Aide à l'embauche d'un premier salarié, recommandations juridiques pour l'employeur

Le recrutement de votre premier salarié est une grande étape dans la vie de votre société. Autant dire que cette étape est délicate du fait notamment des nombreuses règles impératives issues du droit du travail, du droit social et des conventions collectives spécifiques à chaque secteur d’activité. Pourtant ces difficultés ne sont pas insurmontables pour un entrepreneur averti. 

L’objet de cet article est de vous présenter les différentes aides à l'embauche de votre premier salarié. Et pour que votre recrutement se passe au mieux, voici aussi quelques conseils sur la procédure d’embauche, le choix du contrat de travail ainsi que son contenu.

Dans le but de doper l’emploi, il existe de nombreux dispositifs d’aides à l’embauche qui se déclinent en fonction soit d’un critère géographique, soit selon les catégories spécifiques de salariés.

Ces aides sont plus accessibles que ce l’on pense, et de nombreux entrepreneurs l’ignorent. Voici un récapitulatif des différentes aides à l’embauche.

Aides à l'embauche dans une zone en difficulté

Les aides à l’embauche dans une zone en difficulté permettent deux sortes d’exonérations :

• Exonérations d’impôts sur les bénéfices en zone franche urbaine-territoire entrepreneur : dans le but de favoriser le développement économique de ces zones, les entreprises qui s’y implantent et embauchent une main-d’œuvre locale peuvent bénéficier d’exonérations fiscales ;
• Exonérations de cotisations sociales en zone de revitalisation rurale : pour favoriser le développement économique et l’emploi, les entreprises implantées bénéficient d’exonérations de charges patronales et d’exonérations fiscales en fonction de l’activité et de leur effectif ;
• Exonération de cotisations sociales et d’impôts dans un bassin d’emploi à redynamiser : ce dispositif s’adresse aux entreprises qui s’installent ou réalisent des extensions d’établissements dans cet zone ;
• Allègement fiscaux dans des quartiers prioritaires en pleine ville : dans le but de favoriser l’installation de petites entreprises dans ces quartiers.

Embauche de salariés spécifiques

Pour certaines embauches de salariés spécifiques, d’autres aides peuvent être mises en places :

• Aide à la formation en cas d’embauche de demandeurs d’emploi : en cas d’embauche d’un demandeur d’emploi ou d’un salarié en contrat d’insertion qui nécessite une formation, l’employeur a la possibilité de bénéficier d’aides de Pôle Emploi pour ladite formation.
  
• Aide pour l’embauche de travailleurs handicapés : certaines entreprises sont dans l’obligation de recruter des travailleurs handicapés et reçoivent pour cela des aides financières sous certaines conditions.
  
• Aide pour l’embauche d’un contrat d’apprentissage : un panel d’aides cumulables permet de soutenir les entreprises souhaitant engager un apprenti en partie formé par celles-ci. L’apprentissage représente l’un des leviers pour l’emploi dans notre pays. L’Etat est donc particulièrement attentif à en faire une réussite et à soutenir les entreprises qui y ont recours.
• Réduction générale des cotisations patronales sur les bas salaires, il s’agit de l’ex-réduction Fillon. Le pacte de responsabilité et de solidarité propre un allègement des charges, et donc de ne plus payer de cotisations, excepté l’assurance chômage pour un employeur recrutant un salarié au smic ;
• Le contrat unique d’insertion qui vise à réunir formation et accompagnement professionnel pour son bénéficiaire, avec une aide financière pour l'employeur et facilitant ainsi le recrutement de personnes qui ont des difficultés à trouver un emploi. 
  
• Aide spécifique pour les emplois agricoles saisonniers : une exonération des cotisations patronales de sécurité sociale bénéficient aux employeurs agricoles qui embauchent des travailleurs saisonniers. Cette exonération est soumise à certaines conditions.

Quelques précisions sur le dispositif de l’aide à l’embauche

L’aide à l’embauche d’un premier salarié est un dispositif qui s’adresse aux très petites et petites entreprises qui embauchent leur premier salarié. La société bénéficiaire ne doit pas appartenir à un groupe. La mesure ne peut concerner les particuliers employeurs.

Le montant de l’aide à l’embauche du premier salarié est de maximum 4 000 Euros sur deux ans. Elle est versée à chaque période trimestrielle, à raison de 500 Euros par trimestre maximum. Le montant de l’aide est calculée en proportion de la durée du travail du salarié, lorsque cette durée est inférieure au temps plein.

Pour bénéficier d’une aide à l’embauche, une demande doit être faite à l’aide d’un formulaire en ligne dans les 6 mois suivant la signature du contrat.

Pour calculer le montant de l’aide, dans les 6 mois suivant l’échéance de chaque trimestre, l’employeur doit transmettre une attestation de présence du salarié à l’Agence des services et de paiement (ASP) sous forme dématérialisée.

La procédure pour embaucher un salarié

La procédure d’embauche donne lieu à de nombreuses formalités mais aussi à une longue préparation.

Recruter mon premier salarié : on vous explique en vidéo

L’étape de préparation au recrutement

La préparation du recrutement est une étape essentielle. Plusieurs étapes sont essentielles pour que l’embauche soit une réussite.

Il faut tout d’abord rédiger une offre d’emploi qui suscite l’envie de postuler, mais qui doit tout de même rester objective. Une sélection de différents candidats doit être effectuée en amont pour écarter les profils ne correspondant pas au poste. Après avoir fait un premier choix, il faut s’attaquer à la préparation et à la conduite des entretiens d’embauche.

La première phase d’intégration et d’accueil du candidat est plus que nécessaire car elle vise à établir un premier contact avec le candidat.

Il est conseillé d’avoir avec vous une check-list avec l’ensemble des points nécessaires que vous souhaitez aborder, avec vos candidats. Cela vous permettra ne pas oublier non seulement les questions à poser au candidat mais aussi ses réponses. Vous pourrez ainsi vous rappeler réellement de chaque candidat et faire votre choix après tous les entretiens.

La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une obligation préalable à l’embauche de tout salarié, peu importe le type de contrat proposé et la nationalité du futur salarié. Il s’agit d’une déclaration dématérialisée au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche et au plus tard avant la prise de fonction.

Ainsi, un salarié travaillant pour plusieurs employeurs doit faire l’objet d’une déclaration de la part de chaque employeur. De la même manière, en cas d’embauche d’un même salarié par contrats successifs, l’employeur est tenu de procéder à chaque fois à une nouvelle déclaration d’embauche, sauf si ces contrats sont exécutés sans interruption.

L’employeur n’est en revanche pas tenu de déclarer un stagiaire.

Pour ce qui est des salariés travaillant en France mais qui ont été embauchés à l’étranger, une déclaration préalable d’embauche n’est pas nécessaire. Au contraire des personnels détachés en France par des entreprises étrangères. Ces salariés doivent être munis d’un certificat de détachement.

À cette déclaration, s’ajoute l’obligation de déclarer le salarié à l’inspection du travail par lettre recommandée avec avis de réception.

La DPAE est un formulaire simple à remplir, qu’il ne faut pas négliger pour la poursuite d’une embauche. Voici le lien du formulaire de déclaration à l’embauche : http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/cerfa_14738_01.pdf

La période d’essai

La période d’essai est une période pendant laquelle l’employeur peut tester les aptitudes du salarié avant de le recruter. La durée de cette période dépend de la convention collective. Quoi qu’il en soit, cette période ne peut être supérieure à 2 mois pour les employés, 3 mois pour les techniciens et agents de maîtrise et 4 mois pour les cadres et ingénieurs. Avant d'être embaucher définitivement, la période d’essai peut être renouvelable une fois sur l’accord du salarié qui dans les faits n’est rarement en mesure de refuser le renouvellement. 

Pendant la période d’essai, l’employeur comme le salarié peuvent rompre le contrat sans motifs. Aucune indemnité ne sera due. Attention, cette période d’essai devra impérativement être stipulée dans le contrat de travail. A défaut, le salarié sera réputé être engagé à titre définitif !

Les autres obligations liées à l’embauche

D’une part le futur salarié doit être affilié auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire. Cette formalité d’affiliation s’effectue lors de l’embauche et concerne soit l’institution relevant de l’ARRCO pour tous les salarié ou de l’AGIRC pour le personnel cadre.

Un nouveau salarié doit aussi être inscrit sur le registre unique du personnel. Tous les employeurs sont tenus de tenir un registre unique du personnel (sauf les particuliers employeurs et les associations qui ont recours au chèque emploi associatif).

Ce registre unique du personnel doit concerner tous les salariés de l’entreprise (ainsi que les stagiaires, les travailleurs à domicile, ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire, les personnes volontaires en service civique).

Le type de contrat : CDD, CDI ?

Comment choisir le type de contrat de travail qu'il vous faut en tant qu'employeur ?

Il faut analyser vos besoins, avez vous besoin d’un salarié de manière temporaire ou de manière permanente ? Ainsi, il convient d’analyser si ce besoin est conjoncturel ou structurel. Si il est conjoncturel, envisagez plutôt un contrat à durée déterminé (CDD) à l’inverse un contrat à durée indéterminé CDI.

Sachez toutefois que le recours au CDD est encadré par la loi pour éviter les abus. Un contrat CDD peut être valablement conclu :

• pour le remplacement d’un salarié passé provisoirement à temps partiel ;
• dans l’attente de la suppression définitive d’un poste ou de la prise de fonction d’un nouveau salarié à un poste (si le salarié quitte l’entreprise ou est muté, il faut le remplacer le temps qu’un nouveau salarié en CDI entre en poste) ;
• en cas d’accroissement temporaire de l’activité ;
• pour des travaux saisonniers ;
• pour le recrutement d’ingénieurs et de cadres sous certaines conditions ;
• pour certains contrats spécifiques du fait notamment de la nature de la tâche à accomplir.

Avant d'embaucher son premier salarié, il convient ensuite de déterminer si le contrat sera effectué à temps plein ou à temps partiel. En fonction des cas, certaines règles impératives d’ordre légales viendront s’appliquer. A temps plein, par exemple, il faudra déterminer en fonction de la qualification du salarié si il travaille au forfait ou au 35h. Le forfait jour permet de déterminer un forfait de jours travaillés dans l’année, cette disposition est exclusivement à destination des salariés ou les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur travail. Au lieu de comptabiliser le temps de travail en heure, on le comptabilise en jours. Nous développerons ce point plus en détail par la suite.

Le formalisme : exigence d’un écrit

Le contrat de travail quel que soit sa forme (et surtout quand ce n’est pas un CDI) doit faire l’objet d’un écrit lors de l'embauche. L’absence d’écrit pour un CDD est puni d’une amende 3750 euros. Par ailleurs, en cas de litige, la loi dispose que la relation de travail est présumée être à durée indéterminée. En ce sens, à défaut de preuves contraires (dès lors difficile à apporter en l’absence d’écrit) le juge va considérer que la relation de travail est faite dans le cadre d’un CDI classique. Ainsi, vous devrez indemniser le salarié selon les modalités d’un CDI, payer les écarts existant entre la situation de fait et la situation qu’aurait exigé un CDI (cotisations, écart de salaire du fait des 35H, heures supplémentaires etc..)

Les conséquences de l’absence d’écrit pour un contrat de travail sont dramatiques, la prudence est donc de mise.

Le contrat de travail devra comporter des clauses essentielles à la validité de celui-ci. Parmi elles, nous retrouvons :

• la description du poste ;
• la convention collective applicable ;
• le lieu de travail ;
• la durée du travail ;
• la rémunération.
  

1. La description du poste

Le poste que va occuper le salarié devra être suffisamment détaillé pour que sa fonction dans l’entreprise soit déterminée. Cette disposition fait partie de la substance du contrat à l’origine de nombreux litiges. Le salarié est en droit de refuser une tâche après son embauche qui ne correspond à ce qui est stipulée dans la description du poste.

La modification de cette clause de manière contractuelle comme factuelle nécessite l’accord du salarié. A défaut le salarié peut prendre acte de la rupture pour non respect de l’employeur des conditions essentielles du contrat de travail entraînant, si elle est retenu par les juges, un licenciement sans cause réelle et sérieuse. 

2. Les conventions collectives applicables à votre activité

Il convient dans un premier temps de connaître la convention collective applicable à votre secteur d’activité, le code NAF attribué par l’INSEE lors de la création de votre entreprise va vous permettre de déterminer la convention collective applicable.

La convention collective est négociée entre les représentants du salariat et les représentants du patronat pour fixer les règles supplétives propres au secteur concerné. Elle va notamment définir le temps de travail, les règles applicables en matières de prise de congé, les règles applicables en fonction du statut du salarié telles que la période d’essai ect…

Il apparaît primordial de se renseigner sur ce point avant d’effectuer votre première embauche afin d’éviter les mauvaises surprises ! 

3. Le lieu de travail

Le lieu de travail est le lieu où le salarié exécute habituellement sa prestation de travail. Certains contrats peuvent prévoir une clause de mobilité qui permet à l’employeur de modifier unilatéralement (sans l’autorisation du salarié) l’affectation géographique du salarié. Pour cette clause soit valable il faut que la clause :

• soit précisée dans le contrat ;
• soit délimitée ; en ce sens la clause doit mentionner les zones ou le salariés pourra être affectées ; la clause peut se borner à limiter la zone à l’ensemble des établissements de l’entreprise, les établissement ouvrant postérieurement ne seront pas concernés.

Par ailleurs, il conviendra de définir les modalités de mise en place : la demande de mobilité peut-elle être demandée de manière illimitée ? Par quels moyens et sous quel délai l’employeur doit-il informer le salarié ?

Il se peut aussi que des conventions collectives fixent un formalisme et des règles particuliers pour l’insertion d’une clause de mobilité, il convient donc de s’y référer.

Bien entendu cette clause, ne doit pas faire l’objet d’abus dans sa mise en oeuvre. Ainsi, elle doit être mise en oeuvre exclusivement dans l’intérêt de l’entreprise, prendre en compte la situation personnelle du salarié, ne pas constituer un abus de droit où par exemple l’employeur mute un salarié sans voiture dans un lieu non desservi par les transports en commun. La mise en oeuvre de la clause de mobilité a fait l’objet de nombreux contentieux, la jurisprudence est très nourrie sur le sujet, les conseils d’un avocat sur cette question ne sont pas de trop !

À défaut de clause de mobilité ou d’une situation non prévue par la clause, tout changement nécessite l’accord du salarié.

4. La durée du travail

Le forfait heure

La durée légale du travail est fixée en principe à 35 heures de travail effectif par semaine. Cependant, dans certains secteurs d’activités, il existe une durée dite d’équivalence c’est à dire par exemple que 38h est équivalent à 35h. Il convient de se référer à la convention collective de chaque secteur.

Le travail effectif est le temps réellement travaillé par le salarié. Ainsi, n’est pas pris en compte dans le calcul des heures :

• le temps d’habillage et de déshabillage (sauf exception) ;
• le temps de trajet pour se rendre au travail.

Sauf dérogation, la durée maximale de travail est fixée à 10 heures par jour, 48h par semaine, 44h en moyenne sur 12 semaines. Chaque salarié doit pouvoir bénéficier d’un repos quotidien d’un minimum de 11h par jour et d’un repos hebdomadaire de 24h en plus du repos quotidien. Il est toutefois possible d’obtenir des dérogations auprès de l’inspection du travail.

Le forfait jour

Lors de l’embauche d’une personne dont les taches à accomplir nécessitent une certaine autonomie dans son travail, il est possible de lui appliquer un forfait en jours. Ainsi, il ne sera plus soumis aux obligations précitées relatives à la durée minimale du travail, seuls seront pris en compte les jours travaillés. Le nombre de jours par an est fixé au maximum à 218 jours. Ce nombre peut être modulé à la baisse en fonction de la convention collective et/ou de l’accord de branche.

Le salarié bénéficie toujours des garanties minimum de repos quotidien (11h) et hebdomadaire (24h).

Lors du dépassement du nombre de jours prévu dans le contrat, le salarié bénéficie de jours de repos. Ces jours de repos, si le salarié le souhaite après accord de l’employeur, peuvent être convertis en une majoration minimum de 10% du salaire.

5. La rémunération

Il existe plusieurs manières de rémunérer un salarié, bien qu’il faille un salaire en numéraire respectant un montant minimum horaire (le smic), cette rémunération peut être assortie d’avantages en nature (tels que la fourniture d’un véhicule de fonction), de primes... qui est souvent négociée lors de l'entretien d'embauche. 

Parmi les primes, on distingue les primes contractualisées (celles qui sont mentionnées dans le contrat) telles que les primes de rendement, prime à la régularité, prime d’ancienneté.. et les primes discrétionnaires qui interviennent de manière arbitraire en fonction de "l’humeur" du dirigeant. Cette dernière doit faire l’objet de précautions particulières au risque d'être considérée comme un usage. En effet, si cette prime revêt un caractère répété, elle pourrait être requalifiée par le juge en cas de litige en une prime contractualisée ( c’est à dire qui est due au titre du contrat de travail).

Ces clauses formalisent un engagement né de l’accord et de la volonté des parties, le moindre changement nécessitera l’accord du salarié. Il est donc primordial de bien mesurer la teneur des engagements présents dans le contrat de travail. De par son obligation de conseil, l’avocat en droit social, en plus de rédiger votre CDI sera un excellent interlocuteur pour adapter vos besoins aux réalités complexes du droit du travail. 

Encore des questions sur le recrutement d’un salarié ? Captain Contrat vous met en relation avec un avocat pour rédiger vos contrats de travail !