Facture freelance : comment bien la rédiger ?

Une fois la mission terminée, et comme indiqué dans son contrat de freelance, il est temps pour un indépendant d’établir sa facture. Si les règles de présentation des factures sont plutôt souples, plusieurs mentions s’avèrent obligatoires pour que la facture soit considérée comme étant aux normes. Ces diverses informations ont une grande importance pour être dans la légalité, mais aussi inspirer confiance aux clients.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture de micro-entrepreneur, et sur une facture de société ? Comment numéroter ses factures ? Dans cet article, nous allons tout vous expliquer.

Freelance : établir une facture est une obligation légale

En tant que professionnel, le freelance, après avoir terminé sa mission issue de son contrat de freelance, et ce quel que soit son statut, a pour obligation légale de délivrer à ses clients une facture pour toute vente ou prestation de services effectuée. À ce titre, il doit appliquer l’ensemble des règles de la facturation communes à tous les professionnels.

Une facture doit obligatoirement être établie en deux exemplaires, un que le freelance conserve dans sa comptabilité, l’autre qui est délivrée au client, et sur support papier ou électronique, si le client l’accepte.
Elle fait office de preuve juridique et doit être conservée pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

Numéroter ses factures Freelance

Les factures doivent impérativement être numérotées par ordre chronologique. Chaque facture émise comporte ainsi un numéro unique et la numérotation doit être séquentielle, c’est-à-dire que chaque nouveau numéro de facture suit le précédent sans « trous ». Deux pratiques de numérotation s’offrent au freelance :

• La numérotation séquentielle simple, c’est-à-dire que les factures sont numérotées 1, 2, 3, 4, 5, 6…
• La numérotation séquentielle préfixée avec l’année en cours : 2018-001, 2018-002 ou avec l’année et le mois en cours : 2018-01-001, 2018-01-002…)

Il est impossible que deux factures comportent le même numéro. De plus, il est formellement interdit de supprimer une facture ou de la modifier. En cas d’erreur, un avoir devra être établi.

Les mentions légales obligatoires à faire figurer sur une facture de freelance

Pour chaque facture créée, certaines mentions légales et obligatoires sont à faire figurer sur la facture. Le non-respect de cette obligation légale peut entraîner des amendes. Les mentions légales et obligatoires sont les suivantes.

Identité du freelance

Chaque facture doit comporter le nom et le prénom du freelance. On indique aussi fréquemment un numéro de téléphone et une adresse mail, même si cela n’est pas obligatoire. Ensuite, l’adresse du siège de l’entreprise doit figurer ainsi que le numéro de SIREN.
La situation vis-à-vis du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit également figurer :

• En cas d’activité libérale, il faut indiquer : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) »
• Pour des activités commerciales ou artisanales, il faut faire apparaître le RCS ou le Registre des Métiers auquel le freelance est immatriculé

Identité du client

L’identité ou la raison sociale du client ainsi que son adresse complète doivent figurer sur la facture.

Numéro de la facture

Comme précisé plus haut, chaque facture doit être numérotée par ordre chronologique.

Date d’émission de la facture

Il s’agit de la date à laquelle la facture est envoyée.

Désignation du produit ou de la prestation de services

À chaque ligne correspond un produit, en indiquant la quantité, le prix unitaire, la référence, l’intitulé et toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix.

Le prix à payer

Le montant total HT de la facture doit être indiqué.

Mention de la franchise de TVA, si le freelance est auto-entrepreneur

En effet l’auto-entrepreneur (micro-entreprise) ne facture pas de TVA. Par conséquent il doit faire figurer sur sa facture la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Réductions

Les réductions de prix (rabais, remises…) doivent être indiquées par ligne de produits concernés. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées.

Date de livraison

La facture doit mentionner la date à laquelle est effectuée la livraison des biens ou de la prestation de services, si cette date est différente de la date d’émission de la facture.

Date limite de paiement

Sur chaque facture, le freelance doit indiquer de manière précise la date limite de paiement (la mention « paiement comptant à réception de la facture » est tolérée).

Pénalités de retard

Le freelance notifie aussi le taux des pénalités de retard appliqué en cas de retard de paiement. Sans indication, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique.

Les frais de recouvrement

La loi impose de mentionner que des frais de recouvrement s’appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client professionnel. Le montant de ces frais est fixé par décret et il est actuellement de 40€. Sur chaque facture doit donc figurer la mention suivante : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ». Attention, cette mention ne s’applique pas auprès des clients particuliers.

Conditions d’escompte

La facture mentionne également le taux de réduction que le freelance applique en cas de paiement anticipé. S’il n’en propose pas d’escompte, la mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé » figurera sur la facture.

Mention de l’assurance

Cette mention concerne les artisans ou les micro-entrepreneurs ayant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire. 

Suite au décret du 7 octobre 2022, de nouvelles mentions deviennent obligatoires : 

• • l’adresse de livraison des marchandises si elle est différente de l’adresse du client 
  • le type d’opération concernée : s’il s’agit d’une prestation de services ou de livraison de biens
  • la mention “Taxe d’après les débits” si nécessaire

Quel support pour établir sa facture ?

Alors que jusqu’à présent, les freelances pouvaient établir leur facture via Excel, la loi finances de 2018 leur impose depuis le 1^er janvier 2018 de se munir d’un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié antifraude.

Le livre de recettes : une obligation pour les micro-entrepreneurs

Le freelance, sous le régime social de la micro-entreprise (ou auto-entrepreneur), a pour obligations de tenir un livre des recettes. Ce document contient notamment les factures émises par le freelance avec mention du montant encaissé et de la référence de la pièce justificative, c’est-à-dire du numéro de la facture.

Le livre des recettes peut être tenu sur un support papier ou via un logiciel de comptabilité, mais les écritures y figurant ne doivent en aucun cas pouvoir être modifiées une fois qu’elles y sont inscrites. Pour tous les freelances en société (SASU, EIRL, EURL) ou au statut de travailleur indépendants (EIRL), les factures sont conservées comme justificatifs de bilans et comptes de résultats réalisés avec un expert-comptable.

En résumé

• L’établissement d’une facture en deux exemplaires après une mission de freelance constitue une obligation légale.
• Autre obligation, les factures doivent faire l’objet d’une numérotation séquentielle avec un numéro unique.
• Il vous faudra veiller à faire apparaître sur la facture de freelance certaines mentions légales obligatoires.
• La loi de finances de 2018 rend désormais obligatoire de se munir d’un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié antifraude.
• Enfin, les micro-entrepreneurs exerçant des activités en freelance ont également l’obligation de tenir un livre de recettes, contenant notamment les factures émises par le freelance.