Lettre de mise en demeure : que faire suite à sa réception ?

La lettre de mise en demeure est un document formel rédigé à l’encontre d’une personne et constatant un défaut de paiement, de fourniture de services ou encore de produit de celle-ci. Elle est sans valeur d’obligation et sa réception est simplement une alerte à laquelle il faut répondre au plus vite. Elle peut être contestable ou bien valable, dans les deux cas une réponse adaptée est nécessaire.

Vous faites face à des impayés, des retards de paiement ou avez tout simplement besoin d'accompagnement dans la gestion de votre activité ? Me Mirabel-Chambaud fait le point sur les risques pesant sur l'activité d'un entrepreneurs et vous livre ses conseils exclusifs pour y faire face. 

Mise en demeure : définition

La valeur juridique de la mise en demeure

Le courrier de mise en demeure est une demande juridique d’exécuter ses obligations : paiement, service, produit à livrer... Elle peut être émise dès qu’un engagement contractuel n’a pas été exécuté dans les conditions et dates prévues. Elle peut être envoyée comme lettre simple par voie postale, en recommandé avec accusé de réception, transmise directement par un huissier, ou encore par e-mail.

Sans aucun effet contraignant, puisqu’il ne s’agit que d’une invitation à s’exécuter, la mise en demeure entraîne un certain nombre de conséquences juridiques. La réception par le débiteur de la mise en demeure marque notamment le point de départ des délais. Concrètement, les intérêts de retard, tout comme les dommages et intérêts, en cas d'action judiciaire, démarreront à compter de cette date. L’accusé de réception faisant foi.

Elle est un moyen de pression, et sans valeur de contrainte, elle reste toutefois la dernière étape amiable avant tout acte de justice : la mise en demeure sera alors une preuve, en cas de poursuites judiciaires, que tout a préalablement été mis en œuvre pour obtenir un retour, sans résultats. Le code de procédure civile soumet d’ailleurs certaines actions à une mise en demeure préalable du débiteur.

La validité et la contestation de la mise en demeure

Pour éviter de faire intervenir la justice, le créancier peut faire appel à une société de recouvrement, mandatée pour récupérer une créance. Par courrier, elles utilisent nombre de relances et de menaces, ou mises en demeure : leurs méthodes musclées donnent lieu à quelques abus que le débiteur doit savoir déceler et contester. En effet, des délais sont à observer à partir de la mise en demeure jusqu'au paiement.

Après les relances, la mise en demeure intervient comme un avertissement. Si les risques ne doivent pas être minimisés, elle n’implique pas forcément que vous vous retrouviez derrière les barreaux : pas de panique !

• Non contestable, elle laisse une place à une entente amiable entre les deux parties, loin des tribunaux ;
• Contestable, elle donne les moyens de se défendre.

En règle générale la mise en demeure doit contenir pour être valable :

• La mention mise en demeure ;
• la date de rédaction et les coordonnées claires du débiteur doivent être précisées ;
• Un exposé du problème, de la demande et de son objet ;
• la demande d’un règlement : un montant doit donc être clairement affiché ;
• le texte doit fournir un délai, avec une date d’expiration ;
• ainsi que ses coordonnées de l’expéditeur, la dénomination sociale du créancier et sa signature.

Quels sont les effets d’une lettre de mise en demeure ?

Comme il l’a été dit précédemment, la mise en demeure ne crée pas d’obligation. Elle constate officiellement l’impayé ou l’inexécution d’une obligation. Elle constitue un moyen de pression exercé sur le débiteur.

Attention à ne pas se méprendre, la lettre de mise en demeure n’est pas une simple lettre de relance, mais a de réels effets juridiques :

• des dommages et intérêts peuvent venir compenser le préjudice lié au retard de l’exécution de l’obligation. Ces dommages et intérêts incitent alors le débiteur de l’obligation à agir le plus rapidement possible ;
• l'expéditeur de la lettre de mise en demeure peut indiquer le transfert de la charge des risques de la chose non plus sur lui mais sur celui qui n’a pas exécuté son obligation ;
• la lettre de mise en demeure constitue aussi un mode de preuve non négligeable. C’est un acte qui permet d’appuyer la négligence du débiteur et au contraire la bonne foi du créancier ;
• l’annulation du contrat dont les obligations n’ont pas été exécutées ;
• le créancier peut aussi voir son obligation suspendue.

Une lettre de mise en demeure laissée sans réponse peut avoir des conséquences plus importantes. Le débiteur peut mentionner qu’en cas de silence de votre part, il saisira le tribunal.

Mais avant toute chose, que faire lors de la réception d’une lettre de mise en demeure ?

Que faire lors de la réception d’une lettre de mise en demeure non contestable ?

Manque de trésorerie, soucis de calendrier, problèmes personnels... vous devez bien la somme, le service n’a pas encore été exécuté, ou le bien n’a pas encore été fourni.

Pour une mise en demeure de payer, si vous le pouvez, réglez au plus vite la totalité de la somme, tout en envoyant au créancier une lettre recommandée avec accusé de réception. Elle précise que vous avez bien répondu et réglé la mise en demeure de paiement. Une copie de celle-ci doit également être envoyée à la société de recouvrement ou à l’huissier s’il y a lieu. Conservez précieusement l’accusé de réception, ainsi qu’une copie de la lettre. Cette réponse est la meilleure solution pour donner fin au conflit.

Vous avez des difficultés pour régler en une fois : le créancier peut, sur demande, vous accorder un étalement de dette, à formalisée par écrit, avec un exemplaire par partie.

Si vous bénéficiez d’une assurance de responsabilité professionnelle, contactez sans attendre votre assureur : celle-ci peut vous couvrir en cas de défaut ou de faute, si des poursuites judiciaires sont engagées.

Paiement, service en attente, fourniture à livrer... la mise en demeure doit toujours être l’occasion d’un dialogue. Elle permet aussi d’éclaircir certaines situations de conflits, notamment lorsqu’elle est contestable.

Que faire lors de la réception d’un courrier de mise en demeure contestable ?

Vous recevez une lettre de mise en demeure et vous contestez son bien-fondé, que ce soit au niveau de la somme ou du service demandé, ou encore des dates. Sans paniquer, vérifier avant tout sa validité pour trouver et prouver les éléments de contestation.

Vérifier la validité d’une mise en demeure

Pour être valide, outre les critères exposés précédemment, une mise en demeure doit répondre à un certain nombre de critères posés par le droit positif français, la dette doit être :

• Certaine : Le service ou le bien qui est stipulé par la facture doit avoir été fourni. Le code de commerce impose au créancier de pouvoir démontrer par le biais d’une facture l’authenticité de la facture ;
• Liquide : La créance doit être exprimée en monnaie à cours légal ;
• Exigible : Elle doit être échue, la date d’échéance de paiement figurant sur la facture doit être dépassée. Une créance est dite « impayée » lorsqu’aucun règlement n’a été exécuté à compter de la date prévue par la facture.

Certaines sociétés – notamment les sociétés de recouvrement - peuvent jouer sur la peur que peut susciter la mise en demeure : mise en page, mode d’envoi, formules et langage utilisé... ne vous laissez pas impressionner et vérifiez les mentions obligatoires.

Lorsqu’elle est émise par une société de recouvrement, la mise en demeure doit en plus comprendre :

• les noms ou dénomination sociale de la personne chargée du recouvrement amiable, son adresse ou son siège social, l'indication qu'elle exerce une activité de recouvrement amiable ;
• le fondement et le montant de la somme due en principal, intérêts et autres accessoires, en distinguant les différents éléments de la dette, et à l'exclusion des frais qui restent à la charge du créancier l'indication d'avoir à payer la somme due et les modalités de paiement de la dette ;
• la reproduction des troisième et quatrième alinéas de l'article 32 de la loi du 9 juillet 1991.

Pour limiter l’usage abusif d’une « mise en demeure », il faut savoir qu’une mise en demeure qui ne respecterait pas ces mentions obligatoires peut être sujette à des sanctions.

Mise en demeure de payer : vérifier le défaut, le montant et la prescription.

Pensez à vérifier qu’il y a bien un défaut de paiement, ainsi qu’à vérifier le montant.

Vous pensiez avoir payé, vérifiez que la somme a été débitée de votre compte : les erreurs de transferts bancaires peuvent être à l’origine des malentendus.

Le montant doit quant à lui être exactement le même que le dû de la facture d’origine. L’octroi de dommages et intérêts n’intervient que dans le cadre d’une action en justice. Le montant ne peut donc inclure des intérêts, ou des frais... Transmise par une société de recouvrement ou par un huissier, le montant à régler ne doit pas comprendre de frais, - en application du troisième alinéa de l'article 32 de la loi du 9 juillet 1991 - dans la mesure où ces derniers sont à la charge du créancier, du moins jusqu’à une décision judiciaire contraire.

La dette d’une mise en demeure de payer peut être prescrite : après un certain délai, le créancier ne peut plus réclamer de paiement, la dette est prescrite. Ce délai varie avec les situations, pour mieux connaître quel délai s’applique à votre cas, il vous faudra peut-être demander l’avis d’un expert. Attention, certains actes du débiteur peuvent repousser le délai de prescription : paiement partiel, demande de délais de paiement, signature d’une reconnaissance de dette.

La réponse au courrier de mise en demeure contestable

Une fois les éléments vérifiés, et la contestation identifiée, il vous faut contacter le créancier, et lui répondre par lettre recommandée avec accusé de réception.

Commencez par contacter l’entreprise pour discuter de la mise en demeure. Rédigez également un courrier reprenant les termes de la mise en demeure, en précisant clairement l’objet de votre contestation, en donnant un maximum de détails. Trouvez un terrain d’entente. Avant la procédure judiciaire, il reste de nombreuses options pour régler un conflit : la négociation, la médiation, la conciliation, l’arbitrage...

S’il y a lieu, par lettre recommandée avec accusé de réception, précisez à la société de recouvrement ou à l’huissier que vous réglerez le conflit directement avec le créancier.

La lettre de mise en demeure doit être prise au sérieux et attend une réponse. En particulier, si vous entendez contester les sommes qui vous sont réclamée. Votre réponse doit être rapide sans être précipitée : après une analyse approfondie, n’hésitez pas à faire appel à des experts juridiques !

Si vous êtes dans le cas opposé et que vous faîtes face à un défaut de paiement, plusieurs solutions sont envisageables pour relancer les impayés comme une mise en demeure rédigée par un avocat aura plus d'impact sur le débiteur.