Factures : la liste des mentions obligatoires

La facture est l’élément de preuve qu’une opération commerciale a eu lieu (elle vous permet notamment de relancer votre client en cas de retard ou d'impayé), mais c’est aussi une preuve comptable pour vous en tant que dirigeant. Elle vous permet notamment de faire valoir vos droits à la TVA. Une facture doit être rédigée avec sérieux. Captain Contrat vous détaille la liste des mentions obligatoires devant figurer sur vos factures.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document comptable et commercial établi par un structure juridique. Elle est émise à la fin de la prestation pour lister les conditions de ventes de produits ou de marchandises, de réalisation de services rendus. La délivrance de la facture est obligatoire et certaines mentions doivent y figurer. 

La facture est émise en deux exemplaires. L’un appartient à celui qui l’émet et l’autre est remise au client. L’émission de la facture peut se faire en version physique ou électronique.

La facturation d’une vente de marchandise

Il est possible de facturer la totalité des marchandises au moment de la livraison. Ce cas de figure est possible lorsque les marchandises sont peu onéreuses ou lorsque les marchandises ne nécessitent pas plusieurs livraisons.

Cependant, si la nature des marchandises ou la nature du contrat exige une livraison successive, il est possible de dresser une facture à chaque livraison. Par exemple, il est possible d’établir une facture tous les mois ou tous les trois mois.

La facturation d'une prestation de service

La facturation d’une prestation de service peut se faire de plusieurs façons. Il est possible de facturer à l’heure, au jour. Tout dépendra de la nature de votre métier.

Il est donc important de préciser plusieurs informations dans la facture comme la prestation convenue, le prix de cette prestation, la quantité.

Comment établir facilement une facture ?

Pour faciliter la rédaction de la facture, il est possible d’utiliser un modèle de facture. L’exemple de facture sera ensuite personnalisé en fonction des mentions obligatoires requises et de la nature de l’activité.

Avant l’émission de la facture, il faut tout d’abord rédiger un devis. Ce dernier permettra au client d’avoir une idée de la somme à payer. De ce fait, le devis va encadrer la transaction car une fois signé il a la même valeur qu’un contrat.

De même, le système du devis est pratique puisqu’il permet de gagner énormément de temps. En effet, au moment de la facturation, il suffira juste de reprendre les éléments prévus dans le devis.

Les mentions obligatoires : rappel

Les mentions obligatoires que vous devez faire apparaître sur votre facture sont listées par l’article L.441-3 du Code de commerce. Il s’agit notamment des mentions suivantes : 

• identification des parties (professionnel et client) ;
• numéro de TVA du professionnel ;
• montant total de la TVA ;
• montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• date d’émission de la facture ;
• numérotation de la facture ;
• date de la vente ou de la réalisation de la prestation de services ;
• quantité et dénomination de chaque produits ou services ;
• les modalités et conditions de règlement ;
• les pénalités en cas de retard de paiement ;
• etc.

Ces mentions ne doivent pas être indiquées au hasard. Le numéro de facture, par exemple, doit être unique. Il est généralement choisi suivant l'année, le mois d'émission de la facture : année-mois-numéro par exemple. 

Concernant l’identification des parties, les informations diffèrent en tant que professionnel, selon que vous soyez un entrepreneur individuel, une société (dénomination sociale, capital social, forme juridique, lieu de siège social, Siren, Siret), un commerçant, un artisan, etc. 

Attention donc à ne pas prendre à la légère la rédaction d’une facture et à rester alerte sur les changements de réglementation. 

Les mentions obligatoires pour la facturation : les cas particuliers

Lorsque l’entrepreneur doit réaliser une facturation pour une catégorie particulière de personnes, plusieurs mentions obligatoires peuvent être exigées.

À titre d'illustration, si le vendeur est dans un contrat de gestion ou une association agréée, la facture doit faire figurer la mention obligatoire « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire accepté. »

Focus sur l'ajout de deux mentions obligatoires en 2019

L'ordonnance du 24 avril 2019 relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et aux autres pratiques prohibées, a ajouté deux mentions à cette liste déjà conséquente : l’adresse de facturation et le numéro de bon de commande. 

Objectif : réduire les délais de paiement grâce à la mention de l’adresse de facturation et faciliter le traitement des factures avec le numéro de bon de commande. 

Désormais, les adresses de facturations de l’acheteur et du vendeur doivent apparaître sur la facture, sauf bien sûr si l’adresse de facturation est identique à celle du siège social ou de l’adresse de l’une des parties. 

Le numéro du bon de commande devra également figurer sur la facture, s’il a été préalablement établi par l’acheteur. 

A noter que l’ordonnance est venue lever les doutes concernant la date d’émission de la facture. C’est la formulation du code général des impôts qui l’emporte sur le code de commerce. La date d’émission de la facture correspond à la date de livraison ou la date de réalisation de la prestation. 

Un décret en date du 7 octobre 2022 vient ajouter 4 nouvelles mentions légales obligatoires : 

• le numéro de SIREN de l'entreprise ;
• l’adresse de livraison des marchandises (si elle différente de l’adresse du client) ;
• le type d’opération concernée à savoir si il s’agit d’une prestation de services ou de livraison de biens`;
• la mention “Taxe d’après les débits” si nécessaire. 

Facture : comment faire apparaître la TVA ?

Que vous utilisez un exemple de facture avec mentions obligatoires auto-entrepreneur 2022 ou un modèle globalisé, elle doit préciser le régime de TVA.

Lorsque votre entreprise bénéficie d’une exemption de TVA, l’exemple de facture que vous utilisez doit prévoir la mention obligatoire suivante : « TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts.»

Lorsque vous êtes imposable sur la base de la TVA, quelques mentions légales doivent figurer sur votre  exemple de facture :

• Le montant total hors taxe ;
• Le montant total des taxes ;
• Le montant total toutes taxes comprises ;
• Le prix unitaire hors taxes.

 Il est également nécessaire de mentionner votre numéro de TVA extra-communautaire et celui de votre client.

Le délai de prescription d’une facture

Le délai de prescription varie en fonction de la qualité du client. Si le client est un consommateur, le délai de prescription est de 2 ans. Tandis que si le client est un professionnel, alors, vous disposerez d’un délai de 5 ans pour ester en justice en cas de non-paiement.

Facture : les sanctions en cas d'absence des mentions obligatoires

Pour accentuer le caractère dissuasif, la sanction pénale laisse place à une sanction administrative, dont l’effectivité est naturellement renforcée 

Le manquement aux règles de facturation ou l’absence de mentions obligatoires sont désormais  passibles d’une amende de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale (respectivement 150 000 € et 750 000 € en cas de réitération dans un délai de deux ans).

Vous avez encore des questions sur la gestion de votre activité de manière générale ou plus spécifiquement sur la rédaction des factures ? Découvrez notre accompagnement juridique au quotidien. Un juriste dédié répond à toutes vos questions.

En résumé

• Plusieurs mentions obligatoires doivent être précisées sur vos factures.
• Les mentions obligatoires peuvent être différentes lorsque la facture s’adresse à un particulier ou à un professionnel.
• L’absence de mentions obligatoires sur les factures est sanctionnée par une amende allant de 75 000 € à 375 000 €.