euros si on va le chercher sur place, 4,06 euros si il est envoyé par courrier et à 3,90 euros si il est transmis par mail ou téléchargé.
Certains sites internet le vendent plus cher ou avec d’autres documents dont elles font un package.

Avant tout cela, il est conseillé d'être accompagné d'un avocat lors de la création de son entreprise, il saura vous donner une expertise juridique personnelle et propre à votre projet.