La lettre de rupture conventionnelle : que doit-elle contenir ?

Alternative intéressante du licenciement et de la démission depuis 2008, la rupture conventionnelle ("RC") peut être engagée autant par l’employeur que par le salarié y compris par le salarié protégé. La rupture conventionnelle met fin à un contrat de travail et nécessite pour cela plusieurs conditions, dont le consentement mutuel du salarié et de l’employeur sur les modalités de la fin du contrat. La procédure se déroule en plusieurs phases qui s’articulent autour de deux documents principaux : la lettre et la convention de rupture conventionnelle.

Comment lancer une procédure de rupture conventionnelle ?

Pour lancer une procédure de rupture conventionnelle, et donc avant de rédiger et d’homologuer une lettre de rupture conventionnelle, certaines conditions doivent être respectées pour éviter au maximum les abus de la part de chacune des parties.

Le commun accord des parties

Le contrat de travail répond aux règles du droit des contrats et notamment celle qui veut que seules les parties aient la compétence pour défaire ce que leur accord de volonté a mis en place.

La résiliation conventionnelle homologuée est une rupture conventionnelle propre au droit du travail. La loi du 25 juin 2008 a instauré en droit du travail français la possibilité pour l’employeur ou le salarié de rompre un contrat de travail, conclu pour une durée indéterminée, d’un commun accord. Une section spécifique « Rupture conventionnelle » a ainsi été introduite dans le code du travail renforçant davantage son importance.

Une rupture conventionnelle pourra être annulée par le juge s’il est démontré que le salarié l’a signé alors que son consentement n’était pas libre, notamment dans un contexte de harcèlement moral ou bien de pressions exercées à l’encontre du salarié. La rupture conventionnelle serait alors requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Les cas d'interdiction de la rupture conventionnelle

Dans certains cas, la rupture conventionnelle est interdite notamment, lorsque la salarié a été déclaré inapte par la médecine du travail, si la rupture est proposée dans la cadre d'une rupture conventionnelle collective, en présence d’un accord collectif de type Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ou d’un PSE, etc. 

Qu'est-ce que la lettre de rupture conventionnelle ?

Le rôle de la lettre est de signifier officiellement à l’autre partie la volonté d’engager une rupture conventionnelle. Les deux parties doivent être coopératives et ainsi se mettre d’accord. La lettre de rupture conventionnelle permet au préalable de discuter de la rupture conventionnelle.

Pour démarrer les entretiens qui permettent l’établissement de la convention, la lettre recommandée avec avis de réception est le meilleur moyen de se protéger. Il est également conseillé d’opter pour la lettre remise en main propre, à condition de bien veiller à recevoir une preuve de réception en retour.

Ainsi, les possibilités de litiges sont limitées grâce à la mise à plat du projet et de son cadre. L’employeur comme l’employé peut recourir à cette lettre de rupture conventionnelle. Il est d’usage de demander l’aide d’un avocat spécialisé pour garantir le succès de ce projet.

L’employeur a également la possibilité de valider la demande de rupture conventionnelle qui n’est pas toujours possible selon les situations de l’entreprise (Plan de Sauvegarde de l’Emploi en cours, etc.). De la même manière, il est très important de respecter les formes pour ne pas voir reclasser la proposition de rupture conventionnelle en licenciement sans cause réelle ou sérieuse, ce qui sanctionnerait l’employeur par le paiement d’indemnités de dommages et intérêts.

La lettre de rupture conventionnelle : une démarche obligatoire ?

Une procédure en trois temps a été instituée afin d’éviter tout différend.

La lettre de rupture conventionnelle ne fait pas partie des étapes obligatoires pour le respect de la procédure légale. Il s’agit d’une mesure de précaution conseillée autant à l’employeur qu’au salarié. Ce courrier sécurise l’initiative de procéder à une rupture conventionnelle, que l’autre partie ne pourra alors pas ignorer. La proposition peut elle-même être réalisée à l’oral.

Un ou plusieurs entretiens doivent nécessairement intervenir pour qu’une rupture conventionnelle soit homologuée. L’envoi d’une lettre de rupture conventionnelle vous permettra ainsi de prouver que vous avez été convoqué.

Contrairement au licenciement et à la démission, les délais et conditions de départ sont entièrement négociés. Selon le temps que peuvent prendre les discussions sur les modalités de la rupture conventionnelle, il vaut mieux envoyer la lettre au plus tôt afin de prendre les devants et assurer l’aboutissement du projet. Lorsque c’est le salarié qui en fait la demande, il propose dans le courrier adressé à l’employeur une date de départ. Pour conserver de bonnes relations et favoriser les chances d’acceptation de la rupture conventionnelle, il faut prendre en compte les préavis de départ d’usage. Pour un salarié-cadre, ce préavis est de 3 mois.

Que mettre dans la lettre de rupture conventionnelle ?

Outre les contenus habituels d’un courrier, la lettre de rupture conventionnelle pose les bases de négociations en appuyant sur les dates proposées et le cadre dans lequel la démarche se situe. Pour le salarié, la possibilité de mentionner clairement les projets de reconversion professionnelle ou une volonté de départ à l’étranger n’est pas à écarter. Du côté de l’employeur, il s’agit de lever toutes les ambiguïtés quant à ses motivations.

En effet, une rupture conventionnelle qui ne respecte pas les formes risque de devenir un licenciement sans cause réelle ou sérieuse, ce qui le pénalise par le paiement d’indemnités de dommages et intérêts.

Voici les points clefs de la lettre de rupture conventionnelle :

• Expéditeur, destinataire ;
• Dénomination de l’entreprise ;
• Poste occupé par le salarié concerné ;
• Assistance demandée s’il y a lieu ;
• Mention de l’article L.1237-11 du Code du travail qui réglemente la rupture conventionnelle ;
• Date de fin de contrat (départ) souhaité.

L'homologation de la convention de rupture conventionnelle

Pour être valable la rupture conventionnelle doit être homologuée par les autorités compétentes.

La phase antérieure à l'homologation

Il faut au moins un entretien pour valider la rupture conventionnelle entre le salarié et son employeur. Durant ces réunions, les modalités et délais de départ sont discutés. Il s’agit de trouver un accord qui permet à l’entreprise d’organiser le départ et le remplacement du CDI, et au salarié d’obtenir les délais souhaités. À noter qu’une telle procédure ouvre au salarié des droits pour l’allocation chômage, ce qui n’est pas le cas lors d’une démission.

La rupture conventionnelle est acceptée librement par les deux parties. Tout moyen de pression constaté rend la démarche invalide.

Pendant les phases d’entretien, le salarié peut se faire assister par les mêmes personnes que pour un entretien de licenciement. Soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un salarié titulaire d’un mandat syndical, d’un membre d’une institution représentative du personnel ou de tout autre salarié.

L’employeur a également la faculté de se faire assister, si le salarié le fait lui-même. Il devra en informer son futur ex-collaborateur.

La phase de l’homologation

La demande d’homologation est adressée à la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), qui est l’autorité compétente.

Sur la base de ces négociations, une convention signée est soumise à homologation (Cerfa n°14598*01) au moins 15 jours calendaires après la fin des entretiens. C’est un délai de rétractation utilisable par l’envoi d’une LRAR ou d’un courrier remis en main propre à l’autre partie.

La rupture conventionnelle sera homologuée si la DIRECCTE estime que la rupture conventionnelle respecte les conditions prévues par le Code du travail, et notamment la liberté des parties et leur libre consentement.

Il existe deux cas de figure suite à cela :

• En cas de silence de la DIRECCTE dans les 15 jours ouvrables, la rupture est alors considérée comme homologuée et donc valable.
• Si dans les 15 jours ouvrables, la DIRECCTE refuse l'homologation de la rupture conventionnelle, alors le salarié et/ou l’employeur ont la possibilité de former un recours contre ce refus, car rappelons le, sans homologation, la rupture conventionnelle ne sera pas valable.

Après homologation, le départ du salarié se fait selon la date et les conditions mentionnées dans la convention.

Un écrit est techniquement obligatoire, et le formulaire Cerfa à la fois chronologique et pédagogique doit être impérativement utilisé sinon il sera déclaré irrecevable, et le salarié n’aura donc pas droit aux allocations chômage.

La convention doit fixer la date de prise d’effet de la rupture qui doit être assez lointaine pour tenir compte du délai de rétractation et surtout d’homologation. Mais les droits du salarié sont calculés en fonction de la date prévue pour la rupture du contrat de travail, et non celle de la demande d’homologation.

Il est cependant possible de se rétracter après la signature de la convention. Chacune des parties peut en effet se rétracter dans un délai de 15 jours calendaires à compter du lendemain de la date de signature de la convention. Une lettre de rétractation cette fois-ci doit être envoyée au salarié par un moyen attestant de la date de réception.

Les bonnes raisons de proposer une rupture conventionnelle

Depuis la mise en place de cette procédure, elle est utilisée chaque année par de nombreux Français. C’est une modalité de séparation à l’amiable qui permet de ménager les sensibilités et ainsi réduit le risque de contentieux. Elle est d’autant plus appréciée par les salariés qui ont des projets de vie devenus incompatibles avec leur poste, et qui souhaitent aller progressivement vers leur nouvelle carrière. Malgré des indemnités de départ parfois coûteuses pour les employeurs, la rupture conventionnelle est également le meilleur moyen de négocier les délais et modalités qui permettent le recrutement d’un nouveau salarié à même de reprendre le poste et qui pourra être formé par le précédent.

Soumise à homologation par les autorités publiques, la rupture conventionnelle ne doit en aucun cas être une opportunité de dissimulation de licenciement sans cause réelle ou sérieuse.  

Bien que facultative, la lettre de rupture conventionnelle est une première étape qui sécurise tout le processus de négociation entre l’employeur et le salarié. Elle permet d’augmenter les chances d’homologation sans problème, et de garder de bonnes relations entre les deux parties. En effet, en cas de requalification de la rupture conventionnelle en licenciement, la société peut être condamnée à des dommages et intérêts en plus des indemnités de licenciement sans causes réelles et sérieuses.