CDD de remplacement d’un salarié : 7 précautions à prendre avant de rédiger son contrat

L’absence d’un salarié au sein de votre entreprise fait baisser les effectifs sur un temps limité. Lorsqu’il s’agit d’un congé sabbatique, d’une maladie ou d’un congé maternité, il est justifié de faire appel à une ressource extérieure afin de combler ce manque et assurer la pérennité de l’activité de l’entreprise. A l’instar du recours à l’intérim, le processus de recrutement d’une personne en CDD est réglementé par la loi et son recours limité aux cas énumérés par la loi. Ainsi, l’employeur peut recourir au CDD pour faire face par exemple un accroissement temporaire de l’activité, mais aussi pour remplacer un salarié absent, on parle alors de CDD de remplacement. Avant de conclure un CDD de remplacement, l’employeur doit prendre des précautions préalables, notamment lors de la rédaction du CDD de remplacement. En effet, il s’agit de mettre en place un accord qui fixe le caractère temporaire du contrat, également sans qu’il ne puisse être requalifié en CDI.

Respecter les conditions de recours au CDD de remplacement

Le recours au contrat de travail à durée déterminée (CDD) n’est possible que dans certains cas énumérés par la loi dont notamment le remplacement d’un salarié absent.

Les conditions et interdictions de recours au CDD de remplacement

Outre les motifs, la réglementation autorise l’usage des contrats à durée déterminée uniquement dans le cas où :

• le salarié recruté en CDD de remplacement remplace un salarié en CDI ou en CDD dont le contrat de travail a été suspendu (et non rompu) ou dans l’attente d’une prise de poste (le contrat de travail a été signé mais le salarié n’est pas encore présent dans l’entreprise) ;
• le salarié embauché ne remplace pas plusieurs salariés ;
• le salarié remplacé n’est pas absent en raison d’une grève.

L’importance du respect de la durée du CDD de remplacement

Le CDD de remplacement peut être conclu :

• à date fixe (le CDD de remplacement prend fin à une date déterminée par le contrat de travail) ;
• sans termes précis (le CDD prend fin lors de la réalisation d’un événement à savoir le retour du salarié absent dans l’entreprise).

Il convient par ailleurs, lorsque le CDD de remplacement est conclu à date fixe, de respecter les limitations de durée du contrat soit :

• 18 mois pour le remplacement d’un salarié dont le contrat a été suspendu ;
• 9 mois pour remplacer un salarié en attente de la prise d’un poste dans l’entreprise ;
• 24 mois pour remplacer un salarié dont le départ précède la suppression de son poste.

Si le contrat de remplacement a été conclu sans terme fixe, il est impératif de stipuler une période minimale pendant laquelle le salarié devra être maintenu dans l’entreprise et ce, nonobstant le retour du salarié remplacé. A défaut de période minimale, l’employeur verra le CDD de remplacement à terme imprécis requalifié en CDI.

Définir les motifs du recours au CDD de remplacement

Afin de valider l’usage légal du CDD, il est primordial de mentionner les raisons pour lesquelles le contrat à durée déterminée est favorisé par rapport à CDI. Par ailleurs, il est obligatoire de disposer d’un contrat écrit pour un CDD, ce qui n’est pas le cas pour le CDI. En effet, si l’employeur recrute un salarié en CDD sans contrat écrit, ce dernier peut demander au juge une requalification du CDD en CDI. Dès lors, la simple rédaction du CDD de remplacement est donc une condition en soi. Vous devez alors mettre à plat la cause de l’absence ou de suspension de la personne remplacée, ainsi que les fonctions que va occuper la nouvelle recrue. Attention, il est interdit de n’embaucher qu’une seule personne pour le remplacement de plusieurs salariés absents.

S’accorder sur la période d’essai pour le CDD de remplacement

Le caractère non obligatoire de la période d’essai d’un CDD

La période d’essai est un délai durant lequel le salarié comme l’employeur peuvent demander une rupture anticipée du contrat sans justification.

La période d’essai dans un contrat de travail n’est pas obligatoire. Néanmoins, l’employeur peut, d’un commun accord avec le salarié, insérer une période d’essai dans le CDD de remplacement.

Quelle est la durée maximale la période d’essai d’un CDD de remplacement ?

La période d’essai maximale d’un CDD de remplacement est calculée selon sa durée à raison d’un jour par semaine dans la limite de 2 semaines (sauf stipulations conventionnelles prévoyant une durée inférieure). Pour les CDD de remplacement dont la durée est supérieure à 6 mois, vous êtes limité à 1 mois de période d’essai.

Pour un CDD de remplacement conclu sans termes précis, la durée de la période d’essai est calculée sur la période minimale du contrat de travail.

Définir la date de fin du contrat CDD de remplacement

Un CDD est par définition provisoire. Cependant, comme nous l’avons vu, il n’est pas nécessaire de limiter la présence du salarié recruté à une date précise. Il s’agit alors de rédiger un contrat de remplacement à terme imprécis. Cette méthode est particulièrement pertinente lorsque vous n’êtes pas certain en tant qu’employeur de la date de retour du salarié absent, notamment en cas de congé maladie renouvelable. C’est la raison pour laquelle, il est possible de rédiger les clauses du CDD de telle sorte à le faire s’arrêter au retour du salarié remplacé.

Faut-il mentionner des conditions de renouvellement dans le CDD de remplacement ?

Renouvellement du CDD de remplacement à date fixe

Les renouvellements de CDD sont légaux. Ils permettent de prolonger la présence du salarié si votre entreprise a encore besoin de lui. Cependant, il faut s’assurer de rentrer une période légale admise. En effet, la durée maximale d’un CDD comprend le renouvellement potentiel (2 fois maximum sauf accords collectifs contraires). Ainsi pour un contrat à durée indéterminée de remplacement d’un salarié absent, la durée maximale est de 18 mois. Cela signifie par exemple que pour un CDD signé de 10 mois, vous pouvez proposer un second contrat de 8 mois maximum.

Peut-on renouveler un CDD de remplacement à terme imprécis ?

Dans le cas d’un CDD de remplacement sans terme précis, le renouvellement n’existe pas. En effet, le CDD de remplacement peut être un contrat à durée déterminée sans terme précis c’est dire que le contrat ne prend pas fin à une période déterminée à l’avance. En réalité, il prend fin lors de la réalisation d’un événement certain, mais dont la date est incertaine : le retour du salarié absent dans l’entreprise.

Au moment de cet événement, la cause ou le motif du recours au CDD de remplacement a disparu de sorte qu’il n’est plus justifié de le renouveler. En cas de méconnaissance de ce principe, l’employeur risque de voir le CDD de remplacement requalifié en CDI.

Provisionner l’indemnité de fin de contrat de CDD

L’indemnité de fin de contrat qu’on appelle aussi l’indemnité de précarité est une somme que perçoit le salarié en CDD lorsqu’il quitte l’entreprise. Il s’agit d’un montant qui est librement négocié. Cependant, il ne peut pas être inférieur à 10 % de la rémunération brute touchée sur l’ensemble du contrat. Certaines conventions collectives prévoient un taux différent, il est important que vous appliquiez celui qui vous concerne.

Remarque : si l’employeur, à l’issue du CDD de remplacement, recrute le salarié en CDI alors, l'indemnité de précarité n’est pas due.

Écarter les motifs de requalifications du CDD de remplacement en CDI

La requalification du CDD en CDI est un paramètre à éviter surtout dans une situation où vous n’avez pas prévu cela pour votre entreprise, et qu’elle ne peut pas soutenir financièrement un recrutement sur le long terme. Parmi les motifs qui engendrent la requalification d’un CDD de remplacement en CDI, il est possible de citer notamment :

• absence d’un contrat écrit ;
• absence de description précise du motif de l’embauche ;
• poursuite d’une relation contractuelle entre le salarié et l’employeur après le terme du CDD ;
• l’absence de période minimale pour les CDD de remplacement à terme imprécis.

Demander le conseil d’un avocat spécialisé pour la rédaction du CDD de remplacement

Les conseils que nous vous donnons vous permettent d’appréhender les premiers éléments de la rédaction d’un CDD de remplacement. Cependant, rédiger un contrat de travail est beaucoup plus complexe que cela. Cela est d’autant plus vrai depuis les changements qui ont eu lieu au cours de l’année 2016 dans le droit des contrats. L’usage de modèles passé est donc particulièrement risqué. C’est la raison pour laquelle nous vous encourageons à faire appel à un avocat spécialisé dans le droit du travail afin de valider votre projet de document. Il pourra également vous orienter quant aux spécificités que demande votre Convention Collective et accords de branche dans le cadre des recrutements.

La rédaction du contrat de CDD de remplacement doit se faire de manière appliquée. Réfléchissez bien aux clauses que vous souhaitez y faire figurer afin d’obtenir un document qui respecte le Code du travail tout en étant favorable à vos besoins.